Документирование и инвентаризация

Документирование представляет собой способ первичного отражения объектов бухгалтерского учета, позволяющий осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за ними. Для этого на каждую отдельную операцию в момент ее совершения составляют первичный документ, в котором фиксируется содержание произведенной операции. Первичному учету уделяется большое внимание в Законодательстве РФ по вопросам регулирования бухгалтерского учета.

Для оформления хозяйственных операций организации обязаны использовать только бланки утвержденных Госкомстатом России типовых форм. Операции, оформленные с нарушением этих требований, не могут быть приняты в составе расходов организации. Документом должна быть оформлена каждая хозяйственная операция. В соответствии с законом №129-ФЗ каждый первичный документ должен иметь семь обязательных реквизитов. В ст. 9 п. 2 Федерального закона № 129 в качестве обязательных реквизитов указаны: наименование документа, дата составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, личные подписи указанных лиц. Для того чтобы каждый сотрудник фирмы мог получить и обработать информацию любого первичного документа, необходимого ему для выполнения своих должностных обязанностей, следует организовать оптимальный документооборот.

Документооборотом называется схема движения документа по подразделениям организации с момента его создания (поступления) до момента выполнения хозяйственной операции указанной в нем всеми заинтересованными пользователями и сдачи документа в архив.

Но не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы посредством документации. Например, естественная убыль, ошибки в учете, хищения, неточности при приеме или отпуске материальных средств и прочее приводят к отклонениям действительного количества соответствующих материальных ценностей от указанного в документах.

Выявить не зафиксированные в документах явления позволяет инвентаризация, которая является необходимым дополнением к документированию. Инвентаризация обеспечивает возможность сопоставления документальных учетных данных (данных бухгалтерского учета) с фактическим наличием материальных ценностей, а также показывает состояние расчетов с разными дебеторами м кредиторами. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствии с действительностью. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании, реорганизации или ликвидации организации;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

б) недостачи имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. (Глава 2 ст. 12 Закона РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

По срокам проведения различают плановую и внеплановую инвентаризацию. По объему проверяемого имущества: сплошную и выборочную.

.