Тема лекції №3. Довідково-інформаційні документи

Мета: Ознайомити студентів з правилами оформлення довідково-інформаційних документів. Звернути увагу на культуру ведення листування.

Ключові поняття: етикет службового листування, листи, які потребують відповіді і які не потребують відповіді, типові мовні звороти, якими можна послуговуватися під час складання службових листів, прес-реліз, телеграма, телефонограма, електронна пошта, довідка, доповідна та пояснювальна записка, інструкція, розпорядження, протокол, протокол слідчих дій, звіт, план, оголошення.

План

1. Службові листи. Службові записки.

2. Протокол, витяг з протоколу.

3. Звіт, план. Довідка.

4. Прес-реліз, стаття.

5. Оголошення, повідомлення про захід.

6. Адреса, телеграма, телефонограма.

7. Особливості вживання прикметника, займенника в ОДМ.

Для самостійного опрацювання:

Анотація. Рецензія, відгук, висновок.

Реферат, тези.

Оголошення, повідомлення про захід.

. Адреса, телеграма, телефонограма.

Список літератури:

1. Шевчук С.В.Ділове мовлення. Модульний курс. Київ, «Літера ЛТД». 2003.

2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. [Підручник]/ С.В. Шевчук – К., «Літера ЛТД». 2003.

3. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992

4. Михайлюк В.О Українська мова професійного спілкування/ В.О. Михайлюк – К.: ВД «Професіонал» 2005.

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

За функціональними ознаками службові листи поділяють­ся на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді — листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді — листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек­ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад­ресу, тільки останній укладається від імені декількох організа­цій чи установ.

Циркулярний — завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкрива­ти бажано тільки одне питання.

Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа — поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.