Текст документа

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

- Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

- Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

- Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

При підготовці тексту будь-якого документа рекомендується дотримуватися таких правил:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту.

2. Уживати трафаретні вислови, що виражають стандартні аспекти змісту (витяг з протоколу, до заяви додаються, договір вступає в силу, згідно з рішенням..., у зв’язку з погіршенням стану..., у порядку обміну досвідом...). Такі стійкі словосполучення та вирази полегшують розуміння документа, дозволяють не витрачати час на пошуки формулювань.

3. Уживати прямий порядок слів у реченні, коли логічний наголос падає на об’єкт дії, а зворотний - при логічному наголосі на самій дії. Пор.: Сторони несуть матеріальну відповідальність за невиконання покладених на них зобов’язань згідно з чинним законодавством. Далі викладається суть питання. Заслухали заяву Ф. І. Панченка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію.

4. Для передачі точності та ясності висловлювання означення повинно стояти перед означуваним словом; вставні слова – на початку речення. Наприклад: Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших теренах майже втрачене. Отже, текст документа формулюється чітко, лаконічно, зрозуміло, не містить нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації.

5. Використовувати в службових документах складнопідрядні речення (для висловлення причинно-наслідкових зв’язків). Цей тип речень надає більшої переконливості проханню та пом’якшує враження од відмови. Найуживанішими є складні речення із сполучниками якщо, щоб, за умови, який, що, коли, унаслідок того що… Наприклад: Щоб Вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо копії рахунків, термін оплати яких закінчився 20.05.2009 р. Гадаємо, що лише серйозні причини змусили Вас затримати передачу креслень. Нам дуже прикро, але у зв’язку з наявністю кількох досі не оплачених Вами рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення.

6. Замінювати займенники іменниками, оскільки займенники лише вказують, а не називають точну кількість, предмети та ознаки. Ця заміна надає тексту документа конкретності, точності, об’єктивності.

7. Використовувати дієприслівникові звороти (для компактності), але ними слід починати речення (це надає тексту офіційної тональності), а не завершувати. Наприклад: Ураховуючи зазначене вище, змушені попередити Вас, що сума… Посилаючись на Ваше оголошення в газеті «Новий день»

3. Основні реквізити

Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит – це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. (Див. мал. ІД):

1. Державний герб.

2. Емблема організації,

3. Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

4. Види документів

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

- найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.

- походженням – службові (офіційні) й особисті

- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні

- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу

- напрямком – вхідні й вихідні

- формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

- за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

- ступенем гласності – секретні й несекретні

- стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат

- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання

- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом

- носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці

- за структурними ознаками – стандартні й нестандартні

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра–зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає 31 реквізит (державний герб, емблема організації, зображення державних нагород, код установи і т. ін.)

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів та ін.

Застосування бланків підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

ТЕМА 14. УКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Питання, що розглядаються:

1. Поняття та види документів щодо особового складу

2. Заява, автобіографія, резюме, характеристика, наказ

1. Поняття та види документів щодо особового складу

До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв'язку з тим що, зважаючи на те що), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів. До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява - це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві (учня, студента).

Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

2. Заява, автобіографія, резюме, характеристика, наказ

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом. Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Розрізняють два основних види заяв:

- особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

- службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

1. Зовнішні: а) особисті, в яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.).

Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих); б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

Заява складається з таких реквізитів:

1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) - посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).

3. Назва виду документа (посередині, з малої літери).

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

1) при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

2) у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази).

Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов'язання, позовні заяви.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче значення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної діяльності: організації праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, з питань основної діяльності).У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази указуються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють: а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства); б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо. Накази складаються з констатуючої та розпорядчої частини. Однак у наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути, якщо дії запропоновані до виконання, не потребують роз'яснень та з різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

Реквізити

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).

2.Повна назва організації, установи.

3. Назва виду документа.

4. Дата укладання.

5. Номер наказу.

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.

7. Заголовок (короткий зміст наказу) “про…”.

8. Текст:

- констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є підставою для видання конкретного наказу;

- розпорядча частина починається словесними “Наказую”, “Зобов'язання”,“Пропоную”, “Доручаю” і т. ін.

Вона складається із пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”, “Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма (“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов'язаний …”).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.

Проект наказу погоджується:

- із заступником керівника установи (підприємства);

- з куратором питань, розглянутих у документі;

- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними правовими актами та розпорядженнями керівників установ.

Окрім обов'язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу (відділу); в) вид прийняття (переведеннями, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом); г) особливі умови (з прийняттям відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.); ґ) умови платні (відповідно до штатного розкладу).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають: а) з якої посади на яку; б) вид, термін (постійно, тимчасово); в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують: а) вид відпустки:

- основна, тарифна;

- додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв'язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємств; як винагорода чи заохочення;

- навчальна, академічна;

- у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; після операційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

- без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок; б) загальна кількість робочих днів; в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно); г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).

4. У наказах про звільнення зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

Характеристика пред'являється при вступі середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

У кожній правильно написаній характеристиці повинно вказуватися по- перше - прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, національність, освіта (розташовують у стовпчик справа); по-друге - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін.); по-третє - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, стосунки у трудовому колективі. Вказується згадка про нагороди або заохочування; по-четверте - висновки, де зазначено призначення характеристики; по-п'яте - посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі - інших відповідальних осіб). Дата укладення документу (ліворуч).

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика видається на руки або надсилається до підприємства, установи (організації), які її запитали.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Автобіографія (від грец. Autus - сам, bios - життя, grapho - пишу) - опис свого життя.

Автобіографія подається при вступі до навчального закладу чи на роботу.

Цей документ пишеться довільно. Заголовок може складатися з одного слова “автобіографія”, яке розміщується посередині рядка. Кожне нове повідомлення в автобіографії повинне починатися з абзацу. Зліва під текстом ставиться дата написання, справа - підпис автора.

Тип мовлення автобіографії - розповідь від першої особи. При цьому не слід зловживати займенник я. Необхідно уникати прикметників, що виражають ознаку. Кожен, хто пише автобіографію, основну увагу має приділяти фактам, не вдаючись до міркувань з приводу окремих життєвих ситуацій, опису подій.

Всі відомості з автобіографії подаються в хронологічній послідовності, щоб уявити життєвий шлях, ділову кваліфікацію і громадську активність людини.

Незважаючи на довільний виклад тексту, автобіографія має такі реквізити:

1. Назву виду документа.

2. Прізвище, ім'я та по батькові (у Н. відмінку однини).

3. Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

4. Місце народження: село, селище, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися у час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад сім'ї (без займенників).

Якщо неодружені:

- батько, мати (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

- сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада).

Якщо одружені:

- дружина, чоловік (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

- діти (прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса, номер телефону.

12. Дата укладання (ліворуч).

13. Підпис укладача (праворуч).