Характеристика цикла менеджмента

Основные функции цикла менеджмент.

Рассматривая процессный подход в менеджменте, мы выяснили, что данный подход видит управление как процесс выполнения взаимосвязанных управленческих функций. Рассмотрим эти функции.

Функции управления определяются решаемыми задачами. Наиболее общий перечень этих задач:

q выбор и обоснование целей организации (набор целей, приоритеты и пр.);

q постановка задач, которые надо решить для достижения поставленных целей;

q определение необходимых ресурсов;

q построение структуры организации, вытекающей из системы целей;

q мотивация групп и конкретных работников в выполнении порученных работ в конкретные сроки;

q регулирование и контроль над решением поставленных задач.

Кроме вышеперечисленных функций, многие авторы рассматривают функции коммуникации и руководства.

Выполнение управляющих функций связано с принятием решений, включающих сбор информации, выявление и анализ возможных альтернатив, выбор варианта действий, реализацию решений и анализ эффективности результатов.

Функция – это объективная составляющая управления. Ключевыми функциями являются: планирование, организация, мотивация и контроль. Выполнение всех этих функций пронизано процессами принятия решений и процессами передачи информации.

Что такое планирование?

Некоторые организации, как и индивиды, могут достичь определенного уровня успеха, не затрачивая большого труда на формальное планирование, но оно само по себе не гарантирует успеха. Организация, создающая стратегические планы, может потерпеть неудачу вследствие ошибок в организации, мотивации и контроле. Тем не менее, формальное планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для функционирования организации.

Современный темп изменения и увеличения знаний является настолько большим, что планирование зачастую является единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Формальное планирование дает основу для принятия решения, может способствовать снижению риска при принятии решения. Таким образом, оно служит для формулирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации.

Каждая организация, начиная свою деятельность, должна представлять перспективную потребность в финансовых, материальных, трудовых ресурсах, источники их получения, а также рассчитать эффективность использования имеющихся средств, в процессе работы. В рыночной экономике предприниматели не могут добиться стабильного успеха, если не будут четко и эффективно планировать свою деятельность, постоянно собирать информацию как о состоянии целевых рынков, положении на них конкурентов, так и о собственных перспективах и возможностях.

Таким образом, планирование — это задача в плане показать то, что необходимо достичь, какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

Организация. Это вторая функция менеджмента, задачами которой является формирование структуры организации, наиболее оптимально соответствующей миссии организации, ее целям и задачам и нормальное обеспечение всех видов взаимодействий внутри организации (трудовых, финансовых, материальных и пр.).

В широком смысле организация – функционально–целевая общность людей с присущей ей социальной структурой, каналами коммуникации, ориентации, координации, управлений и контроля, формирующаяся на основе разделения труда, специализаций функций и иерархизированной системы взаимодействия между индивидами, группами и структурными подразделениями для удовлетворения социальных потребностей индивидов и общества.

В узком смысле организация – процесс определения наиболее существенных связей среди людей, задач и видов деятельности с целью интеграции и координации организационных ресурсов для эффективного выполнения поставленных целей.

Каждый элемент структуры управления организацией – подразделение или отдельная должность – является носителем определенных управленческих полномочий, т.е. совокупности официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах фирмы.

Таким образом, имеется два аспекта организационного процесса. Первый – деление организации на подразделения, для эффективного выполнения задач. Второй – распределение полномочий и их взаимоотношения, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работающих и обеспечивают возможности выполнения задач.

Включает деятельность по выполнению поставленных задач, формированию рациональной структуры предприятия, обеспечению производственного процесса всеми необходимыми ресурсами. Осуществляется распределение полномочий и установление зон ответственности (распределены ли зоны полномочий и ответственности для каждого работника, в каких документах зафиксированы должностные обязанности и ответственность работников, на сколько четко определено: кто, где, когда и как должен действовать на каждом этапе). Изучаются условия для создания самообучающейся организации (применяются ли современные методы управления, используется ли бригадный метод работы, как применяется накопленный опыт). Изучается эффективность процесса создания новых ценностей для клиентов (используются ли новые технологии и ноу-хау, насколько эффективно организована работа с партнерами и поставщиками).

Что такое мотивация?

Рассматривается как функция управленческой деятельности для побуждения работников к действиям, направленным на достижение целей организации через личную заинтересованность. Создается ли нормальная, благоприятная, рабочая атмосфера на предприятии. Какие методы и подходы к укреплению корпоративной культуры используются, участвуют ли руководители в корпоративных мероприятиях и в обучении персонала. Рассматривается вопрос об удовлетворении личных потребностей персонала. Создается ли в организации атмосфера, где работники могут проявить инициативу и творческое мышление, поощряется ли создание «кружков качеств», выделяются ли материальные ресурсы, время, помещения для функционирования этих неформальных групп. Определяется ли вклад каждого работника и отдельного подразделения в достижении успеха компании. Существует ли на предприятии система награждений и поощрений работников, отражаются ли финансовые результаты деятельности предприятия на материальном вознаграждении работников.

Последняя функция цикла

Наконец, последняя из функций менеджмента – контроль. Не будем говорить о его важности или необходимости: без контроля трудно представить полноценное управление организацией (как и без любой из рассмотренных функций). Разумеется, действенность контроля определяется, в конечном счете, всем процессом управления (если принять неверное управленческое решение, то никакой контроль не поможет достичь цели).

Контроль – это процесс измерения и оценки фактической траектории развития организации и сопоставления ее с плановой траекторией, позволяющей достичь цели.

Управленческий контроль – это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.

В нормально работающих организациях цели контроля – оказать работникам помощь в осуществлении целей организации. Поэтому любой руководитель должен поставить дело таким образом, чтобы работники воспринимали процедуры контроля как само собой разумеющееся действие, не имеющее ни начала и ни конца.

Три элемента процесса контроля

Процесс контроля состоит из трех основных элементов: установления стандартов деятельности организации, подлежащих контролю; измерения и анализа ее результатов, информация о которых получена с ее помощью; корректировки хозяйственных и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.

Т.е. основными этапами контроля являются:

q задание базы для сравнения и временных этапов контроля;

q выявление значений измеряемых характеристик;

q обоснование необходимости корректировок базы сравнения;

q осуществление мероприятий, обеспечивающих обоснованные корректировки.

С помощью контроля можно:

Ø во–первых, заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и своевременно на них отреагировать;

Ø во–вторых, своевременно выявить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, ошибки и оперативно принять необходимые меры для их устранения;

Ø в–третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности управления ею. В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворительных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

Система контроля эффективна, если она является всеохватывающей, гибкой, экономичной, ориентированной на конкретные процессы, результаты, людей.