Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная форма учета впервые описана в 1926 г. и до настоящего времени применяется в небольших организациях Республики Беларусь. Свое название она получила от основного регистра – мемориального ордера, что в переводе означает «памятный приказ».

Сущность этой формы заключается в следующем: на каждую хозяйственную операцию, оформленную первичным документом, или на несколько хозяйственных операций, объединенных в сводном документе (накопительной ведомости) составляется специальный бухгалтерский документ (регистр) – мемориальный ордер. Каждому мемориальному ордеру присваивается номер и указывается дата его составления. К нему прикладываются те первичные или накопительные документы, на основе которых он составлен.

Операции по движению наличных денежных средств вначале отражаются в кассовой книге, а затем также оформляются мемориальным ордером. Примерная форма мемориального ордера приводится ниже. Правильность оформления мемориального ордера и составления бухгалтерских проводок в нем подтверждается на ордере подписью исполнителя и главного бухгалтера.

Мемориальные ордера регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале, в котором указываются порядковые номера мемориальных ордеров, дата их составления и сумма по ордеру. Это обеспечивает контроль за сохранностью мемориальных ордеров и приложенных к нему документов и позволяет получить итоговые контрольные суммы дебетовых и кредитовых оборотов по счетам. Впоследствии, при составлении оборотной ведомости по синтетическим счетам эти контрольные суммы сверяются с итогами оборотов по синтетическим счетам в ведомости. Принцип двойной записи отражения информации на счетах обеспечивает равенство этих итогов.

Затем данные мемориальных ордеров находят отражение на синтетических счетах в Главной книге, в которой накапливают обороты по дебету и кредиту синтетических счетов в разрезе корреспондирующих счетов, т.е. с подсчетом итогов по корреспондирующим счетам.

Главная книга является основным систематическим регистром синтетического учета. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный развернутый лист. Каждый из листов (таблица счета) разделен на две части. В левой из них отражаются дебетовые обороты по счету в разрезе корреспондирующих счетов, в правой – кредитовые обороты по счету, также в разрезе корреспондирующих счетов. Такое построение Главной книги позволяет каждую бухгалтерскую проводку отражать в ней на двух синтетических счетах – по дебету одного и кредиту другого счета в равных суммах. Для этого по каждому из счетов выделены отдельные графы, в которых типографским способом отпечатаны коды и названия наиболее часто встречающихся корреспондирующих счетов, а также свободные графы - для дополнительных ручных записей возможной корреспонденции счетов. Образец заполнения одной из страниц Главной книги приведен на рис. 9

Счёт № 51 «Расчётный счёт»

Период	Обороты по дебету	Итого по дебету	Обороты по кредиту	Сальдо
С кредита счёта № 50 по журналу-ордеру №1	и т. д.	дебет	кредит
Январь	200 000		200 000	Сальдо на 1.01     210 000	20 000   10 000

Рис. 9 – Главная книга

Итоги оборотов по дебету и кредиту счетов Главной книги переносят в оборотную ведомость (баланс) по синтетическим счетам. При этом производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций. Сводные итоги оборотов по дебету и кредиту счетов сверяются с итоговой суммой хозяйственных операций по регистрационному журналу, и подсчитывается конечное сальдо по каждому из счетов.

Аналитический учет ведется параллельно с синтетическим учетом в специальных регистрах – книгах и карточках. Книги, в качестве регистров аналитического учета, открывают отдельно для ведения учета материальных ценностей, затрат на производство, готовой продукции, расчетов с организациями и лицами. Их количество обуславливают объемы экономической информации, величина организации, количество структурных подразделений в ней и другие факторы.

Карточки, как регистры учета, могут применяться для учета основных средств, других материальных ценностей, а также в виде лицевых счетов работающих и ведения других расчетов.

Записи в регистры аналитического учета производят на основании данных первичных бухгалтерских документов. В конце месяца в них подсчитывают обороты и сальдо по каждому аналитическому счету и в целом по группе родственных счетов, т.е. по тому или иному синтетическому счету. Затем эти данные переносят в оборотные ведомости аналитического учета, итоги по которым сверяются с соответствующими итогами оборотов и сальдо в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам и регистрам аналитического учета составляют бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой, однако ей присущи такие недостатки как:

- многократность (повторяемость) записей каждой хозяйственной операции, что увеличивает трудоемкость учета и возможность появления ошибок при записи данных;

- отрыв аналитического учета от синтетического, так как для целей учета используются различные регистры, которые требуют взаимной сверки;

- трудности в выявлении ошибочных записей, т.к. регистры учета достаточно сложны по построению и содержат итоговые суммы.

Схема мемориально-ордерной формы учета приводится на рис. 10

Рис. 10 - Мемориально-ордерная форма учета

Одним из вариантов мемориально-ордерной формы учета является более простая ее форма – Журнал-Главная, известная также под названием американская форма. Ее целесообразно применять в небольших организациях с ограниченным числом хозяйственных операций и используемых счетов. Свое название форма получила от ее основного регистра – книги «Журнал-Главная».

Журнал-Главная представляет собой комбинированный регистр, содержащий в себе информацию хронологического характера из Журнала регистрации хозяйственных операций и системные данные оборотов и сальдо по счетам из Главной книги счетов.

Записи в Журнале-Главная ведутся на основе первичных документов, накопительных ведомостей или мемориальных ордеров, составленных на их основе. Сумма по каждой операции отражается в этом регистре трижды: вначале как хронологическая запись, а затем как систематическая двойная запись на счетах – по дебету одного и кредиту другого счета в равных суммах, в соответствии с бухгалтерской проводкой.

После отражения всех операций за месяц в Журнале-Главная подсчитывают дебетовые и кредитовые обороты и выводят конечное сальдо по всем счетам открытым в этом регистре.

Проверка правильности отражения хозяйственных операций в регистре «Журнал-Главная» осуществляется путем сравнения трех пар итогов дебетовых и кредитовых оборотов по счетам, а также сальдо нашедших отражение в нем: в регистрационной части регистра и в итоговых записях подсчитанных оборотов и сальдо в целом по счетам.

Аналитический учет по этой форме учета ведется так же, как и при мемориально-ордерной форме учета.

Как и мемориально-ордерную форму учета Журнал-Главная целесообразно применять в небольших, называемых чаще малых, организациях.