Конструктор запросов

Для корректировки запроса, созданного мастером, необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать объект Запросы.

Выделить запрос, который требует корректировки, затем щёлкнуть на кнопке Конструктор. Появится окно режима конструктора запроса.

Конструктор запросов можно также использовать для создания новых запросов. Для этого необходимо:

Перейти к объекту Запросы в окне базы данных и вызвать команду СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА.

Появится диалоговое окно "Добавление таблицы", в котором перечислены все таблицы базы данных.

Выделите таблицу, с которой вы хотите работать, а затем щёлкните на кнопке Добавить. Для того, чтобы выбрать несколько таблиц, щёлкните эти таблицы при нажатой клавише < Shift >.

Когда вы закончите добавление таблиц, щёлкните Закрыть. При этом откроется окно режима конструктора запроса.

Теперь необходимо добавить те поля, с которыми вам предстоит работать.

Щёлкните строку Имя таблицы в первом пустом столбце. Появится стрелка, показывающая наличие спускающегося списка.

В спускающемся списке выберите таблицу

Щёлкните строку Поле прямо над именем таблицы, которую вы выбрали. Появится стрелка спускающегося списка.

В этом списке выделите поле. Его имя появится в строке поле и будет расположено в том столбце, где вы его выделили.

Другой способ добавить поля:

Просмотрите список полей в окне нужной вам таблицы, которое находится в верхней части окна конструктора запроса, и найдите в нём поле, которое вы хотите добавить.

Щёлкните имя поля и перетащите его в строку Поле первого пустого столбца.

Добавление условий отбора

Самое главное в запросе - возможность использования критериев выборки, которые вводятся в строку Условие отбора.

С помощью условий отбора вы можете выбрать записи, которые будут появляться в результатах запроса. Для этого щёлкните строку Условие отбора в столбце нужного поля и введите условие отбора.

Для формирования условий отбора используются операторы сравнения >, >=, <, <= и <>. Операции сравнения могут связываться логическими операциями And (И) и Or (ИЛИ). Для этих же целей используется оператор диапазона Between <нижнее_значение> and <верхнее_значение>. Например, выбор книг стоимостью от 100 до 200 рублей может быть реализован через ввод в запросе условия в поле Стоимость в виде >=100 and <=200 или Between 100 and 200.

Перечень значений в условии выборки можно задать и оператором In (значение, значение,...). Например, выбор студентов факультетов МТФ или ФАПУ можно реализовать, указав в поле Факультет запроса условие In ("МТФ", "ФАПУ"). Это же условие можно записать и через операцию ИЛИ: "МТФ" or "ФАПУ". Также можно указать одно название факультета в строке Условие отбора, а второе - в следующей строке или. Число строк или не ограничено.

Для выбора записей с пустыми значениями в некотором поле надо в соответствующем поле бланка запроса указать оператор Is Null. Наоборот, записи с непустыми значениями в данном поле выбираются по оператору Is not Null.

В выражениях отбора также можно использовать знаки математических операций +, -, /, * и неограниченное число круглых скобок. Сложные выражения в условиях отбора могут формироваться с помощью соответствующего построителя, который вызывается кнопкой на панели инструментов.

Запросы с параметрами

В таких запросах ввод условий отбора производится пользователем при каждом запуске запроса. Для организации запроса с параметрами необходимо в строке Условие отбора вместо самого условия в квадратных скобках ввести текст приглашения на его ввод:

[<текст приглашения>].

При запуске запроса с параметрами появляется диалоговое окно, в котором пользователь должен ввести условие отбора и нажать кнопку ОК.

Вычисления в запросах

В запросе можно предусмотреть вычисления, что позволяет получить дополнительную информацию в процессе выборки, например, стоимость всей партии товара при хранимой в таблице информации о количестве товара и стоимости единицы. Для этого в строку Поле пустого столбца заносят выражение для вычисления по следующему формату:

<Название формируемого поля>:<выражение>

В <выражении> можно использовать знаки арифметических операций, круглые скобки и имена полей в []. Например, стоимость партии можно вычислить по выражению:

Стоимость партии:[количество товара]*[стоимость единицы товара].

Если при вычислениях необходимо использовать данные из другой таблицы, то её имя указывается в префиксе, который отделяется от имени поля знаком !, например:

Стоимость партии:[количество_товара]*[Товар]![стоимость_ единицы_товара].

В этой формуле [Товар] – имя таблицы.

В случае сложного выражения можно вызвать построитель выражений щелчком на кнопке .

Для просмотра результатов запроса необходимо вызвать команду ЗАПРОС, ЗАПУСК или щёлкнуть на кнопке ЗАПУСК на панели инструментов. Результаты появятся в окне, похожем на таблицу.

Запросы с групповыми операциями

В СУБД Access существует возможность задать запросы с групповыми операциями, что позволяет находить интегральные показатели для групп записей в таблице. Каждая такая группа характеризуется одинаковым значением по какому-то полю, например, одинаковым названием отдела или семейным положением. Для перехода в данный режим запросов необходимо в панели инструментов нажать кнопку ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ , что приведет к появлению в бланке запроса новой второй строки с одноименным названием. В ячейках данной строки указывается или режим группировки по некоторому полю (опция Группировка), или название групповой операции:

· Sum - сумма значений;

· Avg - среднее значение по данному полю для всей группы;

· Count - число записей в данной группе;

· Max -максимальное значение поля в каждой группе;

· Min -минимальное значение поля в каждой группе;

· First -первое значение данного поля в каждой группе;

· Last -последнее значение данного поля в каждой группе и др.

При выполнении запроса СУБД разбивает таблицу на группы, число которых равно числу существующих значений в группируемом поле, и реализует для каждой группы требуемую операцию, т.е. число строк в выборке равно числу групп.

Отчёты

Если формы разрабатываются для использования их на экране, то отчёты предназначены для вывода данных на печать. Отчёты - это специально оформленные данные, организованные именно так, как вам удобнее с ними работать.

Отчёт позволяет:

§ снабдить результаты анализа пояснительной информацией (заголовком-названием, датой создания отчета, номерами страниц, выводами и т.п.);

§ ввести пояснительную графику (логотип фирмы, диаграммы и т.д.);

§ разбить анализируемые данные по группам;

§ производить вычисления по записям и итоговые (для всего отчета, отдельных групп, страниц и т.д.).

Создать отчет можно с помощью мастера либо в режиме конструктора. По своим возможностям и структуре конструктор отчётов аналогичен конструктору форм, т.е. включает бланк формируемого отчета и панель инструментов.

Поле бланка разбито на несколько областей:

- заголовок отчета;

- верхний колонтитул;

- область данных;

- нижний колонтитул;

- примечание отчета.

Содержимое заголовка и примечания отчета выводятся (печатаются) один раз, поэтому в них целесообразно включать разовую информацию: название отчета, название фирмы, её логотип, дату формирования отчета, итоговые показатели по всему отчету и другую служебную информацию.

В верхнем и нижнем колонтитулах указывается информация, отображаемая на каждой странице отчета: номера страниц, дата и время печати, повторение названия фирмы или отчета и т.п. Можно также здесь рассчитывать итоговые показатели по страницам.

Содержание области данных в отчете отображается для каждой записи источника информации (таблицы или запроса).

Панель инструментов конструктора отчетов практически полностью совпадает с аналогичной панелью конструктора форм