Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Если организацией для ведения бухгалтерского учета выбрана журнально-ордерная форма учета, ей следует руководствоваться Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960г. № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной системы счетоводства», а также Письмом Минфина РФ от 24 июля 1992г. 3 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях». Небольшие предприятия могут руководствоваться на Письмо Минфина СССР от 6 июня 1960г. № 176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций».

В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип накапливания данных первичных учетных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание данных производится в учетных регистрах, что позволяет отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц и исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, при этом журнал регистрации хозяйственных операций не ведется.

Записи в регистры производятся в разрезе показателей, позволяющих осуществлять руководство за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для составления промежуточной и годовой отчетности.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются, как правило, два вида учетных регистров – журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях группировки некоторых учетных данных могут применяться и специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера являются основными регистрами бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме учета, вспомогательные ведомости применяются в случаях, когда необходимо сгруппировать аналитические данные первичных документов. Итоги ведомостей переносят в журналы-ордера.

В основу построения как журналов – ордеров, так и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется в единых регистрах также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: в одном записываются операции по кредиту счета, в другом отражаются показатели аналитического учета.

Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой, поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

В целях обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые позиции аналитического учета.

В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:

- записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

- совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

- отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

- применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

- применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

- применение месячных журналов-ордеров.

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, что обеспечивает контроль за правильностью учета хозяйственных операций. Если записи в журналах-ордерах не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам.

Суммы, относимые в дебет счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета. Такая расшифровка может осуществляться в специальных листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, т.е. на каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка.

В журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц, при этом итоги устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.

Приведем состав типовых регистров журнально-ордерной формы бухгалтерского учета:

Регистр	Учетный период, на который открыва-ется регистр	Вид деятельности, где применяется регистр
№ п/п	Номер	Наименование и назначение	Про- мыш- лен- ность	Строи- тель-ство	Нау- ка	Снаб- же- ние и сбыт
Жур- нала- орде-ра	Ве- до- мос- ти
		---	По кредиту счета 50	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость к счету 50 (помещена на обороте журнала-ордера № 1)	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счета 51	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость к счету 51 (помещена на обороте журнала-ордера № 2)	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 55, 57, 81	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 66, 67	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счета 60 (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур)	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость аналитического учета расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей (с вкладным листом для отдельных месяцев)	Квар-тал, п/годие, год	Х	---	---	Х
	---	5-с	Ведомость учета расчетов с заказчиками (генподрядчиками), подрядчиками (субподрядчиками) за выполненные работы (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур)	Месяц	---	Х	Х	Х
	---	6-с	Ведомость учета неотфактурованных поставок (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур)	П/годие	---	Х	---	Х
	---	6а-с	Ведомость учета материалов в пути (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур)	Год	---	Х	---	---
		---	По кредиту счета 71	Год	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 19, 58, 63, 68, 73, 75, 76	Год	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами (с вкладным листом на каждые 20 дебиторов или кредиторов)	Год	Х	Х	Х	Х
	---		Книга учета депонированной заработной платы	Год	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость учета расчетов с жильцами квартир и общежитий (для крупных предприятий)	Год	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счета 79	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 02, 05, 10, 15, 16, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97	Месяц	Х	---	---	---
	10/1	---	По кредиту счетов 02, 05, 10, 15, 16, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97	месяц	Х	---	---	---
	10а	---	По кредиту счетов 02, 05, 10, 15, 16, 20, 25, 28, 29, 69, 70, 94, 97	Месяц	Х	---	---	---
	---		Ведомость учета материалов на складах (для предприятий, имеющих более 5 складов)	Месяц	Х	---	---	---
	---	10а	Ведомость учета материалов на складах (для предприятий, имеющих не более 5 складов)	Месяц	Х	---	---	---
	---		Ведомость учета материалов в цехах	Месяц	Х	---	---	---
	---		Ведомость учета затрат цехов (предназначена только к журналу-ордеру № 10 с вкладным листом для каждого цеха)	Месяц	Х	---	---	---
	---		Ведомость учета затрат обслуживающих производств и хозяйств	Месяц	Х	---	---	Х
	---	13а	Ведомость учета затрат производств и хозяйств (для небольших предприятий)	Месяц	Х	Х	---	Х
	---		Ведомость учета потерь в производстве	Месяц	Х	---	---	---
	---		Ведомость учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и внепроизводственных расходов	Месяц	Х	---	---	---
	10-с	---	По кредиту счетов 02, 05, 07, 08,10, 20, 23, 25, 26, 28, 29, 46, 69, 70, 94, 97	Месяц	---	Х	---	---
	---	10-с	Ведомость учета движения материалов в денежном выражении (с вкладным листом на каждые 20 материально-ответственных лиц)	Месяц	---	Х	Х	---
	---	15-с	Ведомость аналитического учета временных зданий, сооружений (с вкладным листом на каждые 50 названий зданий, сооружений и приспособлений)	Год	---	Х	Х	---
	10-н	---	По кредиту счетов 02, 05, 08, 10, 23, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97	Месяц	---	---	Х	---
	10-с	---	По кредиту счетов 10, 20, 23, 26, 28, 29, 69, 70, 94, 97	Месяц	---	---	---	Х
		---	По кредиту счетов 40, 41, 43, 44, 45, 62, 90	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---	16а	Ведомость учета реализации продукции (работ, услуг) (используется при определении выручки по оплате) (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур)	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---	16 (от-грузка)	Ведомость учета реализации продукции (работ, услуг) (используется при определении выручки по отгрузке) (с вкладным листом на каждые 50-60 счетов-фактур)	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 14, 59, 63, 80, 82, 83, 84, 86, 96	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 01, 03, 04, 91	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость учета нематериальных активов и износа (с вкладным листом на каждые 50 объектов)	Год	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 98, 99	Месяц	Х	Х	Х	Х
		---	По кредиту счетов 07, 08, 11	Месяц	Х	Х	Х	Х
	---		Ведомость учета затрат по капитальным вложениям (с вкладным листом на каждые 50 объектов)	Квар-тал, п/годие, год	Х	Х	Х	Х
	---	18-1	Ведомость учета затрат по законченным капитальным вложениям (с вкладным листом на каждые 50 объектов)	Год	Х	Х	Х	Х

Помимо журналов-ордеров и ведомостей, перечисленных нами в предыдущей таблице, рекомендуются следующие формы разработочных таблиц:

№ п/п	Номер формы	Наименование и назначение разработочных таблиц	Учетный период, на который открыва-ется регистр	Вид деятельности, где применяется регистр
Про- мыш- лен- ность	Строи- тель-ство	Нау- ка	Снаб- же- ние и сбыт
	РТ-1	Распределение заработной платы и расхода материалов (для предприятий с децентрализованным учетом)	Месяц	Х	---	---	---
	РТ-2	Распределение заработной платы	Месяц	---	Х	Х	---
	РТ-3	Сводка данных по расчетам с рабочими и служащими	Месяц	Х	---	---	---
	РТ-4	Сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников	Месяц	Х	---	---	---
	РТ-5	Сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников и сводка данных по расчетам с рабочими и служащими (взамен таблиц РТ-3 и РТ-4)	Месяц	Х	Х	---	---
	РТ-5	Сводка начисленной заработной платы по составу и категориям работников, учета расчетов с работниками по страхованию и распределению заработной платы (с вкладным листом)	Месяц	---	Х	Х	---
	РТ-6	Расчет износа (амортизации) основных средств	Месяц	Х	Х	Х
	РТ-7	Расчет износа нематериальных активов	Месяц	---	Х	Х	---
	РТ-9	Распределение услуг вспомогательных (обслуживающих) производств и хозяйств	Месяц	Х	---	---	---
	РТ-11	Реестр невыданной заработной платы	На месяц 8-10 экз.	Х	Х	---	Х
	РТ-12	Карточка аналитического учета расчетов с дебиторами и кредиторами	По числу лицевых счетов дебиторов и кредиторов	Х	Х	Х	Х
	РТ-13	Листок-расшифровка	На месяц 25-30 экз.	Х	Х	Х	Х
	РТ-13	Листок-расшифровка	На месяц 10-15 экз.	Х	Х	Х	Х
	РТ-14	Бухгалтерская справка	На месяц 25 экз.	Х	Х	Х	Х
	РТ-15	Справка для архива	На месяц 25-30 экз.	Х	Х	Х	Х

Предприятия, применяющие единую журнально-ордерную форму бухгалтерского учета для небольших предприятий и хозяйственных организаций, могут группировать счета по отражению отдельных хозяйственных операций следующим образом:

Номер счета, на котором группируются операции	Наименование счета	Номер счета, операции которого группируются
	Основные средства	01, 03
	Материалы	07, 10, 11
	Основное производство	20, 21, 23
	Общехозяйственные расходы	25, 26
	Товары отгруженные	45, 62
	Прочие доходы и расходы
	Расчетный счет	51, 52, 55, 57
	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению
	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами	58, 68, 73, 75, 76
	Внутрихозяйственные расчеты
	Нераспределенная прибыль	80, 82, 84, 86
	Резервы предстоящих расходов и платежей	63, 89

Данные предприятия ведут бухгалтерский учет на следующих учетных регистрах:

Регистр (номер)	Наименование и назначение регистра
Журнал-ордер	Ведомость
	---	По счетам 50, 51, (51, 52, 55, 57), 81
	---	По счетам 66, 67
	---	По счетам 60, 71, 76 (58, 68, 73, 75, 76), 79
---		Ведомость аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (счет 60)
---		Ведомость аналитического учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами
---		Ведомость учета расчетов в порядке зачета взаимных требований
	---	По счетам 01 (01,03), 04, 91
	---	По счетам 02, 02, 10 (10, 11), 20 (20, 21, 23), 26 (25, 26), 28, 29, 70, 94, 97 (для промышленных предприятий)
05-с	---	По счетам 02, 05, 10 (07, 10), 20 (20, 23), 25, 26, 29, 46, 69, 70, 94, 97 (для строительных организаций)
---		Ведомость аналитического учета затрат непромышленных производств и хозяйств
---		Ведомость учета движения материальных ценностей
	---	По счетам 41, 42, 43, 44, 45 (45, 62), 90, 91
	---	По счетам 83, 84, 98, 99 (80, 82, 84, 86, 96)
	---	По счетам 07, 08, 11
---		Ведомость аналитического учета затрат по законченным капитальным вложениям
---	----	Разработочная таблица № 2 «Распределение заработной платы в строительных организациях»
---	---	Главная книга (отдельными листами)

Приведем схему документооборота при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета:

- последовательность выполнения учетных операций

- - сверка итогов