Учетные регистры и их классификация

Для того чтобы получить необходимые показатели о финансово-хозяйственной деятельности организации необходимо сведения, содержащиеся в первичных учетных документах сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров.

Учетный регистр представляет собой бланк, предназначенный для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними.

Учетные регистры можно классифицировать следующим образом:

1. По внешнему виду:

- бухгалтерские книги, представляющие собой сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата и различного графления, заверенные главным бухгалтером. Бухгалтерские книги имеют двустороннее строение, одна сторона книги предназначена для дебетовых записей, другая – для кредитовых.

- карточки, представляющие собой отдельные листы бумаги или картона стандартного размера, разграфленные для нужд учета и хранящиеся в специальных ящиках. Различают контокоррентные, материальные и многоколонные карточки. Контокоррентная карточка имеет колонки дебета и кредита, материальная карточка имеет графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей, многоколонная карточка содержит несколько колонок.

- свободные листы – это учетные регистры для всех видов учетных записей, каждый лист содержит указание периода своего действия и имеет соответствующее название: журнал-ордер, ведомость и т.п. Журналы-ордера построены по шахматному принципу на свободных специально разграфленных листах. Записи в журналы-ордера производятся либо по мере поступления первичных документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции. Ведутся журналы-ордера по кредиту одного и дебету нескольких счетов. Ведомости предназначены для систематизации данных бухгалтерского учета, содержащихся в первичных документах, в основном ведомости используются при журнально-ордерной системе учета, где являются регистрами аналитического учета.

2. По назначению:

- хронологические регистры, в которые записываются хозяйственные операции по мере их совершения и поступления первичных документов в бухгалтерию (регистрационные журналы, книги учета хозяйственных записей и т.п.). Хронологические регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих документов и полнотой бухгалтерских записей.

- систематические регистры отражают однородные по своему экономическому содержанию хозяйственные операции. Различают систематические регистры синтетического и аналитического учета.

- комбинированные учетные регистры сочетают в себе признаки хронологических и систематических регистров.

3. По содержанию:

- синтетические регистры предназначены для записей только в денежном выражении с указанием даты и номера документа, но без пояснительного текста.

- аналитические, используемые для записей по аналитическим счетам. В аналитических регистрах указывается номер и дата документа, а также краткое содержание хозяйственной операции.

4. По форме:

- односторонние регистры – это карточки учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В односторонних регистрах объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей.

- двусторонние регистры, которые ведутся на двух развернутых страницах, на левой стороне дебетовые записи, на правой – кредитовые. Двусторонние регистры применяются при ведении учета в бухгалтерских книгах.

- табличные регистры.

- шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета.

Все хозяйственные операции должны отражаться в учетных регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие учетные регистры, обеспечивают правильность отражения в них хозяйственных операций.