База исследования: отдел прогнозирования и развития библиотечного дела Кемеровской ОНБ им. В.Д. Федорова 3 страница

Технология подготовки аналитической справки может быть оформлена по-разному: в виде оперограммы, технологической схемы или таблицы нормирования технологии подготовки аналитической справки. Технология подготовки аналитической справки в дипломной работе представлена в виде технологической схемы и в виде таблицы нормирования технологии подготовки.

Технологическая схема позволяет проследить не только последовательность технологических операций, но и чередование промежуточных продуктов деятельности. Обозначение в технологической схеме результатов по каждой операции дает возможность предъявлять к ним четкие требования в плане содержания, структуры, формы представления, а также организовать эффективный текущий контроль за ходом подготовки аналитической справки.

Таблица 2.1

Технологическая схема подготовки аналитической справки.

№п/п	Наименование технологической операции	Результат
	Прием запроса в устной форме или по телефону	Заполнение граф журнала «Исходя- щие документы»: №п/п, дата пос- тупления запроса, формулировка запроса, сведения о потребителе.
	Уточнение запроса (структу- рно-семантический анализ темы)	Предмет, аспекты поиска информа- ции: ключевые слова, дескрипторы.
	Знакомство с темой	Список ключевых слов
	Разработка и утверждение про граммы поиска информации	Список источников поиска инфор- мации
	Поиск информации в соответ- вии с программой	Массив библиографических описаний документов
	Оформление требований для получения документов из фонда	Читательское требование
	Доставка требований и докум- метов из отдела книгохране- Ния	Массив первичных документов
	Просмотр документов, отбор фрагментов текста, выявление фактографических сведений.	Неструктурированный массив данных
	Систематизация отобранных сведений	Структурированный массив данных
	Составление текста аналити- ческой справки	Текст аналитической справки
	Редактирование	Редактура
	Компьютерный набор текста	Файл
	Копирование	Копия
	Оповещение заказчика	Телефонный звонок, письмо
	Выдача справки	Справка
	Учет справки	Запись граф журнала «Исходящие документы»: краткое содержание ответа, дата выполнения, ответственный.
	Организация обратной связи	Устная форма

Как видно из приведенной выше технологической схемы, процесс выполнения аналитической справки начинается с приема запроса в устной форме или по телефону. При приеме запроса между потребителем и работником библиотеки должна состоятся беседа, результатом которой станет заполнение граф журнала «Исходящие документы»: формулировка запроса и сведения о потребителе.

Формулирование потребителем запроса часто происходит на основе его субъективных представлений о теме. Поэтому тему запроса необходимо уточнить. От этого нередко зависит успешное удовлетворение запроса. При уточнении запроса тема может быть конкретизирована: сужена или расширена. При уточнении запроса выделяются предмет и аспекты поиска информации, определяются ключевые слова, их синонимы и основные термины темы. После уточнения запроса происходит детальное изучение темы. Знакомство с темой преследует следующую цель: овладение существом проблемы. Длительность процесса знакомства с темой зависит от степени ее новизны. Результатом этой операции является список ключевых слов по теме.

Следующей технологической операцией является разработка и утверждение программы поиска информации. При этом происходит определение границ, предметного поля поиска информации. Определяются виды источников поиска информации. Происходит выделение библиографических источников информации. Окончательно определяется последовательность их просмотра. В качестве результата предоставляется полный список источников поиска информации.

После разработки и утверждения программы поиска информации начинается непосредственный поиск информации в соответствии с программой поиска. Поиск целесообразно начинать с изданий энциклопедического универсального и межотраслевого характера и с поиска информации в фактографической базе данных «OBLAST». Затем ведется библиографический поиск, который может проводиться по следующим источникам:

- ретроспективным библиографическим указателям;

- текущим библиографическим указателям;

- по алфавитному каталогу;

- по систематическим каталогам и картотекам;

- по электронному каталогу «LIBER»;

- по библиографической базе данных «METODIST»;

- по CD-ROM «Национальная библиография».

Общим требованием к отбору литературы является соблюдение качественных, содержательных и формальных критериев. Результатом этой операции является массив библиографических описаний документов, составленный по ГОСТу 7.0-84 «Библиографическое описание».

Следующим этапом в подготовке аналитической справки является оформление требований и получение документов из отдела книгохранения. Затем производится просмотр документов, отбор фрагментов текста и фактографических сведений из книг, журналов, а также годовых статистических и информационных отчетов. Результатом этих действий является неструктурированный массив данных. Полученные сведения систематизируются, после чего составляется текст аналитической справки и производится его редактирование.

Текст аналитической справки набирается на компьютере, где он оформляется в виде файла. Текст справки выводится на принтер, после чего производится копирование текста справки.

Заказчика оповещают о выполнении справки по телефону или письмом. Один экземпляр справки отправляется потребителю, а второй остается в фонде отдела прогнозирования.

Все данные о выполненной аналитической справке заносятся в журнал «Исходящие документы» в следующие графы: краткое содержание ответа, дата выполнения, ответственный. С целью повышения эффективности обслуживания организуется обратная связь, чаще всего в устной форме.

Аналитическая справка выполняется одним сотрудником, поэтому составление оперограммы неактуально.

При составлении таблицы нормирования технологии подготовки аналитической справки возникли трудности. Не на все технологические операции есть нормы времени, а комплексные нормы времени на составление аналитической справки в разных источниках сильно различаются. В «Межотраслевых нормах времени на работы выполняемые в библиотеках» (56) на выполнение аналитической справки объемом в один авторский лист отводится 100 часов(56). А в методических рекомендациях ГПНТБ «Нормирование труда в научно-технических библиотеках» на составление справки по различным вопросам деятельности технических библиотек сети отводится 70 часов вне зависимости от объема справки (64). Все это затрудняло нормирование процесса подготовки аналитической справки. Его результаты отражены в таблице 8

Таблица 8

Нормирование процесса подготовки аналитической справки.

№ п/п	Наименование техно- логичексой операции	№ нормати вного доку мента в списке ли- тературы	№ позиции	Единица Измерения	Норма времени час
	Прием запроса в уст- Ной форме или по телефону		10.1 10.2	Запрос Запрос	0.016 0.05
1.1	Запись сведений о потребителе
1.2	Запись содержания запроса
	Уточнение запроса (структурно-семанти- Ческий анализ темы		10.3	запрос	0.208
2.1	Определение объекта поиска
2.2	Определение призна-ка объекта поиска
2.3	Определение значе-ния признака объекта поиска
2.4	Выделение ключевых слов, терминов, синонимов.
	Знакомство с темой		11.14	тема	2.
	Разработка и утверж-дение программы поиска		10.4	Ключевое слово	0.033
4.1	Определение отрасли предметного поля по известному объекту
	Поиска
4.2	Определение вида ис Точника поиска с помощью признака объекта поиска
4.3	Выявление библиог-рафических источни-ков информации		10.5	название	0.033
5.	Поиск информации в соответсвии с прог-раммой поиска
5.1	Поиск информации по энциклопедичес-ким изданиям
5.2	Табличное сопостав- ление с помощью цифрового значения признака объекта поиска
5.3	Поиск информации по изданиям универ-сального межотрас-левого характера
5.4	Поиск информации по фактографической БД «OBLAST»		3.8.1.22	запись	0.05
5.5	Библиографический поиск и отбор доку-
	Ментов
5.5.1	По ретроспективным библиографическим указателям		10.7	название	0.133
5.5.2	По текущим библи-ографическим указа-телям при отсутствии кумулятивного вспо-
	Могательного указа-теля		10.10	название	0.29
5.5.3	По текущим библи-ографическим указа-телям при наличии кумулятивного вспо-могательного указа-теля		10.9	название	0.133
5.5.4	По алфавитному каталогу		10.13	название	0.033
5.5.5	По систематическим каталогам и картоте-кам		10.14	название	0.083
5.5.6	По электронному каталогу «LIBER»		3.3.62	название	0.03
5.5.7	По библиографичес-кой БД «METODIST»		3.8.1.22	запись	0.05
5.5.8	По CD-ROM «Наци-ональная библиогра-фия»
	Оформление требо-ваний для получения документов из фонда		8.11	Требова-ние	0.016
	Доставка требований и документов из фонда		8.13	рейс	0.083
	Просмотр докумен-тов, отбор фрагмен-тов текста, фактогра-фических сведений		3.7.28	документ	1.
8.1	Книги, журналы
8.2	Годовые статисти-ческие отчеты
8.3	Годовые текстовые отчеты
	Систематизация ото-бранных сведений
	Составление текста		11.29	1 а.л.
	Редактирование		11.41	1 а.л.	3.83
	Компьютерный набор текста		3.14.14	страница	0.2
	Копирование		12.6	Страница	0.002
	Оповещение заказчи-ка по телефону		11.57	Оповеще-ние	0.042
	Выдача справки		10.18	Справка	0.016
	Учет справки		10.17	Справка	0.016
	Организация обратной связи		10.62	ТОС	0.025

Как видно из приведенной таблицы 8, многие технологические операции не обеспечены нормами времени. При анализе различных нормативных документов(56, 63, 64,66, 67, 73,) установлено наличие норм времени лишь на укрупненные технологические процессы и комплексы операций. Лишь «Опытные нормы времени на библиотечные процессы» (73) содержат нормы времени на отдельные технологические операции. Но и в них, как и в других изданиях, технология подготовки аналитических и методических изданий детально не характеризуется.

Эти трудности стали причиной того, что определить трудоемкость подготовки аналитической справки в Кемеровской ОНБ можно лишь исходя из наличных норм времени.

Трудоемкость высчитывалась по формуле:

ТР= норма времени*объем работ

После этого полученные результаты по каждой операции складывались. Также была подсчитана себестоимость подготовки аналитической справки по формуле:

СБ=Трудоемкость*стоимость нормочаса

Себестоимость была подсчитана для аналитической справки выполняемой библиотекарем 14 разряда. Для библиотекарей других разрядов себестоимость высчитывается по аналогии.

Таблица 9.

Трудоемкость и себестоимость подготовки аналитической справки.

№ п/п	Наименование технологической операции	Едини-ци из-мере-ния	Норма, час	Объем	Трудоемкость	Стоимость нормочаса руб.	Себестоимость. Руб.
	Прием запроса	Запрос	0.05		0.05	5.096	0.254
	Уточнение запроса	запрос	0.208		0.208	5.096	1.059
	Знакомство с темой	тема				5.096	10.192
	Разработка программы поиска	Кл. слово	0.033		0.165	5.096	0.84
5.4	Поиск по БД «ОБЛАСТ»	запись	0.05		0.05	5.096	0.254
5.5.7	Поиск по БД «МЕТОДИСТ»	Запись	0.05		0.25	5.096	1.274
	Просмотр документов	Доку-мент				5.096	25.48
	Составление текста	П.Л.		3 стр.		5.096	15.288
	Редактирование	П.Л.	3.83	3 стр.	0.478	5.096	2.435
	Набор текста	Стр.	0.2		0.6	5.096	3.057
	Копирование	Стр.	0.002		0.006	5.096	0.03
	Оповещение заказчика	Опове-щенние	0.042		0.042	5.096	0.214
	Выдача справки	Справ-ка	0.016		0.016	5.096	0.081
	Учет справки	Справ-ка	0.016		0.016	5.096	0.081
	Обратная связь	ТОС	0.025		0.025	5.096	0.127
	ИТОГО:				11.906		60.666

Таким образом, трудоемкость подготовки аналитической справки – 11.906 человеко/часов, а себестоимость, если справку готовит библиотекарь 14 разрядда- 60.666 рублей.

В это параграфе была охарактеризована технология подготовки аналитической справки. Но не было осуществлено пооперационное нормирование процесса подготовки аналитической справки, в нем остались пробелы. Это может стать темой дальнейших исследований.

П.2.2 ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ ЕЖЕГОДНОГО ДОКЛАДА О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ БИБЛИОТЕК КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ.

Ежегодный доклад о деятельности муниципальных библиотек области издается по итогам прошедшего года отделом прогнозирования и развития библиотечного дела ОНБ г. Кемерово. В практике библиотек этот документ известен под разными названиями: ежегодный доклад о деятельности библиотек региона, анализ деятельности библиотек региона, годовой информационный отчет. В «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания» (113) годовой отчет библиотеки определяется как «основная форма отчетности, отражающая содержание и объем проделанной работы по всем направлениям деятельности библиотеки (113,с.49).

В Кемеровской областной библиотеке данный документ в 1995-96 гг. назывался- анализ деятельности библиотечных учреждений Кузбасса», а с 1997 года- Ежегодным докладом о деятельности муниципальных библиотек области. В докладе существуют как постоянные, так и временные рубрики. В каждом ежегодном докладе присутствуют следующие рубрики:

- анализ основных контрольных показателей;

- анализ состояния документальных фондов;

- массовая работа;

- динамика состояния кадров библиотечных работников;

- работа библиотек области с юношеством;

- работа детских библиотек.

Другие рубрики- временные- появляются в ежегодном докладе в том случае, если их наполнение актуально в данный период. Так, рубрики- «платный библиотечный сервис» и «автоматизация библиотечно-библиографических процессов» присутствуют в докладах за 1995-1996 года. Некоторые рубрики появляются лишь один раз:

- организация библиотечного обслуживания сельского населения;

- анализ состава читателей;

- материально-техническая база библиотек;

- методическое обеспечение библиотечной деятельности;

- научно-исследовательская работа библиотек;

- привлечение внебюджетных средств;

- библиотечная реклама.

Все это говорит о том, что ежегодный доклад подвержен влиянию времени. Он содержит рубрики, отражающие направления деятельности библиотек, актуальные в любое время, а также временные рубрики, подчеркивающие особое значение некоторых направлений деятельности в прошедшем году. Структура ежегодного доклада динамична и меняется в зависимости от ситуации в библиотечном деле Кемеровской области.

Хотя ежегодные отчеты о деятельности библиотек выпускаются библиотеками уже продолжительное время, технология их подготовки изучена недостаточно.

Технология подготовки ежегодного доклада может быть оформлена в виде: технологической схемы, оперограммы или в виде таблицы нормирования процесса подготовки ежегодного доклада. Все эти таблицы будут представлены для характеристики технологии подготовки ежегодного доклада о деятельности библиотек области.

Технологическая схема помогает проследить не только последовательность технологических операций, но и чередование промежуточных продуктов деятельности. В технологической схеме обозначены результаты по каждой операции, что дает возможность предъявлять к ним четкие требования по их содержанию, структуре и форме представления, и организовать эффективный текущий контроль за подготовкой ежегодного доклада.

Таблица 10

Технологическая схема подготовки ежегодного доклада о деятельности муниципальных библиотек Кемеровской области.

№ п/п	Наименование технологической операции	Результат
	Составление плана доклада	План доклада
	Доведение плана до исполните-лей	План доклада
	Выдача заданий на составление доклада исполнителям	Текст задания
	Изучение, оценка, отбор информации по теме доклада	Неструкттурированный массив данных
	Составление текста доклада	Структурированный массив Данных
	Редактирование	Редактура
	Компьютерный набор текста	Файл
	Макетирование	Макет доклада
	Распечатка контрольного макета	Контрольный макет
	Считка макета	Редактура
	Доработка по замечаниям	Макет
	Распечатка макета	Оригинал-макет
	Размножение	Тираж
	Брошюровка	Брошюра
	Предоставление доклада абонентам	Доклад
	Рассылка, распространение	Письмо. Бандероль. Файл.

Как видно из данной технологической схемы, процесс подготовки ежегодного доклада о деятельности библиотек области начинается с составления плана доклада. План представляет собой основной документ, регламентирующий всю работу составителей доклада. План доклада отражает структуру будущего доклада. Его общий замысел.

Составленный план доводится до исполнителей и на основе плана осуществляется выдача заданий на составление доклада исполнителям. Результатом этих технологических операций являются план доклада и текст задания.

Далее идет составление текста доклада, которое предполагает выполнение 3-х операций:

1. Обобщение текстового материала;

2. Корректировка и доработка статистического материала и таблиц;

3. Написание выводов по итогам деятельности библиотек Кузбасса в прошедшем году.

Полученный текст представляется в виде структурированного массива документов.

Итоговый текст ежегодного доклада подвергается редактированию. При этом проверяется, правильно ли отобран материал, насколько полно раскрыта тема. Особое внимание на взаимосвязь и последовательность разделов. В процессе редактирования осуществляется прочитывание всего текста доклада. При этом исправляются встречающиеся стилистические погрешности и неточности, повторы, неудачные выражения.

Текст ежегодного доклада набирается на компьютере, где он оформляется в виде файла. После чего осуществляется макетирование и распечатка контрольного макета доклада. Полученный контрольный макет подвергается последнему редактированию и доработке по замечаниям. Далее происходит распечатка оригинал-макета. Все эти действия нужны для того, чтобы увидеть окончательный вид доклада, выявить оставшиеся погрешности и утвердить окончательный макет доклада, с которого будет печататься весь тираж.

После этого с оригинал-макета печатается тираж, производиться брошюровка и доклад предоставляется абонентам: департаменту культуры Кемеровской области, а также областным библиотекам других регионов, с которыми существуют соглашение.

Технология подготовки ежегодного доклада также может быть представлена в виде оперограммы. Оперограмма позволяет закрепить конкретные операции за отдельным исполнителем. Это имеет значение для тех технологических процессов, которые рассредоточены по различным структурным подразделениям библиотеки. Оперограмма способствует обоснованному разделению труда и его рациональной организации.