Реквизиты (лат. – «требуемые, необходимые») являются составными элементами документа и могут быть обязательными и специфическими

Все учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по форме, содержащей в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если форма документов не предусмотрена в таких альбомах, то она должна содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления, это необходимо, прежде всего, для исключения повторного использования документа;

• наименование организации и ее адрес, что обеспечивает доказательность;

• содержание и количественная характеристика хозяйственной операции;

• измерители в натуральном и стоимостном выражении;

• подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильное оформление. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

К основным требованиям, предъявляемым к документам, можно отнести:

• наличие обязательных (а где требуется и специфических) реквизитов;

• своевременность (в момент совершения или сразу после окончания операции);

• объективное отражение информации;

• качественное (аккуратное, полное и правильное) оформление;

• сохранность документов в течение установленного срока.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.

Проверка документов состоит из: формальной проверки (на наличие реквизитов); арифметической проверки (на правильность арифметических действий) и проверки «по существу» (на законность совершенных операций).

При обнаружении ошибок в документах они возвращаются исполнителям для исправления. Документы, свидетельствующие о незаконных операциях, задерживаются с целью выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер.

Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов состоит из 3-х этапов:

• таксировка, т. е. расценка документа – оценка операции в стоимостном измерении;

• группировка документов – сортировка по однородным операциям и их запись общим итогом в накопительных и группировочных ведомостях;

• контировка документов – указание счетов, взаимодействующих в данной операции.

По истечении года документы передаются в общий архив организации.