Документальное оформление поступления и расхода производственных запасов

Производственные запасы поступают от поставщиков; подотчетных лиц, закупивших материалы за наличный расчет, при списании пришедших в негодность основных средств; от учредителей; при безвозмездной передаче; от кредиторов.

На поставку материалов предприятие заключает с поставщиком договор, в котором определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставке продукции.

Поступающие на предприятие материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование в двух экземплярах: (один непосредственно покупателю, другой –через банк); товарно-транспортные накладные, квитанцию к ж/д накладной и др. Эти документы поступают в бухгалтерию, проверяются и передаются ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и пр. В результате такой проверки на самом расчетном документе или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (соглашении на оплату); кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и – при необходимости – их розыск. В отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указываются: регистрационный номер, дата записи, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, номер, дата и сумма счета, род груза, номер и дата оприходованного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях – отметка об оплате счета или отказе от акцепта.

Из отдела снабжения проверенные платежные требования передаются в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов. На станции прибывшие материалы принимаются по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, можно потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи, порчи составляют коммерческий акт (в двух экземплярах). Он служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Конфликтные ситуации рассматриваются в арбитраже. Если поставщик местный, то представитель предприятия сам получает материалы у поставщика по доверенности. расписывается в фактурах и доставляет груз на предприятие (с приложением счет-фактур).

Отпуск материалов в производство осуществляется по требованию или по лимитно-заборным картам. В них указываются: вид операций; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов; единицы измерения и лимит месячного расхода материалов.