Предмет математичного моделювання. 3 страница

Для менеджера доступними є два види комунікацій:
формальні	неформальні

Формальні комунікації – передбачені організаційною структурою. Схема організаційної структури є ілюстрацією “проходження інформації каналами”.

Формальні комунікації поділяються на:
вертикальні	горизонтальні	діагональні
зверху вниз	знизу вгору

Комунікації зверху вниз вирішують п’ять основних завдань:

ü ознайомлення працівників з цілями організації для усвідомлення ними важливості виконуваної роботи;

ü викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт;

ü забезпечення розуміння роботи та її зв’язку з іншими завданнями організації;

ü надання інформації про процедури і методи виконання роботи;

ü забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв’язку про результати діяльності організації.

Отже, комунікації зверху вниз допомагають пов’язувати різні рівні організації, координувати їх діяльність.

Поряд з тим комунікації зверху вниз мають певні недоліки:

ü створення передумов для формування авторитарної системи;

ü значне завантаження підлеглих;

ü постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Один з методів подолання цих проблем – організація потоків інформації знизу вгору, тобто налагодження ефективного зворотного зв’язку. Цими каналами передається інформація від підлеглих до керівників, хоча не всі менеджери приділяють достатньо уваги організації такого типу інформаційних потоків. Результати спеціального дослідження ефективності комунікацій знизу вгору показали, що до керівників фірми доходить не більше як 10% інформації, надісланої робітниками.

Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацію забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва), як показують дослідження, ефективність горизонтальних комунікацій досягає 90% і пояснюється значним рівнем розуміння працівниками характеру роботи своїх колег і проблем, що виникають у функціонуванні суміжних підрозділів.

Діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії (наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, коли штабні служби керують виконанням певних функцій). Такі комунікації характерні також для зв’язків між лінійними підрозділами, якщо один з них є головним з певної функції.

Неформальні комунікації – не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівництвом способів. У теорії та практиці менеджменту зарубіжних країн часто використовується термін “ grape-vipe ” – система розповсюдження чуток, неофіційних даних. Особливо слід підкреслити, що неформальними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації. Неформальна інформація буває досить корисною для доповнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації. Ця інформація є цінною для керівника, однак не можна допускати, щоб система розповсюдження чуток виступала замінником формальних каналів комунікації. Кожен працівник апарату управління повинен пам’ятати, що він теж частково бере участь у розповсюдженні чуток (наприклад, мовчання у відповідь на запитання підлеглого – це теж реакція, яка відповідно інтерпретується підлеглими).

Неформальні канали, як і формальні, передають інформацію у чотирьох напрямах: вгору, вниз, горизонтально, по діагоналі. Особливістю неформального каналу є швидкість виникнення та швидкість зникнення. Крім того, неформальний канал комунікації відрізняється змінюваністю суб’єктів на відміну від формальних каналів.

Для вироблення оптимальних управлінських рішень менеджери повинні використовувати не лише формальні, а й неформальні канали комунікацій, хоча останні не завжди піддаються впливу та контролю. Слід пам’ятати, що неформальні канали комунікацій – невід’ємна частина організації, і їх необхідно використовувати для досягнення формальних цілей.

Система неформальних комунікацій характеризується:

ü швидкістю передавання інформації;

ü потенційною можливістю доповнювати формальні канали комунікацій;

ü передбачливий характер неформальних комунікацій;

ü оперування останніми новинами тощо.

Американські автори Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. виділяють два великих класи комунікацій з подальшою їх деталізацією:

ü комунікації між організацією та її зовнішнім середовищем;

ü комунікації між рівнями і підрозділами організації.

Повідомлення найчастіше передаються за допомогою мови, зображення, дій. Найпростішим, найдоступнішим засобом комунікацій є мова, яка реалізує усні та письмові комунікації. Зображення використовуються як доповнення до мовних комунікацій (наприклад, графіки, плакати). Дії підтверджують словесні висновки керівника.

Комунікації поділяються на два великих класи:
письмові	усні

Письмові комунікації виступають у формі планової та звітної документації, пам’ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо.

Переваги:	Недоліки:
добре збереження інформації	складність поновлення
можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації
ґрунтовність підготовки	об’ємність інформації (особливо знизу вгору)
можливість доведення до багатьох працівників

Усні комунікації – телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо). Позитивним аспектом таких комунікацій є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння.

Менеджер повинен знати переваги та недоліки кожної форми комунікацій, уміти відшукати оптимальні шляхи їх забезпечення та уникати можливих проблем.

4. Перешкоди в комунікаціях

До комунікаційних перешкод належать:
Конкуренція між повідомленнями	У ситуаціях, коли на отримувача одночасно діє кілька джерел інформації, адресат надає перевагу тому повідомленню, яке в даний момент є для нього найбільш важливим
Сприйняття повідомлення адресатом	Відправник повинен досягти розуміння адресатом суті повідомлення; з точки зору відправника розуміння повідомлення адресатом повинно бути достатнім. Для деяких менеджерів це значить, що підлеглі повинні “приблизно орієнтуватися”, інші вважають, що вони повинні “діяти так, як би діяв я в даній ситуації”
Мова, логіка, абстракція	Мова є основною для більшості комунікацій. Практика управління підтверджує, що менеджер повинен пристосовувати свої повідомлення до рівня аудиторії, вміло добирати словник, конструкцію своїх повідомлень і пропозицій
Статус особи, яка надсилає повідомлення	Статус – це сукупність ознак, які ранкують і співвідносять членів організації
Опір змінам	Практикою доведено, що люди, як правило, чинять опір змінам

Мовний бар’єр - найбільш серйозним бар’єром на шляху ефективних комунікацій є використання мови не зрозумілої одержувачу.

5. Комунікаційний процес, елементи та етапи процесу

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома і більше особами. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем інформації, яка є предметом обміну.

У сучасній теорії менеджменту виділяють такі елементи процесу обміну інформацією:
відправник	особа, яка генерує ідею або збирає, опрацьовує інформацію та передає її
повідомлення	інформація, закодована певним чином за допомогою символів
канал	засіб передачі інформації
отримувач	адресат, особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її
зворотний зв’язок (реакція)	цей елемент часто залишається поза увагою, а одностороннє спілкування є, як правило, малоефективним, хоча загальновизнано, що будь-яка система функціонує ефективно за умови існування налагодженого зворотного зв’язку

Найпростіші теорії комунікації передбачають взаємодію трьох елементів (складників): відправника (того, хто надсилає повідомлення), самого повідомлення та адресата (того, хто його сприймає). Один з найперших теоретиків у галузі комунікацій С.Е. Осгуд доповнив основну модель концепцією зворотного зв’язку. Він довів, що повідомлення ніколи не сприймається в чистій формі, а завжди по-різному інтерпретується його отримувачами.

Отже, при проектуванні та експлуатації комунікаційних систем необхідно врахувати наявність багатьох джерел деформації інформаційних потоків (мова сприйняття, статус керівника та підлеглого тощо). У теорії передачі інформації це явище називається шумами, до яких належить все те, що спотворює суть повідомлення. Менеджери повинні пам’ятати, що шуми присутні завжди, і на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне викривлення суті повідомлення. Тому необхідною умовою ефективних комунікацій в організації є забезпечення надійного зворотного зв’язку, адже будь-яка система, в тому числі і комунікаційна, може ефективно функціонувати лише за умови наявності ефективного зворотного зв’язку. При цьому відправник та адресат міняються ролями, і відправник має можливість впевнитися у правильності інтерпретації свого повідомлення.

Контрольні запитання та завдання

1. Роль інформації в менеджменті. Її поняття.

2. Характеристика корисної інформації.

3. Які дані можна віднести до інформації.

4. За якими ознаками класифікують інформацію?

5. Характеристика економічної інформації.

6. Назвіть етапи руху інформації.

7. Поняття та роль комунікації.

8. Фактори, які впливають на комунікацію.

9. Поняття комунікаційної мережі.

10. Назвіть види комунікацій.

11. Правила успішного здійснення вертикальних комунікацій.

12. Основні типи комунікаційних систем.

13. Що можна віднести до комунікаційних перешкод?

14. Поняття комунікаційного процесу.

Модуль 2

ОСНОВНЫ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 11

ЕФЕКТИВНІСТЬ УПРАВЛІННЯ

Лекція 18

ЕФЕКТИВНІСТЬ УПРАВЛІННЯ

Програмна анотація

1. Значення ефективності, її види

2. Критерії та показники ефективності управління

3. Методи розрахунку економічної ефективності управлінської праці

4. Методика визначення економічної ефективності впровадження заходів з удосконалення управління

Рекомендована література

10. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Підручник / Г.В. Осовська, О.А. Осовський. – К.: Кондор, 2006. – 664 с.

11. Осовська Г.В. Основи менеджменту. Практикум: Навчальний посібник / Г.В. Осовська, І.В. Копилова. – К.: Кондор, 2005. - 581 с.

12. Мостенська Т.Л. Менеджмент / Т.Л. Мостенська, В.О. Новак, М.Г. Луцький, М.А. Міненко. – К.: Сузір'я, 2007. – 690 с.

Ключові терміни та поняття

ü Ефективність

ü Економічна ефективність

ü Витрати

ü Рівні

ü Зниження витрат

ü Непродуктивні витрати

ü Показники

ü Обсяг виробництва

ü Продуктивність праці

ü Організаційно-технічні заходи

ü Період окупності

ü Результат діяльності

ü Приведені витрати

Вивчивши дану тему Ви повинні знати:

ü Сутність витрат у керуючій системі, їх види;

ü Основні чинники впливу на економічну ефективність менеджменту;

ü Методику розрахунку ефективності менеджменту.

Ви повинні вміти:

ü Визначити економічну ефективність менеджменту на підприємстві;

ü Розраховувати економічну ефективність від запровадження окремих організаційно-технічних заходів у керуючій системі.

1. Значення ефективності, її види

Важливим завданням менеджменту є підвищення ефективності роботи підприємств, акціонерних товариств, концернів.

Ефективність у широкому значенні цього слова означає співвідношення між результатом (ефектом) та витратами.

Під ефектом розуміють результат реалізації заходів, спрямованих на підвищення ефективності виробництва за рахунок економії всіх виробничих ресурсів.

Ефективність виробництва - об'єктивна економічна категорія, що характеризує ступінь досягнення загальних і окремих результатів від оптимального використання всіх ресурсів підприємства (матеріальних, трудових, фінансових). Важливе значення при цьому має вибір оптимальних економічних рішень, які торкалися б усіх аспектів господарської діяльності підприємства.

Ефективність від впровадження певних організаційно-технічних заходів на окремих стадіях виробничого процесу може бути у різних формах. При визначенні її слід забезпечувати порівнянність варіантів щодо поточних витрат та капітальних вкладень, враховуючи чинник часу.

Для практичного використання ефективності при плануванні і обліку вирізняють такі види:
За сферою прикладання	Загальна	Ефективність виробництва на підприємстві в цілому
Локальна	Окремі стадії виробництва, розподілу, обміну і споживання
Часткова	Ефективність використання в процесі виробництва певних ресурсів (предметів і засобів праці, капітальних вкладень, робочої сили тощо)
За рівнем виробництва	Народногосподарська	Визначають, виходячи з інтересів, мети і завдань народного господарства
Госпрозрахункова	Відображає результати діяльності і витрати окремого підприємства (об'єднання)
Відповідно до об'єктів визначення	Діючого виробництва на всіх його рівнях
Капітальних вкладень, використовуваних для будівництва, реконструкції, технічного переозброювання підприємства з метою випуску нової продукції, збільшення обсягів виробництва
Розвитку науки і техніки
Зовнішньоекономічних зв'язків
Охорони навколишнього середовища
За призначенням і методами розрахунку	Абсолютна	Визначається по підприємству в цілому і характеризує загальний ефект (віддачу) від використання ресурсів та витрат
Порівняльна	Характеризує економічні переваги одного варіанта над іншими щодо раціонального використання ресурсів та витрат

2. Критерії та показники ефективності управління

Критерії характеризують принцип, підхід до оцінки економічної ефективності, тоді як показники - безпосередній спосіб її оцінки. В умовах ринкової економіки за критерій економічної ефективності доцільно приймати максимізацію прибутку від виробництва і реалізації продукції при мінімальних видатках.

Складність і різноманітність зв'язків промислового виробництва, велика кількість діючих у ньому чинників справляють неабиякий вплив на ефективність управління. Тому її слід оцінювати за допомогою системи узагальнених і часткових показників,таких як:
Умовно-річна економія	Економія від впровадження того чи іншого заходу за рік (12 міс.) його використання у виробництві
Економія до кінця року	Являє собою ту частину річної економії, яку має отримати підприємство до кінця року
Перехідна економія	Розраховується як сума економії, котра утворюється в наступні періоди після поточного року

Слід пам'ятати, що заходи щодо удосконалення організації виробництва є некапіталоємким чинником розвитку і тому мають бути передбачені стратегією (бізнес-планом) підприємства.

На практиці при оцінці ефективності праці працівників управління широко застосовуване поняття «економічна ефективність управлінської праці» - є більш вузьким поняттям, тому що являє собою тільки економію живої й уречевленої праці, яка одержується в сфері управління матеріальним виробництвом за рахунок оптимізації і раціоналізації управлінської діяльності.

Критерієм оцінки ефективності праці працівників апарату управління є також соціальна ефективність, що через відсутність кількісних вимірників визначається головним чином якісними показниками. Критерій же економічної ефективності управлінської праці дає можливість кількісно вимірити ефективність праці в апараті управління. Тому він знайшов більше практичне застосування.

Для визначення ефективності праці управлінського персоналу необхідно встановити критерії і показники, за якими проводиться оцінка. Під критеріями розуміють найбільш загальну кількісну характеристику результатів управлінської праці. Окремі результати діяльності апарату управління є показниками управлінської праці. Вони носять підлеглий характер стосовно критерію і є основою при його визначенні. Таким чином, сукупність показників праці і буде виражати критерій оцінки.

Для визначення економічної ефективності управлінської праці використовуються різні способи:

ü за показниками підприємства, організації і функціонування праці управлінського персоналу, обсягу переданої інформації;

ü за якістю і швидкістю прийнятих рішень;

ü за виконанням функцій управлінських ланок.

До показників, що характеризують працю в сфері управління, відносяться:

ü зниження трудомісткості обробки управлінської інформації;

ü скорочення управлінського персоналу, термінів обробки інформації;

ü скорочення втрат робочого часу управлінського персоналу за рахунок поліпшення організації праці;

ü механізації й автоматизації трудомістких операцій у сфері управління - це показники, які кількісно вимірюються.

Такі показники в сфері управління, як

ü підвищення кваліфікації управлінського персоналу,

ü підвищення якості роботи,

ü поліпшення умов праці,

ü обґрунтованість управлінських рішень,

ü культура управління й інші не вимірюються чи вимірюються неповно.

У сфері впливу управлінської праці на виробництво показниками, які кількісно вимірювані, є:

ü приріст прибутку;

ü збільшення обсягів реалізації продукції;

ü зростання продуктивності праці;

ü зниження фондомісткості;

ü збільшення фондовіддачі;

ü прискорення оборотності оборотних коштів;

ü збільшення рентабельності виробництва;

ü зменшення невиробничих витрат;

ü зниження трудомісткості продукції;

ü зменшення обсягів незавершеного виробництва;

ü зниження собівартості продукції;

ü економія заробітної плати;

ü зменшення втрат робочого часу;

ü підвищення культури виробництва;

ü підвищення рівня організаційної роботи;

ü поліпшення умов праці;

ü підвищення якості продукції;

ü підвищення кваліфікації виробничого персоналу;

ü зростання технічного рівня оснащення виробництва.

В результаті вдосконалення системи управління підприємства дістають економічний і соціальний ефект:

ü збільшується обсяг і підвищується товарність виробництва,

ü забезпечується ритмічна робота підприємств,

ü досягається економія живої і уречевленої праці,

ü підвищується якість продукції,

ü полегшується і змінюється характер праці,

ü зростає задоволеність працею,

ü скорочується плинність кадрів.

Проте не всі елементи економічного і соціального ефекту мають кількісний вираз. Це ускладнює оцінку ефективності управління. При цьому слід враховувати не тільки кількісні, а й якісні показники.

Хоча управлінська праця належить до продуктивної, але вона безпосередньо не створює певних матеріальних цінностей і бере участь у процесі виробництва опосередковано, забезпечуючи своєчасне і якісне виконання технологічний операцій. Тому правомірно визначати вплив певних змін в управлінні на кінцеві результати виробничо-фінансової діяльності підприємств. Тільки працю обмеженої кількості працівників у сфері управління можна оцінити за безпосередніми результатами їх роботи (облікові працівники, друкарки тощо).

Ефективність - це оціночний критерій діяльності колективу працівників у будь-якій сфері, включаючи управління. Тому забезпечення високої ефективності управління є складовою частиною загальної проблеми підвищення економічної ефективності сільськогосподарського виробництва. Визначають її на основі загальних методологічних принципів, прийнятих в економіці.

Існують різні підходи до визначення ефективності управління:

ü Розраховують синтетичні показники ефективності управління (коефіцієнт оперативності, надійності тощо).

ü Фактичні дані порівнюють з нормативними, плановими або з показниками за попередні роки (нормативи чисельності апарату управління, продуктивність, економічність управління тощо).

ü Застосовують якісну оцінку ефективності за допомогою експертів.

ü Застосовують емпіричні формули для розрахунку показників, що характеризують ефективність управління.

При визначенні ефективності управління обчислюють:
Абсолютна ефективність	Виражається загальною величиною ефекту, одержаного в результаті здійснення заходів удосконалення системи управління виробництвом
Порівняльна ефективність	Показує, наскільки один варіант ефективніший за інший, проектований або діючий

Залежно від характеру розроблених заходів об'єктом оцінки ефективності управління можуть бути:

ü управління в цілому (система, організація, методи),

ü його структура,

ü рівень використання управлінської праці,

ü ефективність роботи кожного структурного підрозділу.

Для оцінки ефективності управління використовують показники:

ü трудові,

ü вартісні,

ü інформаційні,

ü технічні (технологічні).

Найбільш загальні показники:
Оперативність роботи апарату управління	Відображає своєчасність використання постанов, наказів і розпоряджень вищестоящих організацій, керівників і головних спеціалістів підприємств
Надійність і оптимальність систем управління	Виявляється у безпосередньому її функціонуванні, яке забезпечує досягнення цілей виробництва	Безвідмовність	Безперервне збереженні працездатності
Готовність	Ефективне збереження працездатності
Відновлюваність	Швидке усунення збоїв у роботі і відтворення здатності функціонувати у заданому режимі

На практиці висока надійність управлінської системи підприємництва (об'єднання) забезпечується при науково обґрунтованій структурі управління та інформаційної системи, раціональній технології процесів управління, правильному підборі і розстановці кадрів, ефективному стилі управління тощо.

Оптимальність системи управління характеризується рівнем застосування сучасних економіко-математичних методів для розробки управлінських рішень, обґрунтованістю співвідношення централізації і децентралізації управління, керованістю підприємства та ін. Керованість підприємства або структурного підрозділу показує рівень забезпечення заданої організаційної стійкості підприємства (цеху, бригади) і своєчасність переведення його з одного кількісного (якісного) стану в іншій, що відповідає поставленій меті.

Коефіцієнт ефективності управління відображає ступінь використання потенційних можливостей підприємств (об'єднань).

Ефективність організації управління можна оцінити за іншими загальними показниками, які характеризують стан системи управління на підприємстві:

ü коефіцієнтом якості використання управлінських робіт;

ü коефіцієнтом стабільності кадрів;

ü коефіцієнтом, що характеризує співвідношення між темпами зростання обсягу виробництва і витратами на управління.

Як часткові показники, що характеризують організацію праці управлінського персоналу, застосовують також

ü коефіцієнт використання робочого часу і кваліфікації кадрів,

ü коефіцієнт умов праці і організації робочих місць та ін.

На підставі зазначених коефіцієнтів визначають зведений коефіцієнт рівня організації управлінської праці.

Для визначення ефективності удосконалення управління використовують і такі показники:

ü порівняння витрат на раціоналізацію з результатами діяльності об'єкта управління;

ü співвідношення витрат на удосконалення управління і на сам процес управління;

ü динаміку витрат на управління порівняно із загальними витратами
виробництва.

На практиці для оцінки ефективності системи управління найчастіше використовують три групи показників:
Загальні результативні показники виробничо-фінансової діяльності підприємства:	валова продукція в динаміці, вихід валової продукції на одного середньорічного працівника, фондовіддача, прибуток на одного працівника, рентабельність виробництва тощо
Показники продуктивності управлінської праці:	виробництво валової продукції на одного управлінського працівника або на 1 людино-день, затрачений в управлінні, вихід валової продукції на 1 грн витрат на управління, сума прибутку на 1 людино-день, затрачений в управлінні тощо
Показники економічності апарату управління:	питома вага персоналу управління в загальній чисельності працюючих і загальному фонді оплаті праці, питома вага витрат на управління в собівартості продукції тощо

Для визначення ефективності роботи кожного структурного підрозділу використовують дані про виконання конкретних завдань і рівень досягнення поставлених перед ними цілей.

Практичним результатом удосконалення системи управління може бути зниження витрат на управління, яке досягається за рахунок скорочення чисельності працівників апарату управління і підвищення продуктивності праці. Проте не будь-яке вдосконалення управління призводить до зниження питомих витрат на управління. Оскільки управління є складовою виробничо-фінансової діяльності підприємств, то свідченням підвищення його ефективності може бути зростання економічних показників господарювання при незмінних або навіть дещо зростаючих витратах на управління.