Заявки на расходование денежных средств и резервирование

Довольно часто на предприятиях ведется планирование расхода денежных средств, формируются платежные календари, строятся графики оплаты счетов. При такой системе планирование расхо­дов денежных средств ведется на основании заявок на оплату. Заявки на оплату могут формироваться всеми подразделениями предприятия и фактически определяют спрос на денежные сред­ства. В системе есть возможность вести такую регистрацию зая­вок на расходование денежных средств.

Для заявок, которые необходимо удовлетворить, можно зарезер­вировать денежные средства. Указание резервировать или нет денежные средства под заявку, производится в самой заявке. Ре­зервирование производится с указанием определенного места хранения денежных средств.

Снятие резерва по заявкам производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств, причем, если документ неоплачен, то резерв переводится из состояния резерва по заявке в состояние резерва по первичному документу.

При оформлении резерва системой автоматически будет контро­лироваться наличие денежных средств в свободном остатке. Сво­бодным остатком считается объем денежных средств, который фактически имеется в кассе или на расчетном счете за минусом резерва под другие заявки и денежных средств по платежам, на которые оформлен первичный документ, но не стоит признак оп­латы.

Учет заявок на расходование денежных средств - это фактически учет намерений об изменении состояния денежных средств, и, согласно методологии, должен быть связан с учетом намерений изменения взаиморасчетов. Поэтому при оформлении заявок на расходование средств в системе автоматически уменьшается ве­личина планируемого долга перед покупателями или увеличива­ется планируемый долг поставщика.

Планируемые поступления денежных средств

Резервировать денежные средства по заявкам можно не только имеющиеся в фактическом наличие в кассах или на расчетных счетах, но и запланированные к поступлению. Учет плановых по­ступлений денежных средств ведется пользователем по мере по­лучения подтверждения информации, например, об оплате счета. С одной стороны, плановый объем поступлений денежных средств может быть оценен как сумма платежей в документах по­ступления денежных средств, в которых еще не стоит признак оплаты. Такими документами могут быть, например, платежные поручения, полученные нами от клиентов по факсу.

Однако, если у менеджера есть информация о поступлении де­нежных средств, а регистрировать документ оплаты пока нет воз­можности (например, не все данные для оформления документа известны), то можно с помощью документа «Планируемое посту­пление денежных средств» зафиксировать объем плановых посту­плений. Объем денежных средств запланированный к поступле­нию таким способом доступен для размещения в нем заявок на расход денежных средств. Поэтому при фиксировании плановых поступлений денежных средств вероятность их поступления должна быть достаточна высокой для адекватного планирования их расхода по заявкам.

Для размещения заявок на расход в плановом объеме поступле­ния денежных средств в документе «Заявка на расходование средств» предназначена закладка «Размещение». На этой закладке указываются места резервирования (банковские счета, кассы) или размещения (указываются документы планируемых поступле­ний). Допускается частичное резервирование или размещение суммы заявки.

В документах поступления денежных средств возможно указание документа планирования денежных средств, в этом случае суммы заявок размещенные а данном планируемом поступлении из со­стояния плановых перейдут в состояние зарезервированных.

Для закрытия нереализованных заявок на расходование денеж­ных средств и невыполненных плановых поступлений в системе предназначены документы «Закрытие заявок на расходование денежных средств», «Закрытие планируемых поступлений денеж­ных средств».