Требования к оперативности учета

В системе все механизмы автоматизации условно можно разде-лить на два больших класса:

• механизмы для поддержания операционной деятельности
предприятия;

• механизмы для ведения неоперативного учета.

В оперативный блок выделены все механизмы, составляющие операционную деятельность предприятия. С этой точки зрения по каждой хозяйственной операции фиксируются только те данные, которые известны по ней на момент ее появления, т.е. оператив-ные данные. Такие данные регистрируются в системе первичными учетными документами. Иногда операции в оперативном блоке могут не иметь документального подтверждения, т.е. не иметь бумажного варианта документа-основания. Например, в системе можно учитывать поставки товаров только в количественном вы-ражении с оформлением складских приходных ордеров, анализи-ровать остаток денежных средств с учетом неподтвержденных поступлений и неподтвержденных расходов средств.

Требование к оперативности диктуется со стороны всех видов учета. Например, в режиме реального времени в налоговом учете необходимо учитывать товары в разрезе ГТД, в бухгалтерском учете оперативно видеть данные по задолженности, остатки и обороты по денежным средствам, в управленческом учете видеть актуальное состояние взаиморасчетов, остатков материальных ценностей на складах, в бюджетировании оперативно контроли-ровать исполнение бюджетов. Поэтому в каждом виде учета мож-но выделить участки, принадлежащие к операционной деятельно-сти.

Помимо требований оперативного учета данных, к блоку опера­ционной деятельности предъявляются требования оперативного контроля. При записи таких операций анализируется коррект-ность данных регистрируемых в первичных учетных документах, правильность ее оформления. Например, при регистрации опера-ций расходования наличных средств из кассы организации систе-мой оперативно анализируется возможность превышения суммой наличных средств имеющегося в кассе остатка, при формирова-нии заявки на расходование денежных средств анализируется со-ответствие данных операции параметрам контроля, установлен-ным в подсистеме бюджетирования.

Дальше каждая хозяйственная операция может получить свое отражение в неоперативном управленческом, бухгалтерском, на-логовом учете. Это могут быть операции, регистрация которых не критична по времени или операции уточняющие информацию из оперативного блока. В них уже невозможна отмена или измене-ние исходных данных, возможно только указание способа ее ин-терпретации в учете. Таким образом, для неоперативного учета могут использоваться как данные оперативного блока, так и дан-ные самих первичных учетных документов. Организация такого документооборота позволяет единожды вводить информацию о факте свершения хозяйственной операции, а затем только допол-нять ее информацией, характерной для каждого вида учета.

Помимо этого в каждом виде учета можно регистрировать пер-вичные документы, которые не отражаются в оперативном блоке. Как правило, это относится к операциям, которые уточняют дета-лизацию по какому-либо учету. Данные таких документов не тре-буют оперативного контроля, не влияют на оперативное принятие решений. Например, отдельным первичным документом можно зафиксировать распределение уже понесенных затрат на выпу-щенную продукцию для задач расчета себестоимости.

Все документы, которые фиксируют данные по хозяйственной операции, делятся на две категории. Большая часть документов содержит информацию о хозяйственной операции достаточную для отражения этой операции и в управленческом, и в регламен-тированном учете. В форме документов можно установить при-знак необходимости проведения хозяйственной операции по ви-дам учетов. В случае, если хозяйственная операция, зафиксиро-ванная документом, должна отражаться по нескольким видам учета, ответственные за свои направления работ по каждому виду учета могут:

• последовательно заполнять данные в одном документе, уста-
новив у него признак принадлежности и к управленческому и
к регламентированному учету;

• ввести один документ с признаком принадлежности только к
управленческому учету, а затем ввести либо дополнительно,
либо на его основании документ с признаком принадлежности
только к регламентированному учету.

Помимо документов, в которых возможны варианты отнесения их к разным видам учета, в системе есть ряд документов, которые фиксируют хозяйственные операции только по одному заданному виду учета.