Організовування діловодства

Під діловодством розуміють сукупність таких видів робіт:

§ складання кореспонденції (листування);

§ приймання листів, які надходять;

§ відправлення листів адресатам (вихідних документів);

§ реєстрація листів, що надходять і які відправляють;

§ зберігання відпрацьованих документів у поточному архіві;

§ передавання документів з поточного архіву до архіву постійного зберігання.

Діловодство організовують відповідно до Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Воно має забезпечувати оперативну роботу всього облікового апарату, її злагодженість.

Особливо слід звертати увагу на такі моменти діловодства: хто, коли одержав той чи інший документ, кому направлено його для виконання, яке прийнято рішення. У всіх підприємствах встановлюють єдиний порядок приймання документації, яка надходить, її реєстрації, відправки документів своїм контрагентам, зберігання відпрацьованих документів, формування папок-справ тощо. Вихідним елементом організації діловодства є номенклатура — перелік назв справ господарства для групування та зберігання в них документів.

Загальну номенклатуру справ для господарства складає канцелярія, погоджуючи її з різними підрозділами, у тому числі і з бухгалтерією. У цій номенклатурі зазначають перелік справ, які необхідно відкрити для зберігання. Для всіх служб та підрозділів господарства у номенклатурі відводиться певний код. Змістовно розроблена номенклатура справ має велике значення для правильної організації діловодства в цілому, надає спрямованості всій роботі.

В умовах використання ПК питання зберігання інформації на машиночитальному носії розглядають у трьох аспектах:

§ зберігання інформації у період оброблення на ПК;

§ зберігання у міжрозрахунковий період;

§ архівне зберігання.

Кожному машинному носію присвоюють порядковий інвентарний номер.

Основними вимогами до зберігання інформації у період оброблення з допомогою ПК є забезпечення:

§ контролю збереження інформації на машинному носії;

§ відновлення інформації на машинному носії в разі зруйнування або перекручування її;

§ захисту інформації від несанкціонованого доступу.

У міжрозрахунковий період у зберіганні інформації виділяють три операції: передавання на зберігання; зберігання; видавання інформації.

Надходження і видавання машинних носіїв здійснюються з реєстрацією у журналі приймання-видавання машинних носіїв. Архівне зберігання інформації має забезпечити:

§ зберігання інформації;

§ захист інформації від несанкціонованого доступу;

§ облік надходження та вибуття інформації архівного зберігання.

Архівному зберіганню підлягають машинні носії, що містять інформацію:

§ первинну, відображену у вигляді первинних документів або машиночитаних їх копій;

§ нормативно-довідкову;

§ необхідну для контролю правильного автоматичного формування вихідної інформації;

§ вихідну, відображену у вигляді вихідних машинограм.

Архівне зберігання інформації на машинних носіях може здійснюватися як у загальному архіві підприємства, так і у спеціальних архівах бухгалтерії. Звичайний гарантійний строк зберігання документів на машинних носіях — 5 років.

Після закінчення строків зберігання документи, які не підлягають передаванню на державне архівне зберігання, знищують. Машиночитані документи підлягають дефектуванню і списанню. При цьому складають акт про анулювання машиночитаних документів і у карточці обліку носія роблять запис із зазначенням причини списування машинного носія, номера акта про анулювання і дати його складання.

Використання систем автоматизації ділових процесів дозволяє говорити про наступні переваги впровадження нової технології організації управлінської діяльності в порівнянні з традиційними:

§ забезпечується висока ефективність ухвалення рішень;

§ раціоналізувалися і інтегруються інформаційні процеси, зокрема удосконалюється організація документообігу підприємства;

§ підтримується оперативна настройка системи автоматизації на зміни порядку роботи, що складається на підприємстві;

§ усувається дублювання функцій;

§ підвищується ефективність роботи в цілому;

§ знижуються витрати на інформаційний супровід функціонування підприємства.