Реклама и информирование потенциальных участников

Информационные материалы о мероприятиях деловой программы включаются в общую рекламную кампанию выставки.

Основная информация относительно мероприятия составляет резюме программы, куда входят название, тема, все контакты и даты, вся полезная информация, сервис и пр. С этой программой работают организаторы. Информация, открытая для публики, формирует программу для посетителя. Такая программа исполняет ряд функций: во-первых, она должна дать посетителям информацию, нужную для посещения лекций, регистрации; во-вторых, это часть промоушна. Программа обычно включается в пакет прямой рассылки, чтобы подстегнуть посещаемость. Наконец, это также возможность отметить спонсоров, назвать получивших призы, и т. п. Некоторые ассоциации используют программу как рекламную возможность. Это повышает доход от мероприятия.

Практика показывает, что для успеха деловой программы общевыставочной рекламы недостаточно, хотя сами организаторы конференций и семинаров в рамках выставки часто ошибочно уверены в обратном. И проблема не в том, что плоха реклама выставки, а в том, что методы приглашения посетителей выставки и участников конгрессного мероприятия различны, а также аудитории не всегда совпадают, хотя и пересекаются. Поэтому необходимо сосредоточить усилия на привлечении участников на конкретные мероприятия, определив их целевую аудиторию и рекламно-информационные инструменты. Потенциально перспективными методами работы можно назвать следующие:

• оповещение по ведомственным информационным каналам;

• реклама и информация в специализированных и корпоративных изданиях;

• персональные приглашения (по почте, факсу, курьером);

• афиши внутри ведомств, офисов и др. вовлеченных в орбиту мероприятия структур.

Часто организаторы выпускают отдельные билеты на мероприятия, проводимые в рамках выставки, публикуют в СМИ регистрационные листы.