Основные задачи месячного бюджетирования

Месячный бюджет представляет собой детальный план деятельности компании на месяц, представленный в виде системы взаимосвязанных исходных и результирующих блоков. Месячный бюджет составляется на базе годового бюджета с более глубокой де­тализацией и уточнением планируемых данных на год. Поскольку на месяц несложно со­ставить подробный план действий, месячный бюджет должен быть максимально, хотя и в разумных пределах, детализирован. Например, при 20—30 ассортиментных позициях бюджет продаж можно спланировать по всему ассортименту товара, а также по основ­ным клиентам компании. В соответствии с бюджетом продаж можно рассчитать и отпра­вить поставщику бюджет закупок по всему ассортименту, чтобы избежать риска срыва поставок. Затраты также можно спланировать по всем статьям по каждому центру ответ­ственности отдельно. Приход и расход денежных средств также можно детализировать до клиентов и центров ответственности.

В то же время, излишняя детализация может сделать месячный бюджет трудно вос­принимаемым для принятия оперативных управленческих решений. Главное, о чем нужно помнить при разработке месячного бюджета, - это разумная необходимость детализа­ции бюджета. Необходимо сопоставлять выгоды от детализации данных с затратами вре­мени и ресурсов на разработку месячного бюджета. Например, для предприятия, у которо­го 300 клиентов и 2000 позиций товара, не нужно планировать продажи по каждому клиенту и позиции. Необходимо сгруппировать клиентов по каким-либо признакам (например, в зависимости от доли в общих продажах, предоставляемой отсрочке, по регио­нальному признаку и т. д.), а в ассортименте выделить топ-позиции (по правилу Парето, согласно которому 20 % наименований ассортимента составляют 80 % объема продаж), сгруппировав все остальные позиции в группу «прочие». В противном случае процесс ме­сячного бюджетирования настолько усложнится, что им невозможно будет управлять, и в результате получится работа ради работы, а не ради результата.

Основными задачами месячного бюджетирования являются:

· уточнение и корректировка данных годового бюджета;

· управление затратами - «тратить только то, что было запланировано»;

· управление денежными средствами - расходование денежных средств на основании планируемых значений;

· контроль своевременности поступления денег;

· обеспечение положительного денежного счета - возможность заранее предусмотреть необходимость краткосрочного финансирования при появлении дефицита денежных средств;

· оптимизация запасов - на складе хранится только то сырье, которое планируется ис­пользовать в производстве в бюджетном месяце;

· эффективное управление закупками - заказывается только то, что нужно для произ­водства, поставка осуществляется в нужные сроки;

· эффективное распределение товара в системе - товар распределяется между подраз­делениями в соответствии с их бюджетами продаж (особенно важно для торговых компаний с разветвленной структурой филиалов);

· мотивация сотрудников - поощрение за выполнение плана, взыскание за срыв.

Месячный бюджет не должен существовать отдельно от годового, он должен уточ­нять и дополнять его (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Источники данных для формирования месячного бюджета

Общая схема формирования месячного бюджета изображена на рис. 1.2.

Данная блок-схема не отражает всех возможных взаимосвязей между бюджетами, но описывает логическую последовательность процесса месячного бюджетирования. На ней так­же не изображены все возможные оперативные бюджеты, так как полный перечень бюджет­ных таблиц для каждой компании устанавливается в зависимости от специфики деятельности.

Для определения интервала времени для месячного бюджета менеджмент компании должен определить, какие основные цели ставятся перед данным бюджетом. Если основ­ной задачей месячного бюджетирования является эффективное управление товаром на складе и если продажи значительно колеблются в течение месяца, целесообразно будет разработать бюджеты с разбивкой по неделям или по декадам. Для компаний со стабиль­ным объемом продаж в течение месяца (примерно равные отгрузки в неделю) можно со­ставлять бюджеты на месяц в целом.

Рис. 1.2. Блок-схема формирования месячного бюджета