Опис справ

В архівних установах пошук документів та інформуванняпро їхній склад і зміст забезпечують архівні довідники, створення ко­трих є важливою складовою діяльності архіву як запоруки акти­вності використання архівної інформації."Лише те архівосхови­ще гідне назви науково організованої установи, де матеріали на­лежно пристосованій постійно пристосовуються для їх всебічно­го використання",— зауважував В.Веретенников, маючи на увазі розроблення архівних довідників.

Створений па єдиних методологічних і методичних засадах ком­плекс взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі елект­ронних, призначений для розкриття складу і змісту архівних до­кументів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації, становить систему науково-довідкового апарату (СНДЛ) до документів НАФ.

Усі довідники залежно від виконуваних ними функцій (контрольно-облікової, обліково-пошукової, інформаційно-пошукової ) відповідно поділяють на групи:

а)облікові документи архіву (книга надходжень, список фондів архіву, аркуш фонду);

б) ЦФК, архі­вний опис;

в) каталоги, путівники по фондах, покажчики, огляди документів.

СНДА адаптована до існуючої ієрархії комплексів архівних документів в НАФ і відтворює їхній склад та зміст на різних рівнях. Так, довідник "Государствснные архивы Украинской ССР" (К., 1988) дає коротку інформацію про склад і зміст архівних фондів усієї держави, а путівник по конкретному архіву дає ін­формацію на рівні архів-фонд, огляд фонду — на рівні фонд-справа, каталог — на рівні справа-документ.

У СНДЛ постійно вдосконалюються наявні види довідників, а також створюються нові у відповідності а принципами її побудови:

А) взаємозв’язку і взаємодоповнюваності між довідниками;

Б) чіткими і конкретними функціями кожного довідника;

В) єдності методики створення НДА і забезпечення уніфікації створення кожного виду довідника;

Г) наступності видів НДА з діловодством, відомчими архівами, усіма рівнями держархівів і на кінцевому етапі – з автоматизованим пошуком інформації.

Залежно від представлених у довідниках документ них комплексів усі архівні довідки поділяють на: міжархівні, міжфондові, внутрішньо фондові.

Всі облікові документи та архівні довідники, взаємодіючи та взаємодоповнюючи систему, створюють у комплексі необхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечують облік і контроль за збереженням архівних матеріалів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст та місцезнаходження.

Усі архівні довідники поділяються на типи, а всередині типу – на види (підвиди). Тип архівного довідника визначаться його цільовим призначенням у СНДА. Існують такі типи архівних довідників: архівний опис, архівний каталог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів.

Залежно від об’єкту описування, його аспекту, ступеня деталізації кожен тип архівного довідника має свої види, а всередині виду – підвиди. Зупинимося на основних з них, насамперед на архівному описі. Його складання передує будь-якій дальшій роботі архівіста у створенні інших видів інформаційно-пошукових довідників (оглядів, путівників, каталогів). Він призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їхньої систематизації всередині фонду, а також обліку справ. Описи вкладаються у діловодстві та архівних підрозділах установ; у державних архівах описи складаються на документи, що надійшли неописаними до архіву, а також під час перероблення неякісних описів.

Як довідник і обліковий документ опис має властивості, зумовлені його основним призначенням. Здійснюючи функцію обліку, опис є первинним обліковим документом для кожної справи і для кожного фонду в цілому, одночасно закріплює організацію документів у фонді. Як довідник опис забезпечує повну інформацію про зміст та склад справ певного документального комплексу (фонду, його частини, об’єднаного архівного фонду, колекції).

Опис складається з переліку справ (описових статей) і допо­міжного довідкового апарату до нього. Описова стаття згід­но з ISAD(G) включав такі інформаційні характеристики по кожній справі: порядковий помер запису справи до опису; ін­декс справи за номенклатурою; заголовок справи з інформаці­єю про оригінальність документів, спосіб їхнього відтворення, анотацію найцінніших документів справи; крайні дати спра­ви; кількість аркушів. Додаткові дані можуть бути вміщені у графі для приміток, а також зазначені терміни зберігання у описах на матеріали довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат, як правило, представлений відомостями на титульній сторінці, передмовою, списком скорочених слів, покажчиками, перевідною таблицею шифрів (якщо опис перескладався), змістом, хоча для різних катего­рій фондів може бути різною кількість покажчиків.

Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій. Головні завдання інформатизації в архівній справі базуються на її функціях і спрямовані на:

• оптимізацію традиційних технологій справи, які й досі залишаються в цілому рутинними, зокрема процесів експертизи, комплектування, опису та обліку фондів, каталогізації тощо;

• вдосконалення системи управління архівною справою – підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового та кадрового забезпечення та функціонування системи і управління інформаційними і документальними ресурсами архівної сфери;

• забезпечення широкого доступу до документної інформації, створення в електронній формі системи внутріархівних, міжархівних, галузевих та міжгалузевих архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів як у електронній формі, так і з виведенням на традиційний друк, та активно використовувати її в інтересах вирішення актуальних завдань суспільства;

• вирішення на новому рівні проблеми збереження фондів та зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових БД, видавничої діяльності в галузі публікації документів тощо.

5.2.Організаційні форми використання документів

До основних напрямів діяльності держав­них архівів належить створення умов для всебічного викорис­тання відомостей, що містяться в документах НАФ. Прийняття Верховною Радою в другій половині 1990-х років законів Ук­раїни "Про інформацію", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про державну таємницю", "Про охорону ав­торських і суміжних прав", "Про Національну програму інфор­матизації", Конституції України створило міцне підґрунтя для впровадження нових інформаційних відносин, у тому числі в га­лузі архівної справи. Фактично відбулася своєрідна революція-ліквідація обмежень, встановлених з політичних та ідеологічних міркувань, створення можливості вільного доступу громадян до ретроспективної інформації, яку зберігають державні архіви.

У процесі забезпечення суспільства ре­троспективною документною інформацією виділяють три етапи. Суть першого - організації користування документами - по­лягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами - їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів мо­жуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап - власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує от­риману з архівних документів інформацію.

Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є вико­нання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитій громадян через надання архівних копій та довідок про трудовий стаж, заробітну платню, освіту, перебування в армії, участь у бо­йових діях, нагородження, переслідування тоталітарним ре­жимом, громадянський стан, майнові права, державну і громад­ську діяльність.

Для отримання такої інформації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фондами державних, ад­міністративних, освітніх та інших установ. Виконують соціаль­но-правові запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок). Довідковий стіл приймає заяви від громадян, реєструє їх, надає необхідні кон­сультації відвідувачам і видає архівні довідки. Для ефективного функціонування довідкового підрозділу необхідні забезпечення його загальною і спеціальною довідковою літературою, спеці­альними картотеками (перейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу).

Основна робота працівників довід­кового підрозділу полягає у точному визначенні архівних фондів з потрібними відомостями, перегляді описів, довідкових карто­тек і поаркушного перегляду справ. Результати пошуку подають у вигляді архівної довідки - інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посиланням на пошукові дані документів; архівної копії - письмового від­творення всього тексту документа, офіційно завіреного архівом; архівного витягу - дослівного відтворення частини тексту до­кумента, що належить до певного питання, факту, особи, офі­ційно завіреного архівом.

Питання для самоконтролю

1.Що таке архівний витяг.Хто і в які терміни складає архівний витяг.

3.Хто має право користуватися документами архіву.

4.Що робити якщо у документі різночитання імен.

5.Як наводимо назву установи-фондоутворювача в тексті довідки у першому згадуванні.

6.Які правила видачі справ із архіву.

7.Хто і в які терміни видає архівну справу.

8.Хто має право користуватися документами архіву.

6.ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕННОСТІ ДОКУМЕНТІВ АРХІВУ

Приміщення архіву складаються з:

• сховища для зберігання документів;

• робочої кімнати працівників архіву;

• окремої кімнати (читального залу) для роботи з документами відвідувачів.

В архівах, де зберігається невелика кількість документів (до 600 справ), допускається вивчення документів відвідувачами в робочій кімнаті працівників архіву.

Сховище архіву має бути віддаленим від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, пов'язаних із зберіганням або застосуванням вогненебезпечних, хімічних речовин, харчових продуктів і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається лишеза умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховище.

Приміщення архіву повинні мати запасний вихід. Зовнішні двері приміщень ізолюються металом, у неробочий час вони опечатуються. Печатка разом з ключами від приміщення архіву зберігаються у чергового по установі або в іншому місці згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо приміщення архіву розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються металеві ґрати та охоронна сигналізація.

Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17 - +19° С, відносна вологість - 50 - 55 %. У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується встановлювати кондиціонери, зволожувачі повітря. Для виміру кліматичних параметрів у сховищах установлюються баротермогігрометри, показники яких щотижня фіксуються в реєстраційному журналі.Перевіряння роботи вимірювальних приладів здійснюється щороку. Освітлення в архівосховищах може бути природним та штучним. При природному освітленні не допускається попадання сонячних променів на документи, для чого вони вміщуються в картонажі, папки з клапанами. Вікна в сховищах захищаються щільними шторами, жалюзями або.віконницями, стелажі розміщуються перпендикулярно до вікон.

Для штучного освітлення в архівосховищах застосовуються електролампи в плафонах або люмінесцентні лампи фіолетового або жовтого відтінків.

Прийом-передача документів при зміні завідувача відомчим архівом (обличчя, відповідального за архів)

При зміні завідувача відомчим архівом (обличчя, відповідального за архів) прийом-передача документів і обліково-довідкового апарата до них, а також приміщень архіву, інвентарю й устаткування виробляється по акті.

Для прийому-передачі справ завідувачем архівом наказом керівника організації призначається комісія в складі не менш 3-х людина. До складу комісії включається голова служби діловодства.

Прийом-передача справ обличчям, відповідальним за архів, знову призначуваному обличчю виробляється в присутності третьої посадової особи, призначуваного керівником організації.

При прийомі-передачі справ необхідно перевірити наявність і стан:

· Документів архіву, у тому числі особливо коштовних справ і страхових копій особливо коштовних документів;

· Облікових документів і науково-довідкового апарата до документів (паспорта архіву, описів справ і замінюючи їх номенклатур справ, аркушів фондів, справ фондів і карток фондів, книг надходжень і вибуття документів, довідкових карток);

· Печаток і штампів архіву;

· Протипожежного й охоронного устаткування;

Необхідно перевірити також:

· Умова збереження документів.

Акт прийому-передачі документів при зміні завідувача архівом (обличчя, відповідального за архів) підписується що здає і приймає документи архіву, членами комісії (третім обличчям) і затверджується керівником організації.

У випадку виявлення при прийомі-передачі документів їхньої нестачі необхідно про це негайно інформувати керівника організації і вжити заходів до їхнього розшуку.

Передача документів при реорганізації чи ліквідації організації

Порядок передачі і подальшого використання документів організації при чи реорганізації ліквідації останньої передбачається наказом про чи реорганізацію ліквідації організації.

Передача документів ліквідованої організації входить в обов'язок комісії, утвореної для передачі справ і майна.

При реорганізації організації з передачею її функцій іншої організації остання приймає по акті незавершені діловодством справи реорганизуємій організації і її архів.

Якщо функції реорганизуємої організації передаються декільком організаціям, то її документи, що відносяться до складу НАФ, повинні бути передані у відповідний державний архів, а документи з неминулими тимчасовими термінами збереження і по особовому складі – в архів вищестоящої організації.

Незавершені справи, а також особисті справи співробітників передаються в організацію - правонаступник, якій передані функції реорганізованої організації

При реорганізації організації, коли з її складу виділяється структурний підрозділ зі статусом організації, останньої передаються незавершені діловодством справи, що відносяться до профілю її діяльності, а також особисті справи й особові рахунки співробітників, що перейшли на роботу в цю організацію.

ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ТА ТЕРМІНИ

Авторський архівний каталог – іменний каталог архіву, який містить вторинну документну інформацію архівів про авторів кіно-, фото-, фоно- та науково-технічних документів.

Анотація –1) короткий виклад змісту та відомостей про склад документів в архівних довідниках; 2) коротка характеристика найцінніших документів, зміст і особливості яких не охоплюються заголовком справи.

Аркуш обліку кіно-, фото- і фонодокументів – обліковий документ, призначений для сумарного обліку відповідного виду документів та їх руху, обліку й нумерації описів.

Аркуш фонду – основний обліковий документ, який фіксує зміни в назві фонду, а також у кількості і складі документів архівного фонду.

Архів – соціальна інституція (спеціалізована установа), що забезпечує потреби суспільства у ретроспективній документній інформації через архівні документи, організуючи їхнє зберігання та використання.

Архівна довідка – вид інформаційного документа, який має юридичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що становлять зміст запиту, із посиланням на пошукові дані документів.

Архівна інформація – сукупність первинної та вторинної документної інформації архівів.

Архівна колекція – сукупність окремих, поєднаних за однією або декількома ознаками документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондоутворювачів; є одиницею обліку архівних документів.

Архівна копія – письмове відтворення всього тексту документа, офіційно завірене архівом.

Архівна система – сукупність основоположних принципів організації і управління архівною справою, способів та технології її ведення, що забезпечують цілісність і скоординованість функціонування архівної галузі.

Архівна справа – галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, політико-правові, культурологічні та техніко-економічні аспекти організації зберігання архівних документів та використання їхньої інформації.

Архівна україніка – архівні документи, що стосуються історії України й українського народу.

Архівна установа – спеціалізований заклад чи структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи.

Архівне описання – результат процесу архівного описування; син. описова стаття.

Архівне описування – процес відбору репрезентативних інформаційних характеристик об'єкта описання для його адекватного відтворення в описовій статті (моделі) з метою ідентифікації архівного матеріалу, виявлення змісту документів і документних систем, що утворили їх.

Архівний довідник – елемент системи науково-довідкового апарату, що містить вторинну документну інформацію; призначений для розкриття складу і змісту первинних архівних документів.

Архівний документ – документ, що зберігається або підлягає зберіганню в архіві з метою забезпечення потреби в ретроспективній документній інформації або через його значущість для власника.

Архівний опис – тип архівного довідника, призначений для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання, розкриття їх змісту та закріплення систематизації документів у межах архівного фонду.

Архівний фонд – 1) комплекс документів, історично або логічно пов'язаних між собою, що утворилися в результаті діяльності певної установи або особи; 2) основний підрозділ класифікації архівних документів на рівні незалежного цілого, що має одного фондоутворювача; 3) основна одиниця обліку документів НАФ.

Архівні технології – сукупність методів виконання комплексу послідовних і взаємопов'язаних робіт з архівними документами, спрямованих на забезпечення їхньої збереженості й використання ретроспективної документної інформації.

Архівознавство – комплексна система знань, що вивчає теорію, історію і практику архівної справи, її правові та економічні засади.

Відеодокумент, відеофонограма – аудіовізуальний документ, що містить зображувальну та звукову інформацію, зафіксовану відповідно відео- та звукозаписом.

Географічний архівний каталог – різновид архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію архіву про географічні й топографічні об'єкти.

Географічний покажчик – різновид допоміжного покажчика, який містить топоніми.

Державна реєстрація документів Національного архівного фонду – реєстрація уповноваженими державними архівними установами усіх документів, які віднесені до НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власності, здійснювана з метою забезпечення державного контролю за збереженістю документів.

Державний облік документів Національного архівного фонду – облік документів НАФ, що здійснюється державними архівними установами за встановленими єдиними формами облікових документів.

Джерела комплектування архіву – юридичні або фізичні особи, що безпосередньо передають документи в архіви відповідно до їх профілю або потенційно можуть стати такими.

Довідковий інформаційний фонд (ДІФ) – сукупність впорядкованого масиву документів та довідково-пошукового апарату до них, призначена для оперативного інформаційного обслуговування архівних установ.

Довідково-пошуковий апарат ДІФ – система каталогів, картотек (у тому числі фактографічних, які уможливлюють отримання безпосередньої відповіді на конкретний запит) та бібліографічних посібників, що забезпечує нагромадження і видачу інформації про склад і зміст матеріалів ДІФ, а також інформації про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.

Документ – запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого – збереження і передавання інформації в просторі й часі.

Документи особового походження – документи, що утворилися впродовж життя, наукової, творчої, службової, громадської та іншої діяльності особи (сім'ї, роду), а також ті, що відклались у їхніх особистих (сімейних, родових) архівах.

Допоміжні облікові документи – облікові документи, необхідність ведення яких визначає архівна установа.

Доступ до архівних документів – санкціонований повноважною посадовою особою дозвіл на ознайомлення користувача з потрібними йому документами архіву.

Експертиза цінності документів (ЕЦД) –визначення наукової, історико-культурної та практичної цінності документів на підставі діючих принципів та критеріїв; див. також ЕК, ЕПК.

Експертна комісія (ЕК) – дорадчий орган в установах, який розглядає методичні і практичні питання експертизи цінності документів та організації документальної частини діловодства.

Експертно-перевірна комісія (ЕПК) – дорадчий орган в державних архівних установах для вирішення науково-методичних і організаційних питань комплектування та експертизи цінності документів; контролює роботу експертних комісій.

Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів ~ створення й підтримання оптимальних умов зберігання документів, здійснення їх консервації, реставрації, відтворення, біозахисту.

Заголовок – елемент описання, що становить собою слово, фразу, характеристику або групу характеристик, якими називається одиниця описування.

Збереженість документів – стан незмінності у часі фізико-хімічних характеристик матеріальної основи документів та їх інформації.

Зберігання архівних документів – утримання й забезпечення збереженості архівних документів.

Іменний архівний каталог – різновид архівного каталогу, що містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в документах (авторський архівний каталог, виконавський архівний каталог, каталог документів з особового складу).

Інформатизація архівної справи – комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.

Картка архівного фонду – обліковий документ, призначений для централізованого державного обліку документів НАФ, що містить назву і номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його документів, а також місце його зберігання.

Картковий архівний опис – попередня форма архівного опису, текст якого записується на картках для полегшення систематизації документів у ньому, редагування заголовків, друкування (листового) архівного опису.

Каталог документів з історії установ – різновид предметно-тематичного архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація з історії розвитку установ класифікована за галузевою ознакою.

Каталог документів з особового складу – різновид іменного архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація про осіб систематизована за алфавітною ознакою.

Кінодокумент – аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки.

Класифікація архівних документів – віднесення документів на основі загальних принципів подібності і відмінності до комплексів архівних фондів, окремих архівних фондів, груп справ, окремих справ.

Книга державної реєстрації документів Національного архівного фонду – документ встановленого зразка, до якого вносяться записи номера, дати реєстрації та інших реквізитів реєстраційних свідоцтв на документи НАФ.

Книга обліку надходжень документів – основний обліковий документ, що послідовно у хронологічному порядку фіксує надходження документів до архіву.

Комплекс науково-технічної документації – науково-технічна документація, що виникає при проектуванні окремої споруди, при конструюванні одного виробу, розробці технології виготовлення або будівництва споруди (проект), при дослідженні наукової теми; є обліковою і класифікаційною одиницею.

Комплектування архіву – систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілю й рангу.

Користувач архівними документами – юридична або фізична особа, яка користується послугами архіву для ознайомлення з архівними документами.

Короткий довідник по архіву – різновид путівника по архіву, що містить систематизований перелік найменувань фондів з довідковими відомостями про них.

Критерії цінності документів – система науково обґрунтованих ознак, на підставі яких визначається ступінь цінності документів.

Мережа архівних установ – структурна основа архівної галузі, до якої входять архіви, архівні підрозділи міністерств, відомств, підприємств, організацій, громадських об'єднань, що здійснюють постійне чи тимчасове зберігання документів.

Міжархівний довідник – архівний довідник, що містить відомості про документи кількох архівів.

Міжфондовий довідник – архівний довідник, що містить відомості про документи кількох фондів одного архіву.

Мікрофільм – носій інформації, в складі якого одне або декілька мікрозображень, одержаних фотографічним шляхом і об'єднаних спільністю змісту.

Науково-довідковий апарат (НДА) архіву – комплекс архівних довідників, що створюється з метою розкриття складу та змісту документів архіву.

Науково-дослідна робота архівної установи – здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, які забезпечуватимуть дальше удосконалення архівної справи та діловодства.

Науково-інформаційна діяльність архіву – діяльність, спрямована на забезпечення споживачів інформації необхідною їм первинною і вторинною документною інформацією.

Національний архівний фонд України – сукупність архівних документів, незалежно від їх виду, місця створення і форми власності на них, що зберігаються на території України або за її межами і відповідно до міжнародних угод підлягають поверненню в Україну, відображають історію духовного й матеріального життя її народу та інших народів, становлять наукову, історико-культурну цінність, визнані такими відповідною експертизою і зареєстровані в порядку, передбаченому законодавством.

Номенклатура справ – систематизований перелік заголовків справ, що заводяться у поточному діловодстві організацій. Друкується на бланку організації і передбачає такі графи: індекси справ, їх заголовки, кількість, термін зберігання документів з посиланням на відповідну статтю відомчого переліку.

Об'єднаний архівний фонд – архівний фонд, що складається з документів, які утворились у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-установ з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) або фондоутворювачів-осіб, пов'язаних між собою родинними, професійними, творчими та іншими суттєвими стосунками.

Об'єктний каталог – різновид предметного каталогу в технічному архіві, в якому вторинна документна інформація систематизована за об'єктами (спорудами, виробами).

Облік документів архіву – комплекс заходів, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів та отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку.

Обліковий документ архіву – документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю архівних документів, закріплення їх організації та вивчення використання.

Огляд архівного фонду – вид архівного довідника, що включає систематизовані відомості про склад і зміст документів архівного фонду з джерелознавчим аналізом.

Одиниця зберігання архівних документів – 1) базова одиниця систематизації, описування та обліку архівних документів; 2) фізично відокремлений документ або сукупність документів, які мають самостійне значення.

Одиниця обліку архівних документів – одиниця виміру кількості архівних документів: архівний фонд (архівна колекція, об'єднаний архівний фонд), одиниця зберігання тощо.

Описова стаття – сукупність елементів описання, що містять у собі характеристику складу і змісту одиниці описання.

Основні облікові документи архіву – комплекс облікових документів, що є обов'язковими для державного архіву.

Особливо цінний документ (ОЦД) – цінний документ, що не втрачає значення для державного управління, оборони, економіки, культури, міжнародних відносин і не може бути поновлений як з огляду на його юридичне значення, так і на зовнішні ознаки.

Паспорт архіву – основний обліковий документ періодичної звітності, що містить відомості про кількість, стан і умови зберігання архівних документів та їх мікрокопій, склад науково-довідкового апарату до них і про кадри архіву.

Первинний документ – документ, створений у процесі фіксації інформації навколишньої дійсності і містить виклад фактів, методів, концепцій тощо.

Покажчик – самостійний архівний довідник або елемент довідкового апарату видання, що є алфавітним, систематичним або складеним за іншою ознакою переліком назв предметів чи явищ. згадуваних в архівних документах (виданні), із зазначенням пошукових даних цих документів.

Покажчик фондів архіву – міжфондовий архівний довідник, в якому інформація про фонди архіву подана в систематично-алфавітному порядку.

Предметний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація систематизована а алфавітному порядку найменувань предметів.

Предметний покажчик – вид допоміжного покажчика, в якому найменування предметів розміщені в алфавітному порядку.

Предметно-тематичний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву з однієї або декількох тем/ предметів розташована в логічній послідовності.

Реєстр описів – допоміжний обліковий документ архіву, що фіксує кількість архівних описів та деякі їхні характеристики (кількість справ, аркушів, примірників тощо).

Реквізит документа – обов'язковий інформаційний елемент (зазначення автора, дати тощо), властивий певному виду офіційного документа.

Реставрація документів – відновлення початкових або близьких до початкових властивостей і зовнішніх ознак пошкодженого чи зруйнованого документа.

Система науково-довідкового апарату – створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, у т.ч. електрон-них, призначений для розкриття складу і змісту архівних документів на всіх рівнях системи й пошуку первинної документної інформації.

Систематичний архівний каталог – вид архівного каталогу, в якому вторинна документна інформація архіву згрупована за галузями знань і розташована в логічній послідовності відповідно до схеми єдиної класифікації документної інформації.

Сімейний архівний фонд – архівний фонд особового походження, що складається з документів, утворених протягом життя та діяльності представників однієї сім'ї.

Справа – 1) група документів (документ), що стосуються одного питання або аспекту діяльності установи чи особи і зберігаються в окремій папці (палітурці); 2) одиниця зберігання писемних документів.

Стандартизація в архівній справі – встановлення визнаних державою єдиних норм, правил, вимог до різних об'єктів архівної справи.

Страховий фонд документів – упорядкована сукупність страхових копій унікальних документальних пам'яток та особливо цінних документів, що створюється для збереження документної інформації на випадок пошкодження (втрати) оригіналів і зберігається окремо від них у безпечному місці.

Тематичний путівник по фондах архіву/архівів – вид путівника по фондах архіву/архівів, що характеризує ту частину документів цих фондів, в якій міститься інформація з теми, і вказує назву або номери архівних фондів.

Унікальна документальна пам'ятка (УДП) – особливо цінний документ НАФ, який має виняткове історико-культурне значення для держави та суспільства, не має собі подібних і, з погляду юридичної сили, автографічності або зовнішніх ознак, не може бути відновлений у разі непоправного пошкодження чи втрати.

Централізація архівної справи – організація архівної справи й системи архівних установ у державі на єдиних засадах і при єдиному державному органі управління архівною справою.

Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України – вищий дорадчий орган Головархіву України з питань експертизи цінності архівних документів.

Питання для заліку