Номенклатура справ

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв справ, створених у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку з зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі із залученням фахівців та особи, відповідальної за архів установи, справ, що включає документи органів вищого рівня.

Кожна справа має свій індекс. Індекс справи структурного підрозділу

Складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справах томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: Т1; Т2 тощо.

У кінці ділового року номенклатура справ структурного підрозділу обов”язково закривається підсумковим записом. У якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ, підсумковий запис скріплюється підписом особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі.

Складається номенклатура справ слідуючих видів: конкретні, типові та

приблизні.

Конкретна – це систематизований перелік конкретних заголовків справ, намічених до заведення в діловодстві однієї організації в певному календарному році в відповідності з завданнями, які виконуються організацією.

Типовою і приблизною номенклатурою справ являються систематичні списки уніфікованих заголовків справ, які заводяться в діловодстві певної категорії організацій з однотиповим складом, які утворюються в процесі їх діяльності документів.

Терміни зберігання справ, передбачені типовою і приблизною номенклатурою справ, переносяться в конкретну номенклатуру справ, без змін.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов”язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архівного підрозділу: перший примірник – недоторканий, зберігається у структурному підрозділі; другий примірник передається в канцелярію установи; третій примірник використовується для формування справ і пошуків потрібного документу.

Номенклатура справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Самостійні відділи і управління установ складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому.

Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її внутрішньої побудови. Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої в установі структури. Підзаголовками у такій номенклатурі справ є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити канцелярію. Наприклад, канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реєстрації та збуту тощо.

Функціональний принцип (за напрямками діяльності) використовується у разі розподілу основних напрямків діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузь і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування, прогнозування тощо.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією установи і експертною комісією Єдиного державного міського архіву, після чого затверджується керівником установи.

У кінці ділового року номенклатура справ установи обов”язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник ділової служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляється в архівний підрозділ установи.

Зведена номенклатура справ установи і номенклатура справ структурного підрозділу щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується керівником установи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному погородженню з державним міським архівом один раз на п”ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Закінчені в діловодстві документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ.

3.2.Підготовка і передання справ до архіву.

Закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу повинні здаватися до архіву для наступного зберігання та користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів технікуму за рішенням її керівника.

Оформлення справ, заведених у діловодстві структурних підрозділів, покладається на працівників цих підрозділів за методичною допомогою архіву організації.

При передачі справ до архіву здійснюється їх підготовка. До неї входить

Формування та оформлення справ, нумерація аркушів, складання засвідчуваного надпису, складання внутрішнього опису, підшивки, оформлення обгортки справи, складання і оформлення опису справ.

До відомчого архіву передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу. Їх передача здійснюється тільки по опису.

Передача справ до відомчого архіву здійснюється по графіку, який складено архівом, погодженим з керівництвом структурних підрозділів і організацій.

Прийом кожної справи здійснюється завідуючим (спеціальним працівником) підвідомчого архіву (особою, відповідальною за архів) в присутності робітника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти кожної справи, включеної до нього, робиться відмітка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису указується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номера відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи працівників підвідомчого архіву і осіб, які передають справи.