Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А. 4 страница

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них - общие, присущие любому документу в момент создания Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Изучение функций документа имеет не только научное, но и большое практическое значение.

Контрольные вопросы

1. Каковы достоинства пиктографического письма?

2. В чем заключаются недостатки пиктографического письма?

3. Чем вызвано распространение пиктографического письма в наши дни?

4. Каковы достоинства логографического письма?

5. В чем заключаются недостатки логографического письма?

6. Когда была изобретена пишущая машина? Что изменилось в документировании с начала применения пишущих машин?

7. Кто и когда сделал первый фотоснимок?

8. В чем состоит особенность фотодокумента и в чем заключается его преимущество перед текстовым документированием?

Глава 3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Современное документирование включает в себя использование различных способов фиксации и передачи информации (см. главу 2). В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать.

Как уже говорилось, древнейшим способом фиксации информации было рукописное письмо. Изобретение пишущей машины привело к возникновению и быстрому распространению машинописного способа создания документов. Механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась в течение XX в. за счет появления все более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце ХГХ в. возник новый способ фиксации и передачи информации. Появились новые виды документов (телеграмма, телефонограмма). В конце XX в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавился факс (факсограмма).

Начиная с 1980-х гг. персональные компьютеры стали основным средством документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Все типы применяемых принтером (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе Естественно, что и в этом случае документы обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.

По мере развития локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Однако при всех способах документирования управленческих действий запись информации должна производиться по действующим правилам, которые устанавливают:

- состав применяемых в управленческой системе документов;

- компетенцию руководителей разных уровней управления, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок согласования и визирования документов, их подписания, утверждения и заверения печатью;

- виды применяемых бланков и порядок их использования;

- порядок работы по составлению документов и требования к их оформлению.

Правила документирования должны соблюдаться при составлении служебных документов в управленческих аппаратах учреждений, организаций и предприятий. Они определяют требования как к содержанию, т. е. текстам, служебных документов, так и к реквизитам - обязательным элементам их оформления.

В сфере управления действуют документы, входящие в разные системы документации.

Система документации - это "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению". Комплекс документов, составляющий систему документации, исторически формируется в соответствии с функциями управления, например: планирование деятельности, организация системы управления, учет и отчетность, кадровое обеспечение и др. Эти функции являются типовыми. В пределах отдельных организаций большую часть документов могут составлять специфичные - те, что документируют соответствующую отрасль деятельности. Например, в пенсионных фондах это документы по расчету и начислению пенсий, в вузах и других учебных заведениях - по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы - налоговая документация и т. д.

Соотношение управленческих документов, относящихся к различным системам документации, в разных организациях будет неодинаковым, т. к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и ряда других причин. При этом особая роль принадлежит системе организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительные документы применяются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от уровня управления, направления деятельности, формы собственности и организационно-правовой формы. В состав ОРД входят документы, которые фиксируют административные и организационные решения, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности. Именно они составляют основную часть документации, с которой работает любой аппарат управления.

Вся совокупность документов системы ОРД подразделяется в зависимости от их назначения:

- на организационные документы (положения, инструкции, регламенты и др.);

- распорядительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ и др.);

- информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы и др.).

Система организационно-распорядительной документации является унифицированной системой.

Унифицированная система документации (УСД) - это "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности". Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов. В ОКУД включены в настоящее время формы документов, входящие в различные общегосударственные унифицированные системы документации (приложение 2).

Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в т. ч. документировании. Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то УСД является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят государственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению.

Унифицированная форма документов включает в себя совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми; в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу
и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество,
оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы предполагает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Стандартизация - деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандарт - документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. В соответствии с действующим Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации - достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты в Российской Федерации затрагивают не только бумажные документы, но и создание (эксплуатацию) компьютерных систем и технологий.

Стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата - от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с последовательностью их заполнения и чтения. Рациональное размещение реквизитов в документах позволяет. максимально увеличить "полезную" площадь, которая отводится для текста - основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют, свои основные функции, т. е. фиксируют и сохраняют информацию в юридически значимой форме, служат свидетельством и доказательством определенных фактов и событий. Кроме того, соблюдение установленных правил обеспечивает эргономичность документов: они легко воспринимаются человеком, удобны в применение.хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе законодательных, нормативных и нормативно методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, компания) предусматривает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах. правилах, инструкциях. Правила составления и оформления документации, включенные во внутренние нормативные документы конкретизируют положения стандарта с учетом специфики деятельности организации, технологии документирования, условий работы ее управленческого аппарата. В этом случае требования стандарта приобретают нормативный характер и становятся обязательными для исполнения всеми работниками.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает в себя разные виды документов.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин "вид письменного документа" определяется как "принадлежность письменного документа к системе документации
по признакам содержания и целевого назначения"¹. Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Названия видов не произвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, в ОКУД включено около 5 тысяч унифицированных форм документов, в названиях которых используется 80 наименований видов документа. Следует иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названий видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В частности, в управленческой практике можно встретить документы с названием "информация", "предложение" и т. п., что является недопустимым.

Вместе с тем документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации уточняет понятие "разновидность". Например, вид документа "акт" имеет множество разновидностей: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

Виды документов имеют разный набор реквизитов.

Реквизиты - это обязательные элементы оформления официальных документов. Они позволяют идентифицировать информацию документа и в ряде случаев определить носитель информации³.

В состав обязательных элементов входят такие реквизиты, как "автор документа", "текст", "номер и дата", "адресат", "подпись", "печать" и др. Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово "заявление"), текст (предмет или причин составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланк организации, содержать указание на вид документа ("приказ" текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационной индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или составляется на компьютере и распечатывается на принтере Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как "идентификатор электронной копии документов" Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя заверенный печатью.

3.2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Для всех категорий и видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, установлен единый порядок их составления и оформления.

Под оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с составлением документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т. п.

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции; т. е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, предусмотренных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), закрепляются в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет состав реквизитов документов, входящих в систему, правила их расположения и оформления. Порядок расположения реквизитов приведен в приложениях 3,4.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется "формуляр-образец".

Формуляр-образец - это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Как уже говорилось, совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена ГОСТ Р 6.30-2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе ни в одном виде документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации должны использоваться следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 -резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его
вдело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.
Всё реквизиты можно разделить на три группы:

1. Реквизиты бланка (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12,13,14);

2. Реквизиты, придающие документам юридическую силу (01, 02, 08, 11, 12, 16,22,23,24,25,26);

3. Реквизиты, отражающие движение документов и порядок их обработки (делопроизводственные отметки) (11,12,13,15, l6, 17,19, 22, 23,24,25,26,27,28,29,30).

Такое деление достаточно условно. Как видно, большая часть реквизитов бланка также определяет юридическую силу документа, а порядок его обработки находит отражение не только

в делопроизводственных отметках, но и других реквизитах, проставляемых, например, при подписании документа, его регистрации и т. п.

3.3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Официальные служебные документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием реквизитов бланка. Последний вариант распространен при оформлении внутренних документов, которые не выходят за пределы организации (например, внутренней докладной записки, заявления и т. п.).

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому стандарту бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа¹.

Прежде всего, бланк придает информации официальный характер. Он является и "визитной карточкой" автора документа, т. к. отражает постоянную информацию об организации, характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги, которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из организации.

Наиболее распространенным способом изготовления бланков является типографский. Бланк может быть отпечатан также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата бумаги А4 (210x297 мм) и А5 (210x148 мм). Они используются преимущественно для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы и т. п.), служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата A3 (420x297 мм) может использоваться для изготовления документов, содержание которых оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6 (105x148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть созданы с учетом размеров полей.

Независимо от способа изготовления бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловой (угловой бланк).

В продольном бланке все реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, т. к. правый угол документа остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки (см. ниже) для писем и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты, инструкции). Продольные бланки (см. ниже) широко применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском языке, справа - на иностранном языке или национальном языке субъекта РФ.