Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А. 1 страница

Учебно-практическое пособие

Редактор И. М. Минсадыров

Корректор В. О. Дедова

Верстка Ю. Ш. Акчуриной

Подписано в печать 02.02.2012. Формат 90×60/16.
Усл. печ. л. 15,13. Тираж 100 экз. Заказ № 23/2012.

Редакционно-издательский отдел
Западно-Уральского института экономики и права.
614000, г. Пермь, ул. Сибирская, д. 35, литер Д, к. 106.

Тел.: (342) 210-51-81

E-mail: [email protected]

Издательский дом «Книжный формат».

614000, г. Пермь, ул. Пушкина, 80.

[1] Характеристики соответствуют ИСО (ISO – International standard Organization, т. е. Международная организация по вопросам стандартизации) «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В».

Т.В. Кузнецова

Л.В. Санкина

Т.Д. Быкова

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

УЧЕБНИК

Рекомендовано Учебно-методическим объединением вузов Российской Федерации

по образованию в области историко-архивоведения в качестве учебника

для студентов высших учебных заведений, обучающихся по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Москва

МЦФЭР

УДК 336.2(470)

ББК 65.050 К89

К89

Рецензенты:

М.В. Ларин - директор Всероссийского института документоведения и архивного дела, доктор исторических наук, профессор

Л.Н. Солянкина - кандидат экономических наук, доцент кафедры организационного развития Института управления РГГУ

Кузнецова Т.В., Санкина Л. В., Быкова Т.А.

К89 Документационное обеспечение управления: Учебник. - М: МЦФЭР, 2007. - 432 с.

ISBN 978-5-7709-0487-1

Учебник подготовлен в соответствии с государственным стандартом высшего профессионального образования по учебной дисциплине "Документационное обеспечение управления" и имеет гриф Учебно-методического объединения вузов РФ по образованию в области историко-архивоведения.

В нем дана характеристика законодательных и нормативных актов РФ, составляющих правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, рассмотрены требования к оформлению организационно-распорядительной документации, описаны технологии ДОУ, правила хранения и передачи документов в архив.

Учебник предназначен для студентов, обучающихся по специальностям: «Экономическая теория», «Мировая экономика», «Менеджмент организацию), «Государственное и муниципальное управление» и «Юриспруденция».

УДК 336.2(470)

ББК 65.050

ISBN 978-5-7709-0487-1 © Кузнецова Т.В, гл. 1-2, 2007

© Санкина Л.В., гл. 5-7, 2007

© Быкова Т.А., гл. 3-4, 2007

© ЗАО "МЦФЭР", 2007

Оглавление

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ.. 5

ПРЕДИСЛОВИЕ. 6

Глава 1 ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. 7

1.1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. 7

1.2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОУ. 15

Глава 2 СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ) И НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (ФУНКЦИИ) 21

2.1. СПОСОБЫ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ). 21

2.2. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА.. 27

Глава 3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.. 30

3.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 31

3.2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. 34

3.3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. 35

3.3.1. Бланки на двух языках. 39

3.3.2. Особенности оформления реквизитов бланка. 40

3.4. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА.. 48

3.4.1. Особенности оформления реквизитов, влияющих на юридическую силу документа. 49

3.5. РЕКВИЗИТЫ, ОТРАЖАЮЩИЕ ОБРАБОТКУ И ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ОТМЕТКИ). 62

3.5.1 Реквизиты, отражающие действия должностных лиц. 62

3.5.2. Делопроизводственные отметки. 65

3.6. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА.. 67

3.6.1. Элементы текста. 70

3.7. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. 72

3.7.1. Форматы бумаги и поля. 72

3.7.2. Требования к изготовлению документов. 73

Глава 4 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ. 75

4.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ.. 75

4.1.1. Устав. 76

4.1.2. Положение. 78

4.1.3. Инструкция. 81

4.1.4. Договор. 82

4.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.. 84

4.2.1. Приказ. 86

4.2.2. Распоряжение. 87

4.2.3. Протокол. 88

4.2.4. Решение. 97

4.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.. 97

4.3.1. Акт. 98

4.3.2. Справка. 99

4.3.3. Переписка (деловая переписка). 100

Глава 5 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.. 110

5.1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. 110

5.1.1. Организационные формы работы с документами. 111

5.1.2. Типовые организационные структуры службы делопроизводства. 112

5.1.3. Задачи и функции службы ДОУ. 115

5.1.4. Должностной состав службы ДОУ. 116

5.1.5. Численный состав службы ДОУ. 117

5.1.6. Регламентация деятельности службы ДОУ. 118

5.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 124

5.2.1. Характеристики документооборота. 125

5.2.2. Объем документооборота. 127

5.2.3. Прием и первичная обработка входящих документов. 128

5.2.4. Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение. 129

5.2.5. Работа исполнителя с документами. 130

5.2.6. Передача документов. 131

5.2.7. Обработка исходящих документов. 132

5.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. 133

5.3.1. Значение и общие правила регистрации документов. 133

5.3.2. Индексация документов. 134

5.3.3. Регистрационные формы.. 135

5.3.4. Организация информационно-справочной работы.. 137

5.4. КОНТРОЛЬ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. 138

5.4.1. Цели и задачи контроля. 138

5.4.2. Обязанности исполнителя. 140

5.4.3. Сроки исполнения документов. 140

5.4.4. Технология контроля. 140

5.4.5. Итоговый контроль. 142

Глава 6 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИЙ.. 144

6.1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ OCHOВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. 144

6.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ. 146

6.3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ.. 147

6.4. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.. 148

6.5. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.. 151

Глава 7 ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ.. 153

7.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ. 153

7.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. 154

7.3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. 155

7.4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.. 156

7.5. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ.. 158

7.6. ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ. 160

7.7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ. 161

ПРИЛОЖЕНИЕ. 162

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.. 4

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

ГОСТ 17914-72 - ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования".

ГОСТ Р 51141-98 - ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГОСТ Р 1.5-2004-ГОСТ Р 1.5-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения".

ГОСТР 6.30-2003 - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Закон №2-ФКЗ - Федеральный Конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Закон №1-ФЗ - Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Закон №14-ФЗ - Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Закон №24-ФЗ - Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

Закон №53-ФЗ - Федеральный закон от'01.06.2005 № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации".

Закон №59-ФЗ - Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Закон №125 ФЗ - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Закон № 129-ФЗ - Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Закон №149-ФЗ- Федеральный закон от27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Закон №152-ФЗ - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".

Закон №161-ФЗ- Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях".

Закон №184-ФЗ - Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

Закон №208-ФЗ - Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах".

Закон №1807-1 - Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации".

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

ОКПДТР— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.

Основные правила работы архивов организаций - Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Перечень типовых управленческих документов — Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Правила оказания услуг почтовой связи - Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2004 №221.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

УСОРД - Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению.

ISO 216:1975 - ISO 216: 1975 "Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В".

ПРЕДИСЛОВИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

Документы регулируют управленческую деятельность в любой организации независимо от направления ее деятельности и организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Организация документационного обеспечения управления -достаточно трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в деятельности учреждений, организаций и предприятий.

В главе 1 дана характеристика законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, которые составляют в настоящее время правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Кроме того, работы по документационному обеспечению управления как в государственных, так и организациях иных форм собственности должны проводиться в соответствии с нормативно-методическими документами межотраслевого действия, которые определяют порядок составления и оформления документов, организации работы с ними.

Документы - это сложное понятие, в котором выделяют информационную сущность документа, способы его создания и материальный носитель. Во второй главе раскрываются способы документирования в их историческом развитии, а также функции документов, соответствующие их назначению, в т. ч. и в сфере управления.

В деятельности любого аппарата управления используются документы, которые входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к составу, текстам и элементам оформления организационно-распорядительных документов установлены рядом нормативно-методических документов, в частности ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Особенности составления и оформления наиболее часто встречающихся в управленческой практике видов документов выделены в главу 3.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в любой организации осуществляется специальным структурным подразделением или службой, которая создается для организации, координации, контроля и выполнения типовых операции по получению, обработке и хранению документов.

Отдельная глава учебника содержит описание технологии ДОУ. В ней рассмотрены правила документооборота, регистрации и контроля за сроками исполнения документов.

Документы, создаваемые в любой организации, необходимы, прежде всего, для решения конкретных управленческих вопросов, соответствующих направлениям деятельности. Организация активно использует их в течение двух-трех лет. Для эффективной работы с документами необходимо систематизировать их, сформировать дела, организовать хранение таким образом, чтобы документы могли применяться в справочных целях.

Существующие правила хранения предполагают обязанность каждой организации проведения экспертизы ценности документов (для отбора их на дальнейшее архивное хранение и уничтожение тех документов, которые не имеют практической значимости). Подготовка документов к передаче в архив относится к наиболее регламентированным операциям ДОУ. Ответственность организаций разных организационно-правовых форм установлена в Российской Федерации законодательно, поэтому упорядочение документов является важной задачей документационного обеспечения управления.

Учебник предназначен для студентов, обучающихся по специальностям "Экономическая теория", "Мировая экономика", "Финансы и кредит", "Менеджмент организации", "Государственное и муниципальное управление" и "Юриспруденция", т. к. документационное обеспечение входит в профессиональную деятельность этих специалистов.

Глава 1 ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Экономические преобразования в жизни страны резко изменили отношение к документу, во-первых, как к доказательству совершения какого-либо факта, во-вторых, как к источнику информации, на основе которой принимается решение для получения прибыли, выигрыша в конкурентной борьбе.

Кроме того, отношение к документу изменило повсеместное внедрение в сферу управления электронно-вычислительных машин как качественно нового инструмента создания, передачи, систематизации и хранения документной информации.

Эти факторы вызвали постоянно возрастающую регламентацию вопросов документирования и работы с документами в законодательных и нормативно-правовых актах РФ.

Прежде всего, обратимся к Конституции РФ, являющейся главным документом государства и имеющей наивысшую юридическую силу на всей территории России. В ней перечислены виды законодательных актов, принимаемых в государстве: Конституция, федеральные конституционные законы и федеральные законы, обладающие прямым действием на всей территории России (ч. 1 ст. 76 Конституции РФ), уставы края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, принимаемые законодательным (представительным) органом соответствующего субъекта РФ (ч. 2 ст. 66 Конституции РФ), договоры (ч. 4 ст. 66 и п. 1 разд. II Конституции РФ). В Конституции РФ регулируется порядок внесения в нее поправок; внесения, рассмотрения, принятия, подписания и обнародования законов. В ней указаны виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ:

в соответствии со ст. 101-103 Конституции РФ Совет Федерации и Государственная Дума принимают постановления, а вопросы внутреннего распорядка своей деятельности отражают в регламенте;

Президент РФ издает указы и распоряжения (ст. 90 Конституции РФ);

Правительство РФ издает постановления и распоряжения (ст. 115 Конституции РФ).

Федеральные конституционные законы принимаются по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ (ст. 108 Конституции РФ). Например, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (далее Закон № 2-ФКЗ) дает описание Государственного герба и устанавливает порядок его официального использования. Прежде всего, это касается изображения герба на бланках и печатях. Закон № 2-ФКЗ, кроме того, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках: в многоцветном, одноцветном варианте и одноцветном без геральдического щита, а также документы, на которых воспроизводится Государственный герб РФ (документы, удостоверяющие личность, акты гражданского состояния и др. (ст. 4 Конституции РФ)). В Законе также указывается, какие организации имеют право на гербовую печать.

Статья 10 Закона определяет, что "порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации". Следовательно, вслед за Законом необходимо ознакомиться с постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". В постановлении определены полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие право на изготовление продукции с изображением государственного герба РФ. Последние изменения в этот документ внесены постановлением Правительства РФ от 14.12.2006 № 767 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности". В соответствии с новой редакцией исключаются: в абз. 1 п. 1 постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 слова "выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности". Другими словами, для изготовления гербовых бланков и печатей нужны лишь соответствующие сертификаты.

Вопросы документирования в большей или меньшей степени нашли отражение и во всех кодексах РФ. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском кодексе Российской Федерации (далее - ПС РФ, Кодекс), регулирующем гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемые в процессе этих правоотношений. Например, ст. 47 ГК РФ, касающаяся актов гражданского состояния, перечисляет разновидности актов (свидетельств): рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти и определяется порядок их регистрации, исправления и изменения записей актов.

Статья 52 ГК РФ целиком посвящена учредительным документам. В ней названы виды документов: устав, учредительный договор, указано, что "юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида", а также определен порядок придания таким документам юридической силы. "Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное в соответствии с настоящим Кодексом одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем". Здесь же устанавливается и содержание текста (состав информации) учредительных документов: "В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица". Статья 70 ГК РФ говорит об учредительном договоре полного товарищества, ст. 83 - учредительном договоре товарищества на вере. В Кодексе перечислены учредительные документы общества с ограниченной ответственностью (ст. 89 ГК РФ), акционерного общества (ст. 98 ГК РФ), производственного кооператива (ст. 108 ГК РФ), ассоциации и союзов (ст. 122 ГК РФ).

Глава 7 ГК РФ целиком посвящена ценным бумагам. В ней дается определение понятия "ценная бумага" (ст. 142), а ст. 143 перечисляет виды ценных бумаг: "государственная облигация, облигация, вексель, чек, депозитный и сберегательный сертификаты, банковская сберегательная книжка на предъявителя, коносамент, акция, приватизационные ценные бумаги и другие документы, которые законами о ценных бумагах или в установленном ими порядке отнесены к числу ценных бумаг". В главе 9 "Сделки" ГК РФ также имеются статьи, посвященные документам. Статья 160 "Письменная форма сделки" ГК РФ содержит важнейшие указания на порядок совершения сделки "путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами... Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон".

Статья 185 ГК РФ дает определение доверенности, указывает разновидности этого документа и требования к порядку удостоверения. Так, "доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена... Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации".

Главы 27 и 28 Кодекса целиком посвящены наиболее часто встречающемуся виду документа - договору и его разновидностям. В них не только раскрывается понятие "договор" (ст. 420 ГК РФ), но и указываются требования соблюдения законов при оформлении этого вида документа (ст. 422 ГК РФ так и названа - "Договор и закон"), определяются порядок вступления договора в силу и его форма (ст. 434 ГК РФ). Статья 432 "Основные положения о заключении договора" Кодекса указывает, что "договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной". Статья 435 Кодекса дает определение оферты и раскрывает ее содержание, а ст. 438 ГК РФ определяет и раскрывает содержание документа "акцепт".

В Гражданском кодексе РФ ряд статей посвящен порядку использования электронных каналов связи при обмене документами и электронной цифровой подписи (ст. 160,434,149,142 ГК РФ).

Заметное место компьютерным технологиям отведено в подписанной 18 декабря 2006 г. Части четвертой ГК РФ. Здесь дано определение баз данных (ст. 1260), указано, кто считается их изготовителем (ст. 1333), а также установлен порядок использования баз данных (ст. 1334).

Не меньше указаний на порядок документирования и виды документов содержит Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ, Кодекс).

Прежде всего, обратим внимание на то, что в Кодексе перечислены законодательные и иные нормативные правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения (ст. 5). К ним отнесены:

трудовое законодательство (включая законодательство об охране труда): ТК РФ, иные федеральные законы и законы субъектов РФ, содержащие нормы трудового права;

иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права:

Указы Президента РФ;

постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов РФ;

нормативные правовые акты органов местного самоуправления.

Большой раздел ТК РФ (разд. III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально: даны его определение (ст. 56), содержание (вся обязательная информация); ст. 57, форма (ст. 67), срок действия документа (ст. 58), порядок заключения (гл. 11), внесения изменений (гл. 12). Трудно назвать какой-либо другой вид документа, требования к составлению и оформлению которого были бы так тщательно рассмотрены в законодательстве.

В Трудовом кодексе РФ мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора.(ст. 40-44) и ученического договора (ст. 198-200), соглашения и его разновидностей: генерального, межрегионального, регионального, отраслевого (межотраслевого), территориального (ст. 45-51). Следует подчеркнуть, что специальная статья (ст. 47) раскрывает даже механизм разработки соглашения.

В статье 66 Кодекса содержатся указания еще об одном важнейшем виде документа - трудовой книжке. В частности, в ней перечисляются основные сведения, вносимые в этот документ. Обратим внимание на ч. 2 ст. 66 ТК РФ, согласно которой "форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации". Следовательно, вслед за ТК РФ при заполнении трудовой книжки надо смотреть акт Правительства РФ. Это Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". В тексте постановления Правительства РФ имеется отсылка к постановлению Минтруда России, утвердившему Инструкцию по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Кодекс перечисляет виды документов, представляемых при заключении трудового договора, и виды документов, создаваемых службой кадров при оформлении трудовых взаимоотношений (трудовой договор, приказ). При этом законом определены сроки составления и оформления этих документов. Статья 62 ТК РФ устанавливает порядок и сроки выдачи копий документов (названы их виды), связанных с работой.

В целом значительная часть Кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.

Специальная глава ТК РФ (гл. 14) посвящена вопросу защиты персональных данных работника. В ней мы находим определения терминов "персональные данные" и "обработка персональных данных", общие требования к обработке, защите, хранению, использованию и передаче персональных данных. Более детально вопросы защиты персональных данных раскрыты в новом Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон № 152-ФЗ). Закон также начинается с определения терминов ''персональные данные" и "обработка персональных данных", однако их сопоставление показывает, что они не совпадают (см. табл.).