Распорядительных документов

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость издания документа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка.

Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения (6).

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая имеет долженствующе-предписывающий характер.

Преамбула заканчивается, а основная часть текста начинается с ключевого распорядительного слова:

· в постановлении - постановляет (постановил, постановила, постановило );

· в решении- решает (решил, решила, решило);

· в распоряжении, указании - предлагаю, обязываю;

· в приказе- приказываю (приказываем).

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста:

· В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю).

· В распорядительных документах коллегиальных органов управления текст излагают от третьего лица единственного числа настоящего времени (постановляет, решает) или в форме прошедшего времени (постановил, решил) (7).

Слова постановляет (ПОСТАНОВИЛ), решает (РЕШИЛ), предлагаю, приказываю (ПРИКАЗЫВАЮ) и др. располагаются отдельной строкой сразу от границы левого поля или по центру, печатаются прописными буквами или строчными в разрядку (допускается печатать полужирным шрифтом). Таким образом они отделяют преамбулу от распорядительной части. После этих слов ставится двоеточие.

Затем с красной строки следует текст распорядительной части. К этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улучшить, активизировать, обратить внимание и т.д. (сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна).

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт строится по схеме:

· что сделать (предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - подготовить, зачислить, организовать, обеспечить, разработать и т.д.);

· кому сделать (в дательном падеже указываются исполнитель - организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, конструкторскому бюро, главному инженеру Степанову А.Р. Можно указывать исполнителя и обобщенно, например, директорам заводов, руководителям архивов).

· к какому сроку (срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности) (8).

Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Различают два типа контроля:

· контроль по существу,

· контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу решения вопроса находится в компетенции руководителя учреждения, который проверяет общее состояние работы, качество ее выполнения, суть решаемых управленческих задач. Поэтому последний пункт о возложении контроля за исполнением документа не требуется. Распространенная в делопроизводственной практике формулировка Контроль за исполнением приказа оставляю за собой (возлагаю на себя) избыточна по содержанию и ошибочна по грамматической форме: в тексте распорядительного документа уже есть глагол в форме первого лица настоящего времени, который не может сочетаться в составном сказуемом с другим глаголом в той же форме приказываю:.... возлагаю.

Контроль по существу может быть возложен руководителем на специально уполномоченное лицо или специалиста аппарата управления. В этом случает последний пункт распорядительного документа составляется так же, как и предыдущие (только без указания срока).: Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя по хозяйственной части Самойлова М.М. (9)

Контроль за сроками исполнения ведет служба ДОУ, а в небольшой организации, фирме - секретарь.

Распорядительные документы могут иметь приложения, однако отметка о наличии приложения как реквизит не оформляется. Указание о наличии приложения оформляется двумя способами:

1) если к распорядительному документу имеется одно приложение, то, как правило, ссылка на него включается в формулировку пункта: Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству;

2) если приложений несколько, то в соответствующих пунктах текста - в скобках пишется: (Приложение № 1), (Приложение № 2). Знак № может отсутствовать (10).

В самом прилагаемом документе на первом листе в правом верхнем углу пишут слово Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Приложение к приказу директора института от 22.09.2008 № 75	ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к распоряжению губернатора Санкт-Петербурга от 13.02.2008 № 32-р

Обязательным реквизитом распорядительного документа является заголовок, в котором чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок, как правило, начинается с предлога О (Об) и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, Об утверждении..., О введении..., О создании...) или существительных, указывающих на предмет (например, Об итогах..., О мерах...).

Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации, например, унифицированная форма приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта) и т.п.

Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят:

· Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации, товарный знак/знак обслуживания);

· наименование организации - автора документа,

· наименование вида документа,

· дата документа,

· регистрационный номер документа,

· место издания или составления (при необходимости),

· заголовок к тексту,

· текст,

· подпись (подписи).