Управленческих документов

Унификация текстов управленческих документов - это организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в управленческой деятельности.

Унификация текстов документов позволяет решать следующие задачи:

· упорядочить состав документов организации, фиксирующих однотипные управленческие ситуации;

· сократить временные и интеллектуальные затраты на составление документов;

· использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных и автоматизированных систем делопроизводства (9).

Унификация текстов документов заключается в построении единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца; в установлении единой композиционной структуры; в определении состава форм стандартных языковых формулировок.

Текст унифицированных документов оформляют в виде:

· связного текста;

· трафарета;

· анкет;

· таблиц;

· соединения форм (композиция в виде связного текста, анкет, таблиц) (10).

Связный текст - это логически и грамматически связанная совокупность предложений, в которых слова используются с учетом их смысловой сочетаемости. Содержание связного текста не предполагает его деления на постоянную и переменную информацию. По форме изложения информации и выбору языковых средств связные тексты делятся на типовые и индивидуальные.

Существует несколько пониманий термина типовой текст. Одно из них связано с так называемой «болванкой» - неким универсальным текстом, минимальные изменения в котором, обусловленные частными, конкретными обстоятельствами. Текст-«болванка» дает возможность получить документ, соответствующий по своему внешнему виду, фактическому и языковому составу определенной коммуникативной ситуации. Часто универсальные болванки используются при написании рецензий, отзывов, рекомендаций.

Второе понимание термина «типовой текст» основано на наличии определенного текста-ориентира, текста-эталона, служащего образцом при составлении документов данного типа. Наиболее четко этот принцип понимания проявился в создании сравнительно большого количества пособий, содержащих тексты-образцы.

Типовой текст - проверенный практикой образец документа. Необходимо только изменить адресные и именные данные, содержание реквизитов в соответствии с конкретными обстоятельствами, по поводу которых составлялся документ. Остальной текст образца воспроизводится практически дословно.

Трафарет - заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной, которая необходима в данном документе. Трафареты («шаблоны») используются в компьютерных программах, предназначенных для набора текстов (текстовых редакторов).

Степень трафаретизации текста может быть различной. Она определяется соотношением между долями предварительно внесенных фрагментов и заполняемых по ходу составления индивидуального документа.

Формализация документа, обеспечиваемая его построением по типу трафарета, решает различные вопросы, относящиеся к разным аспектам:

1) трафаретный принцип построения конкретизирует композиционно-смысловую структуру документа;

2) трафарет существенно упрощает работу с документом, в особенности для людей, которые недостаточно компетентны в вопросах делопроизводства;

3) трафаретный текст предупреждает возможность пропуска важных частей информации;

4) от степени формализации зависит приспособленность к алгоритмической обработке документов вплоть до автоматизации этого процесса;

5) применение трафаретных текстов позволяет увеличить производительность труда исполнителей, повысить оперативность работ в сфере управления;

6) трафаретный текст, обеспечивая точность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление документов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Время на написание текста и, его редактирование сокращается более чем в 3 раза. Если на написание обычного письма затрачивается 15-20 минут, то на заполнение трафарета не более 3-8 минут.

Трафаретные тексты особенно удобны в том случае, когда однотипные документы предназначены для рассылки многим адресатам. Например: письмо-приглашение на конференцию, письмо-напоминание о задержке оплаты и т.п. Трафареты используются и в приказах при оформлении на работу, увольнении и пр.

Разработанные проекты трафаретных документов представляются в структурные подразделения для согласования. При этом они корректируются с участием сотрудников подразделения, так как могут содержать специфические профессиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, который утверждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках представлен в двух экземплярах: первый - трафаретный бланк, второй - заполненный образец. Сборник снабжается рекомендациями по организации и внедрению трафаретных текстов.

Сборники рассылаются во все структурные подразделения, где определяется необходимый тираж каждого документа, исходя из месячной потребности. После определения тиража, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подразделения и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.

Анкеты - опросные листы для получения определенных сведений. Постоянная информация в анкете строго определена, сформулирована. Анкетные документы строятся по принципу диалога, а сам диалог имеет формат «вопрос-ответ». При этом вопрос не всегда может быть построен как традиционное вопросительное предложение, а ответ может быть подготовлен «подсказками» (предложен в списке возможных с точки зрения составителя анкеты вариантов ответов) или словами «да – нет».

Таблица - понятийная матрица, устанавливающая смысловые отношения между двумя или более системами данных. В связи с организацией таблиц и способами размещения в них материала вводятся понятия столбцы и строки. Столбцы (иногда их же называют колонками) - элементы таблицы, ограничиваемые вертикальными линиями или создаваемые вертикально расположенными фрагментами материала документа; строки - элементы таблицы, образуемые горизонтальными линиями или горизонтально расположенным материалом документа. В таблицах отсутствует повтор материала, элементы текста в них имеют назывной характер, рубрикация в виде подзаголовков вынесена в боковик (левая часть таблицы) и головку (верхняя часть таблицы).

В настоящее время большая часть документов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Индивидуальные документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако, несмотря на многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапазон производственных ситуаций, дающий повод для их составления, сравнительно ограничен. Большое количество документов, создающихся при однотипности производственных ситуаций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов.

Стандартизация текста документов обусловлена тем, что практически все они составляются по готовым образцам - шаблону, то есть по определенным законам. Поэтому выбор языковых средств, используемых в текстах официальных документов, также ограничен. Стандартизация языковых средств заключается в использование языковых формул (11).

Языковые формулы – устойчивые обороты, словосочетания, модели предложений, отобранные в результате многолетней практики; термины, принятые сокращения, условные обозначения единиц измерения, предусмотренные государственными стандартами.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:

· в гapaнтийнoм пиcьмe - Гарантируем возврат кредита в сумме.... до...; Оплату гарантируем. Наш расчетный счет...;

· в письме-претензии или в письме-напоминании - ... в противном случае будем вынуждены обратиться в арбитражный суд;...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции;

· в распорядительном документе - Контроль за исполнением приказа возложить на....

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют не только процесс составления документов, но и его восприятие. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов. Внимание адресата акцентируется на актуальной информации:

· без уважительной причины (+ действие, субъект);

· вступает в законную силу (+ что, когда);

· единовременное пособие (+ кому, сколько, какое);

· обжалованию не подлежит (+ что).

Широко используются в деловой речи устойчивые формулы, представляющие словосочетания и предложения:

· Сообщаем, что в период с... по...

· Сообщаем, что по состоянию на...

· Направляем (представляем, высылаем) Вам...

· Просим Вас рассмотреть вопрос о...

· Просим изыскать возможность...

· Принимая во внимание, что..., просим...

Стандартные выражения используются при передаче информации различного характера. Например: