Понятие первичных документов

Первичный документ – это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйст­венной деятельности. Первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте, долж­ны иметь достаточно строго определённую форму.

Ранее уже говорилось, что в бухгалтерском учёте все наблюдения состояния и движения ресурсов предприятия, имеющих денежное выражение, оформляют документа­ми. Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изна­чальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций назы­вают первичным учётом.

Например, если в организацию поступили материалы, то по этому поводу должен быть со­ставлен документ – приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объёма складских запасов, оправдывает наличие материалов. При этом сначала поступает материал, а затем составляют документ.

Если касса предприятия выдаёт наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ – расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Причём деньги подотчётному лицу выдают одновременно с распиской последнего в упомянутом документе, что деньги получены.

Если производству нужна очередная партия материалов, то выполняется следую­щая процедура:

- администратор составляет первичный документ – материальное требование, в котором содержится заявка на требуемое количество материалов, т.е. пока что документом оформлена только заявка;

- с этим документом сотрудник фирмы отправляется на склад, где и получает ма­териалы, а вместе с ними – расписку кладовщика в названном документе, который теперь оправдывает поступление материалов в производство;

- второй экземпляр того же документа с распиской получателя остаётся на складе: он оправдывает факт выбытия материалов со склада.

И так по каждой хозяйственной операции.

Каждый первичный документ содержит ряд реквизитов.

Реквизит – это элемент носителя информации, имеющий определённую смысловую нагрузку.

1. Реквизиты-идентификаторы первичного документа:

- наименование предприятия;

- наименование документа;

- код формы (для типового документа);

- номер документа;

- дата составления документа.

2. Реквизиты содержания документа:

- наименование подразделения организации (склада, цеха, участка и т.д.);

- дата операции;

- указание действующих лиц (инициаторы и исполнители);

- содержание операции (объект учёта, действие с ним и т.д.);

- мера операции (натуральные и денежные измерители).

3. Реквизиты, придающие документу юридическую силу:

- подписи администраторов и исполнителей;

- даты подписей;

- печать (нужна не всегда).

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, если реквизиты не заполнены делаётся прочерк. Записи в документах делаются средствами, обеспечивающими сохранность записей длительное время. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после её окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют:

- по форме – устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей;

- арифметической проверкой устанавливают правильность подсчётов;

- по существу – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку.

Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др.

Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы;

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учёта, а документы сдаются в архив.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов составляются сводные учётные документы.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведётся регистрационный журнал архивных дел.

Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательство РФ.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в архив утверждены Инструкцией Главного архивного управления, в которой указано, какие документы должны сдаваться в архив, а какие по истечении срока уничтожаться в организации. Квартальные балансовые отчёты хранятся 5 лет; главные книги и журналы, акты ревизий – 5 лет; годовые балансы – 10 лет; лицевые счета работников – 75 лет.