Составить график неофициального визита

Протокольные визиты, деловые встречи, беседы и переговоры являются наиболее распространенными формами международного делового общения.

О дне и часе визита стороны уславливаются заранее. Точное соблюдение визитером времени приезда обязательное и строгое протокольное правило. Нарушение этого правила рассматривается как проявление неуважения к лицу, принимающему с визитом, и поэтому самым отрицательным образом может отразиться на будущих отношениях с этим лицом. Ни на одно официальное мероприятие не допускается опоздание (время прибытия указывается в приглашении или иным способом). Не принимаются во внимание так называемые объективные обстоятельства - трудности с поиском дома, в котором находится лицо, принимающее с визитом, задержка из-за транспортных заторов, внезапная поломка автомобиля и т.д. Опоздание относят за счет неаккуратности визитера и всегда оставляет неприятный осадок. В этой связи рекомендуется заранее уточнить адрес (вплоть до предварительной поездки шофера к соответствующему дому, выехать на визит с учетом загруженности улиц города автотранспортом и т.д. Не является предосудительным приехать раньше на несколько минут, подождать вблизи дома, в котором будет происходить визит, и в точно назначенное время подъехать к подъезду. Рекомендуется соблюдать местные протокольные правила относительно формы одежды на визите. Иногда это может быть визитный костюм, в других случаях - обычный костюм, но темного цвета. Смешанный костюм недопустим. Обувь должна быть темной.

Важное заранее продумать вопросы, которые следует затронуть в беседе, о чем спросить и что сказать самому. Такой подход позволит с максимальной пользой использовать время визита. По законам гостеприимства инициатива ведения беседы принадлежит лицу, принимающему с визитом.

Важно правильно посадить гостя. Желательно иметь в специальной комнате для переговоров гостиный гарнитур. Главу иностранной делегации усаживают напротив главы делегации принимающей стороны. Нельзя сажать гостей к своему письменному столу, а также лицом к солнечной стороне. В крайнем случае необходимо опустить оконные занавески. Гость садится после того, как сел принимающий его. Во время визита подают кофе или чай, легкое угощение и вино - в зависимости от местной практики.

Протокольный визит длится, как правило, 10-15 минут, но может продолжаться дольше, если в этом заинтересованы обе стороны. При нанесении визита высокопоставленному лицу полезно заранее спросить у служебного персонала, каким временем располагает это лицо. Инициатива ухода с любого визита остается за гостем. Исключением являются визиты к главе государства, где аудиенция прекращается 'принимающей стороной. В некоторых странах, особенно с монархическим строем, главе государства не принято задавать вопросов. Беседу ведет глава государства.

На межбанковских переговорах умение вести беседу -сложное искусство, которым обязан овладеть каждый работник, независимо от его должности или ранга. Овладение этим искусством - профессиональная обязанность банковских работников. На межбанковских переговорах, как правило, принимают участие лица, специально уполномоченные на ведение таких переговоров или руководящие работники этих учреждений. Деловые беседы ведутся в непринужденной манере, в форме диалога, без обращения к каким-либо справочным материалам, досье, запискам. Участники деловой беседы должны иметь большую эрудицию в сфере своей профессиональной детельности, а также в различных областях экономики, политики, науки, культуры, держать в памяти огромное количество конкретных фактов, связанных с предметом обсуждения на данных межбанковских переговорах. Желательно. чтобы участники таких переговоров помнили, что в соответствии с протокольной традицией почти каждая беседа после взаимных приветствий начинается с разговоров о событиях в культурной жизни, о новых книгах, кинофильмах, концертах, художественных выставках и т.д. Необходимо быть широко образованным, хорошо информированным собеседником, чтобы достойно представлять на деловых переговорах свой банк или фирму. Рекомендуется до начала переговоров подготовиться к возможной дискуссии для аргументированной защиты своей

позиции. В случае необходимости сделать официальное заявление. Последнее зачитывается строго по тексту, поскольку каждое слово в нем имеет принципиальное значение. В международной практике это считается обычным явлением и широко практикуется. Текст официального заявления далее передается собеседнику.

Во время переговоров очень важно достигнуть полного понимания своего собеседника. Непонятные моменты нужно обязательно попросить разъяснить дополнительно. Памятную записку или какой-либо другой документ, врученный во время деловой беседы, следует внимательно прочесть сразу после получения.

Предварительная подготовка - обязательное условие успешного проведения переговоров по вопросам банковской политики и финансово-экономическим проблемам. В ходе такой подготовки необходимо выявить:

-уровень квалификации участников встречи;

-уровень знания иностранного языка участников встречи;

-сведения об их социальных, культурных, мировоззренческих, эмоциональных и возрастных особенностях.

Как правило, наиболее успешно переговоры проходят между людьми со сходными интересами. Беседа участников переговоров, имеющих приблизительно одинаковый уровень квалификации, характеризуется, как правило, наиболее адекватным обменом информации.

В случае необходимости участники переговоров по ходу беседы должны вступать в дискуссию и отстаивать свои интересы. Свидетельством недостаточной квалификации работника является поспешное заявление: "Я доложу об этом руководству банка (фирмы, предприятия)". Не следует спешить с подобным заявлением, поскольку проявив определенную выдержку, настойчивось и гибкость, можно достойно защитить интересы своего банка (фирмы). Однако нельзя исключить случаи, когда следует давать именно такой приведенный выше ответ.

Доброжелательное, вежливое отношение к людям, внимательность и общительность, способность завязать и поддерживать разговор, умение быть располагающим к себе -необходимые качества, которые помогут любому участнику переговоров в установлении дружеских и профессиональных -контактов.

Проведение многосторонних переговоров или

международных конференций - наиболее сложное и

ответственное дело для отделов внешних связей и

протокольных служб различных банков или фирм. Такие

переговоры (конференции) проходят с большим количеством

участников и подготовительная работа требует затраты

больших усилий. Необходимо тщательно продумать и

организовать четкое выполнение программы

подготовительных действий:

-порядок встречи иностранцев;

-персональный состав встречающих с нашей стороны;

-участие представителей иностранных учреждений, аккредитованных в Российской Федерации;

-участие представителей прессы, телевидения и радио;

-преподнесение цветов;

-приветственные речи;

-размещение в гостинице;

-деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);

-приемы, завтраки, обеды и т.д.;

-поездки по стране;

-окончательные проводы.

Целью переговоров на подобных встречах и конференциях могут быть различные финансовые и экономические проблемы; заключение договоров, соглашений или контрактов; рассмотрение результатов их осуществления; обсуждение других проблем, представляющих взаимный интерес, и т.д. В одних случаях участники двусторонних или многосторонних переговоров рассматривают одну проблему во всех ее аспектах. В других случаях переговоры отличаются свой многоплановостью. Ключевой момент всей подготовительной работы к двусторонним или многосторонним переговорам - выработка руководящих принципов, определяющих деятельность (работу) делегации на переговорах. Одновременно с разработкой позиции по вопросам, рассматриваемым на встрече, формируется состав участников встречи. Состав и уровень участников межбанковских и других переговоров зависит от значимости, придаваемой этой встрече ее участниками. Как правило, на переговоры направляются представители примерно одинакового уровня,

За деятельность всех членов делегации и каждого из них в отдельности отвечает глава делегации. Поэтому глава делегации должен полностью владеть предметом переговоров, хорошо знать каждого сотрудника, его профессиональные и личные качества. Только при соблюдении таких условий глава делегации сможет успешно выполнять свои функции и обеспечить максимальную эффективность работы участников встречи. Правильный подбор вспомогатспьного персонала делегации также имеет большое значение. В состав такого персонала входят переводчики, стенографистки, водители, работники хозяйственных служб и др.

Для успешного ведения переговоров сотрудники-участники делегации должны иметь энциклопедический уровень образования, высокий профессионализм, ораторское искусство и тщательную подготовку именно к предстоящей встрече.. Очевидно, что общительный работник с широким

экономическим кругозором, способный быстро оценить суть любой проблемы, более подходит для ведения межбанковских переговоров, чем специалист узкого профиля. Знание правил процедуры, прецедентов, способов эффективного решения организационных вопросов, умение работать с документами, владение иностранными языками - все эти качества также. необходимы участнику деловой встречи. Для успешной работы важно знание иностранных языков, так каюто позволяет быстро завязывать деловые знакомства и успешно общаться с представителями иностранной прессы. Особую роль знание иностранных языков имеет на двусторонних и особенно многосторонних переговорах, конференциях, поскольку разработка документов ведется, как правило, на одном из иностранных языков, например, на английском. Владение предметом переговоров и иностранными языками позволяет найти наиболее точные и приемлемые формулировки для всех участников переговоров.

Прибыв в другой город или другу страну для ведения пере­говоров, бизнесмен обязан, как того требуют правила протоко­ла, нанести визит вежливости принимающей стороне. Визит вежливости (протокольный визит) - это как бы ответ на встречу гостя при его приезде. Это протокольное мероприятие не толь­ко является выражением вежливости, но и необходимо главам делегаций для того, чтобы при личной встрече окончательно уточнить программу пребывания.

Право окончательного выбора места и точного времени встречи принадлежит гостям. Местом нанесения визита вежли­вости, как правило, становится помещение принимающей сто­роны (фирмы, компании, организации).

В назначенное время гостя у подъезда или в вестибюле дол­жен встретить сотрудник фирмы (ответственный за протоколь­ную работу, секретарь или помощник) и проводить к руко­водству. Руководительпринимающей организации может лично встречать гостей в вестибюле только в исключительных случаях.

Принимать гостя желательно в специально отведенном мес­те. Идеальный вариант: диван и мягкие кресла вокруг журналь­ного столика в кабинете руководителя. Гость усаживается на диван. Глава принимающей стороны садится в кресло, находя­щееся с левой стороны от дивана. Таким образом, гость должен ока­заться по правую руку от хозяина. Если оба садятся на диван, то гость опять-таки должен находиться спра­ва от хозяина.Если гость прибыл с дамой, то по правую руку от хозяина, то есть на самом почетном месте, должна си­деть дама. Гость в этом случае будет сидеть слева, то есть на втором почетном месте. Переводчик выбирает себе место сам.

Не рекомендуется усаживать гостей напротив окон, из ко­торых бьет яркий солнечный свет, это может быть расценено как неуважение.

Первым садится глава принимающей стороны. В ходе визита вежливости, как и во всех других случаях, инициатива ведения беседы принадлежит хозяину.

Инициатива ухода - прерогатива гостя. Знаком окончания аудиенции может быть и продолжительная пауза в разговоре.

Визит вежливости длится 20-30 минут. Через 5-7 минут пос­ле его начала может быть подано угощение: чай, кофе, фрукты, конфеты и т.д. Спиртные напитки подавать не принято.

По окончании визита следует проводить гостей до коридора, лифта или лестничной площадки.