Инвентаризация операционных касс

Для расчетов с населением организация использует контрольно-кассовые машины, установленные в операционных кассах. Для операционных касс, работающих с применением контрольно-кассовых машин, установлен особый порядок проведения инвентаризации. Инвентаризации подлежат наличные денежные средства.

Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира – операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент инвентаризации. Эти показания, отражающие сумму выручки, сверяются с данными кассовой ленты на их тождественность. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент инвентаризации определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором в обязательном порядке указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации. При покупюрном пересчете денежной наличности определяют фактический остаток денежной наличности. Путем сопоставления учетных и фактических данных исчисляют результат инвентаризации. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы книги кассира операциониста.

Недостачи денежных средств в операционной кассе организации относятся на материально-ответственное лицо вследствие его виновности, а излишки приходуются на финансовые результаты. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств в операционной кассе в бухгалтерском учете используется активный счет 50 «Касса», к которому открывается субсчет 2 «Операционная касса». Записи по этому субсчету осуществляются аналогично организации учета результатов инвентаризации в центральной кассе (по субсчету 50/1 0 «Касса организации»). Сумма полученной выручки сдается кассиром-операционистом в центральную кассу организации. В кассовой книге осуществляется запись о фактической сумме выручки в целом по организации [37]

Цель инвентаризации – проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Согласно учетной политике не реже 1 раза в месяц, а также при смене кассиров в ОАО ИПП «Правда Севера» производится инвентаризация кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении комиссией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

3.4 Документальное оформление кассовых операций.

Ни одна кассовая операция не должна проводиться без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом.

Первичная документация кассовых операций:

- приходный кассовый ордер;

- расходный кассовый ордер;

- кассовая книга;

- платежная ведомость;

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монет Банка России установленными Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, которые выписываются в бухгалтерии, где сразу же регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления денег в кассу как в условиях применения методов ручной обработки, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. При этом о приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе [40]

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

Предприятие, осуществляет прием средств от населения за различные услуги вне зоны действия главной кассы (выставки, ярмарки), полученные денежные средства приходуют, оформляя в конце дня один приходный ордер с приложением к нему копий платежных квитанций (при работе без ККТ) или контрольных лент (при работе с ККТ).

Пример заполнения приходного кассового ордера (форма № КО-1) приведен (приложение Е).

Согласно пункта 14 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на таких документах штампа с реквизитами этого расходного кассового ордера.

Соответственно на данные документы также выписывается расходный кассовый ордер, а на сами документы ставится штамп с реквизитами (датой и номером) этого расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Расходный кассовый ордер или заменяющий его документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Кассир обязан требовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.

Расходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала календарного года. Расходные и приходные кассовые ордера должны иметь раздельную (отдельно по расходным и приходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).

Пример оформления расходного кассового ордера приведен (приложение Ж).

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

В бухгалтерии ОАО ИПП «Правда Севера» на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости. (приложение Е).

В практической деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).

Основные принципы, которые необходимо соблюдать каждой организации при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

Так, предприятия выдают деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Что касается выдачи наличных под отчет на командировочные расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны бухгалтерией. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя.

В приказе должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами. Авансовый отчет (форма № АО-1) составляется в одном экземпляре на основании документов о произведенных расходах подотчетным лицом (приложение И). Первичными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физического лица и т.д.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем (директором) ОАО ИПП «Правда Севера» и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм.

При отсутствии первичных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет подотчетных средств, бухгалтер не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции.

Согласно Порядку ведения кассовых операций предприятие хранит в своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручки должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Данные средства, еще не зачисленные по назначению, учитывают на счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции учреждений банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

На предприятии ОАО ИПП «Правда Севера» используют такой порядок сдачи выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель предприятия. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк кассир заполняет объявление на взнос наличными, бланк которого состоит из трех частей:

- первая часть – непосредственно само объявление, остается в банке;

- вторая часть – квитанция, передается вносителю средств и служит оправдательным документом;

- третья часть – ордер, возвращается предприятию через банк вместе с выпиской и служит подтверждением проведения соответствующей операции, то есть зачисления выручки на счет.

Бухгалтерский учет движения денежных средств (поступление и выбытие) ОАО ИПП «Правда Севера» представим в виде хозяйственных операций с указанием корреспондирующих счетов и соответствующих документов.

Пример 1

В кассу ОАО ИПП «Правда Севера» 28.10.2010 г. поступили наличные денежные средства от покупателя (заказчика) Коробова О. А. в сумме 220 руб. за тиражное издание книги «Поморье».

Пример 2

19.01.2011 г. возвращен подотчетным лицом остаток денежных средств в размере 60 руб. в кассу ОАО ИПП «Правда Севера».

Таблица 10 – Поступление денежных средств в кассу ОАО ИПП «Правда Севера»

Содержание операции	Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Документ, являющийся основанием для отражения в бухгалтерском учете
дебет	кредит
Поступили в кассу наличные денежные средства от покупателя (заказчика)	50.1	62.1		Приходный кассовый ордер
Возвращен остаток наличными денежными средствами от подотчетного лица				Приходный кассовый ордер

Рисунок 2. Бухгалтерский учет поступления денежных средств в кассу

ОАО ИПП «Правда Севера»

Пример 3

01.11.2010 г. сданы наличные денежные средства (выручка) 110 тыс. руб. из кассы ОАО ИПП «Правда Севера» в кассу банка.

Пример 4

29.10.2010 г. инженеру ОАО ИПП «Правда Севера» Иванову С.П. выданы отпускные в сумме 35000 руб. из кассы.

Пример 5

Из кассы ОАО ИПП «Правда Севера» выдано Парфеновой Н.В - начальнику отдела материально-технического снабжения под отчет наличные денежные средства в сумме 626 руб. на покупку запасных частей.

Таблица 11 – Выдача денежных средств из кассы ОАО ИПП «Правда Севера»

Содержание операции	Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Документ, являющийся основанием для отражения в бухгалтерском учете
дебет	кредит
Из кассы сдана выручка в банк для зачисления на расчетный счет		50.1 50.1		Квитанция к объявлению на взнос наличными
Выданы из кассы отпускные инженеру Иванову С. П.		50.1		Расходный кассовый ордер, платежная ведомость
Выдано из кассы под отчет Парфеновой Н. В. на покупку запасных частей				Авансовый отчет

Рисунок 3. Бухгалтерский учет выдачи денежных средств из кассы

ОАО ИПП «Правда Севера»

3.5. Предложения по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли. Бухгалтерский учет денежных средств, расчетных и кредитных операций в ОАО ИПП «Правда Севера» должен выполнять следующие основные задачи:

– проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, расчетных и кредитных операций, своевременное и полное отражение их в учете;

– обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженности;

– своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов и расчетов, обеспечение изыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженности и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

– обеспечение сохранности денежных средств, бесперебойное обеспечение денежной наличностью неотложных нужд организации;

– изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

В ОАО ИПП «Правда Севера» бухгалтерский учет автоматизирован с помощью программы «1С-Бухгалтерия», но для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств ОАО ИПП «Правда Севера» предлагается ввести на предприятии программу контроля по учету денежных средств. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.

В программе предусмотрены следующие требования: во - первых, контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве; во - вторых, контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств; в - третьих контроль за целевым использованием денежных средств.

В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос.

Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Умелое распределение денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Данное предложение по совершенствованию учета и контроля за денежными средствами принесут неоценимую пользу в работе предприятия с денежными средствами, что скажется в общей работе. Представим в таблице 12 примерную программу контроля за учетом денежных средств.

Таблица 12 - Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств.

Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы	ежедневно	Главный бухгалтер
Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в Банк	в день получения денег	Главный бухгалтер, руководитель
Проверка наличия (инвентаризация) денег	ежемесячно	Главный бухгалтер, бухгалтер, инвентаризационная комиссия
Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета	ежемесячно по плану работы систематически	Ревизионная комиссия, главный бухгалтер бухгалтер
Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров	ежемесячно по плану	Главный бухгалтер, ревизионная комиссия
Контроль использования денежных средств	систематически	гл. бухгалтер, ревизионная комиссия
Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами	ежемесячно	гл. бухгалтер
Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам	систематически по плану	гл. бухгалтер, бухгалтер, ревиз. комиссия
Проверка состояния расчетов с бюджетом, с органами соцстраха	ежемесячно	гл. бухгалтер
Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности	систематически	гл. бухгалтер, бухгалтер

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сумма денежных средств, которая необходима хорошо управляемому предприятию, - это по сути дела страховой запас, предназначенный для покрытия кратковременной несбалансированности денежных потоков. И сумма должна быть такой, чтобы ее хватало для производства всех первоочередных платежей. Поскольку денежные средства, находясь в кассе или на счетах в банке, не приносят дохода, их нужно иметь в наличии на уровне безопасного минимума. Наличие больших остатков денег на протяжении длительного времени может быть результатом неправильного использования оборотного капитала.

Бизнес в любой сфере деятельности начинается с определения суммы денежной наличности, за счет которой приобретается необходимое количество ресурсов, организуется производство и сбыт продукции. Капитал в процессе своего движения проходит последовательно три стадии кругооборота: заготовительную, производственную и сбытовую.

На первой стадии предприятие приобретает необходимые ему основные фонды, производственные запасы, на второй часть средств в форме запасов поступает в производство, а часть используется на оплату труда работников, выплату налогов, платежей по социальному страхованию и другие расходы. Заканчивается эта стадия выпуском готовой продукции. На третьей стадии готовая продукция реализуется и на счет предприятия поступают денежные средства, причем, как правило, больше первоначальной суммы на величину полученной прибыли от бизнеса. Следовательно, чем быстрее капитал сделает кругооборот, тем более предприятие получит и реализует продукции при одной и той же сумме капитала за определенный отрезок времени. Задержка движения средств на любой стадии ведет к замедлению оборачиваемости капитала, требует дополнительного вложения средств и может вызвать значительное ухудшение финансового состояния предприятия.

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком.

Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что также влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты производятся безналичным путем.. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

Для эффективного управления денежными средствами важно хорошо организовать учет, который будет оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией.

Большое значение в сохранности наличных денежных средств и денежных документов имеет тщательное и своевременное проведение инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок, а также наличие технически укрепленного помещения кассы. Особую роль имеет выполнение всех предложений и рекомендаций по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений.

Чтобы облегчить ведение кассовых операций, нужно постоянно совершенствовать применяемые документы и учетные регистры, повышать уровень автоматизации учетно-вычислительных работ, применять более современные программные продукты. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей. Решение этих проблем поможет наладить более действенный и менее трудоёмкий учет и контроль за наличием, движением и использованием денежных средств, а также достичь их реальной экономии.