Рекомендації з проведення ефективних нарад

1. Складіть конкретний порядок денний нарад і швидко перегляньте його перед проведенням.

2. Забезпечте вільний обмін інформацією між членами групи.

3. Повністю використайте членів групи й заохочуйте їх до участі.

4. Створіть атмосферу довіри, щоб члени групи не соромилися відкрито й тактовно коментувати точки зору й ідеї, які вони не поділяють.

5. Розглядайте конфлікт як позитивний фактор і намагайтеся ефективно управляти ним.

6. Закінчуючи нараду, коротко підсумуйте проведене обговорення й визначте майбутні заходи, які планується здійснити на виконання прийнятих рішень.

Наради будуть ефективними, якщо присутні не будуть бездумно одностайні у прийнятті рішень.

Щоб зменшити вірогідність одностайності, голова повинен виконати наступне:

1. Завірити членів групи, що вони можуть вільно повідомляти будь-яку інформацію, виражати будь-які думки або сумніви.

2. Призначити одного члена групи на роль "адвоката диявола" - людину, що захищає неправу справу.

3. Зумійте вислухати різні точки зору й критику так само спокійно, як і конструктивні коментарі.

4. Спочатку зберіть всі пропозиції, а потім обговорюйте плюси й мінуси кожної з них.

5. Якщо на зборах присутні підлеглі, вислухайте спочатку їхні думки.

Така робота необхідна для прискорення процесу прийняття рішень і підвищення їх обґрунтування. Наради є також ефективною формою обміну інформацією й досвідом роботи. За допомогою нарад спрощується й прискорюється процес доведення конкретних завдань до безпосередніх виконавців, організація контролю тощо. Але якщо менеджер виносить на нараду такі питання, які міг би вирішити самостійно, то вона перетворюється на марну втрату часу.

Слід враховувати й виховне значення нарад. Емоційний вплив менеджера на колектив під час наради, вплив колективу на окремих працівників сприяє зростанню ініціативи і ентузіазму.

Все це справедливо лише тоді, коли нарада є дійсно необхідною і належним чином підготовленою, а питання, що розглядаються, безпосередньо стосуються працівників, залучених до участі в ній.

Якщо необхідність наради є очевидною, то її ефективність залежить від якості підготовки і проведення. Наприклад, готуючись до наради, присвяченої прийняттю рішення, менеджер має здійснити такі заходи:

o заздалегідь вирішити і чітко сформулювати порядок денний, аби на обговоренні винести одне-два (не більше) питань, які менеджер дійсно не може вирішити самостійно або вирішення яких на основі консультацій і особистих контактів менеджера з відповідними спеціалістами є малоефективним;

o обмежити коло учасників наради працівниками, яких безпосередньо стосуються обговорювані питання; своєчасно ознайомити всіх з порядком денним, часом і місцем проведення наради і з матеріалами, які стосуються обговорюваних питань (тези доповіді або основного повідомлення, довідки та інший фактичний матеріал, запропоновані проекти рішень тощо);

o попередньо повідомити всіх учасників наради, аби вони були готові висловити свою думку чи відповісти на ті чи інші запитання;

o потурбуватися про те, щоб на нараді бути присутні стенографістка або секретар;

o забезпечити підготовку приміщення та організаційної техніки (столи, мікрофони тощо).

Таблиця 9.1

4.

Ніхто й ніщо не зможе заощадити час свого керівника краще, ніж гарний секретар. Але для того щоб час працював на Вас, Ваша робота має стати також роботою Вашого надійного помічника, якого Ви називаєте секретарем.

Сучасний секретар повинен так само вміло й ефективно управляти людьми, як і поводитися з паперами й телефонним апаратом.