Оценка структурных связей и бизнес-процессов

На этом этапе необходимо определить:

· перечень источников, которые будут использоваться для получения информации о работе существующей системы управления;

· объем данных, которые необходимо получить для полноценного анализа и оценки системы управления;

· перечень основных категорий бизнес процессов предприятия;

· форму получения информации;

· сроки получения информации.

Для этого составляется информационный лист.

Информационный лист - это по сути план аудита организационной структуры и функций, но для того чтобы его составить необходимо изучить организационную структуру и бизнес процессы предприятия, для этого перед началом аудита необходимо запросить определенную информацию о структуре, штатное расписание или перечень сотрудников и информацию о деятельности предприятия.
Структура и штатное расписание передается в графическом и текстовом виде, информация о деятельности получается в индивидуальном порядке, в зависимости от предприятия.
На основании этих данных строиться общее представление о предприятии:

· условно выделяются категории бизнес-процессов;

· принимается организационная структура.

Когда мы определились с планом проведения аудита или информационным листом, мы начинаем собирать информацию для проведения анализа организационной структуры и процессов предприятия.

Для этого необходимо:

· подготовить анкеты - листы, для проведения опроса персонала и руководства предприятия;

· разработать графики проведения опроса с указанием подразделения и времени проведения опроса персонала. Для получения достоверных сведений необходимо проводить опрос в 3 разрезах одновременно по функциям, по подразделениям и по категориям менеджмента. Таким образом, мы сразу можем построить связи по каждой категории менеджмента и уже во время опроса устранить несоответствия в распределении функций и ответственности;

· установить объем групп документации и записей, которые необходимо проанализировать в ходе проведения аудита. Анализу подвергаются организационно распорядительные документы, положения о подразделениях, инструкции персонала, бизнес – планы, процессы и специфические документы по каждой категории менеджмента.

· по полученным данным необходимо определить, укрупнено, основные и вспомогательные процессы, детализировать их по ходу выполнения работ и построить базовую конфигурация процессов выполняемых на предприятии.

Одновременно с построением процессной модели рекомендуется вести работы по определению объема необходимой организационно распорядительной и специфической документации, что обеспечивает более четкое определение взаимодействий и распределение ответственности за каждый этап процесса. В результате мы должны получить данные по организационной структуре предприятия с указанием:

§ двойной подчиненности;

§ дублирования функций;

§ отсутствием ответственности;

§ и других несоответствий.

Этап №3