Документального оформления хозяйственных операций

14. Документы, используемые в учете, в зависимости от их назначения подразделяются на первичные учетные документы, регистры учета, документы вспомогательного характера и служат:

первичные учетные документы – для оформления хозяйственных операций*;

регистры учета – для учета наличия, движения и качественного (технического) состояния материальных ценностей;

учетные документы вспомогательного характера – для оформления и обобщения первичных учетных документов, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных ценностей.

15. При составлении первичного учетного документа в электронной форме воинская часть изготовляет такой же документ на бумажном носителе.

На каждую хозяйственную операцию оформляется отдельный первичный учетный документ.

16. Выписка первичных учетных документов производится в довольствующем органе или штатном (обслуживающем) финансовом органе с обязательной регистрацией этих документов в книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов (форма по ОКУД** 6002213).

17. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам и при условии отражения в них всех обязательных реквизитов, предусмотренных данными формами.

18. В день совершения операций первичные учетные документы передаются материально ответственными и иными лицами в службу по реестру сдачи документов (форма по ОКУД 0504053) отдельно по приходным и расходным документам для отражения в регистрах учета в службе воинской части (органе военного управления).

Документы, по которым сроки хозяйственных операций и сроки, действия которых истекли, подлежат сдаче в службу в день окончания срока их действия.

Начальники служб после проверки и отражения в учете в сроки установленные графиками документооборота, передают первичные учетные документы (вместе с распорядительными и иными документами, установленными настоящим Руководством) по реестру сдачи документов (форма по ОКУД 0504053) в штатный (обслуживающий) финансовый орган для отражения в бюджетном учете, после чего документ считается исполненным.

19. При ведении учета вручную и при наличии переменных реквизитов в учетных документах реквизиты «Признак информации», «Код документа», «Код операции» и «Итого» не указываются, переменный реквизит «Единица измерения» указывается по сокращенному наименованию. На всех исполненных первичных учетных документах, сдающихся в службу, делаются отметки о записи в регистрах учета о произведенных операциях, связанных с движением материальных ценностей. В отметке указываются номер регистра учета и страница, на которой осуществлено отражение первичного учетного документа. При наличии в первичном учетном документе нескольких наименований материальных ценностей отметка производится по каждому наименованию. Для отметок используется графа «Примечание» или чистое поле первичного учетного документа. Отметка в первичном учетном документе заверяется подписью должностного лица, производившего его отражение.

20. При учете материальных ценностей с использованием вычислительной техники на всех исполненных первичных учетных документах указываются дата их обработки, фамилии исполнителей и место хранения информации.

Регистры учета

21. Ведение регистров учета осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, переводятся на русский язык в установленном порядке.

22. Записи в регистрах учета осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

23. При оформлении и ведении регистров учета соблюдаются следующие правила:

а) в каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» воинской части (органа военного управления). Количество листов удостоверяется подписями: в книгах учета, ведущихся в подразделениях, – командиров подразделений; в книгах учета, ведущихся на складах и других объектах войскового (корабельного) хозяйства, а также на складе, в мастерской, в службах, – начальников служб (начальника отдела (отделения) операционного и планового); в органах военного управления – должностных лиц, ответственных за организацию делопроизводства.

В книге учета для каждого наименования материальных ценностей в зависимости от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений и отчетов, на момент оформления и регистрации книги учета. В начале книги учета указывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования материальных ценностей и номера страниц, отводимых для них;

б) карточка учета оформляется и ведется на одно наименование материальных ценностей. Правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника службы (начальника отдела (отделения) организационного и планового). Подпись заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (органа военного управления);

в) все регистры учета материальных ценностей учитываются в штабе воинской части (делопроизводстве органа военного управления);

г) при необходимости проводки в течение дня большого количества приходных (расходных) учетных документов разрешается записи в регистрах учета производить по сводным ведомостям (форма № 1*). Сводные ведомости (форма № 1) оформляются в службе отдельно на приходные и расходные учетные документы и подписываются лицом, ведущим учет;

д) первоначальные записи в новых регистрах учета производятся на основании первичных учетных документов или учетных данных предыдущих регистров учета. Записи об остатках материальных ценностей, перенесенные из других регистров учета, подтверждаются подписями начальника службы (начальника отдела (отделения) организационного и планового) и лица, ведущего учет материальных ценностей. При переносе остатков материальных ценностей из регистров учета в итоговой строке указываются номер регистра учета и страницы, на которую перенесены остатки материальных ценностей. По материальным ценностям, имеющим срок службы (эксплуатации), при переносе их остатков в новые регистры учета одновременно указываются и даты выдачи этих материальных ценностей;

е) итоги прихода (расхода) материальных ценностей в регистрах учета подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, приеме и передаче дел и должности, при проверках должностными лицами воинских частей, передаче материальных ценностей и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги – двумя чертами) и заверяются подписями лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет;

ж) записи в регистрах учета о сверке остатков материальных ценностей производятся в порядке, указанном в пояснениях к формам учетных документов;

з) регистры учета ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год регистры учета перерегистрируются в новых перечнях дел, книг, журналов и книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов (форма по ОКУД 6002213) с отметкой об этом в прежних перечнях дел, книг и журналов и книге регистрации первичных учетных документов по движению нефинансовых активов. Карточки учета материальных ценностей, законченные в течение операционного года, прилагаются к вновь заведенным карточкам учета и хранятся вместе с ними до конца операционного года;

и) в случае утери регистра учета учетные данные восстанавливаются в новом регистре учета по первичным учетным документам с последующей сверкой с данными довольствующего органа.

24. Учетные документы вспомогательного характера оформляются в порядке, установленном для первичных учетных документов.

25. Учетные документы, магнитные носители информации, содержащие учетную информацию, а также рабочие программы по учету материальных ценностей хранятся в специально оборудованных для этой цели запирающихся помещениях (шкафах, ящиках), обеспечивающих сохранность информации.

Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение учетных документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

26. Ответственность за сохранность первичных учетных документов до их передачи в штатный (обслуживающий) финансовый орган несут начальники служб (начальник отдела (отделения) организационного и планового), материально ответственные лица, а в подразделениях воинских частей – командиры подразделений.

27. Учет материальных ценностей может осуществляться с применением вычислительной техники с программным обеспечением, используемым в Вооруженных Силах по установленным формам.

При ведении учета материальных ценностей с использованием вычислительной техники регистры учета на бумажном носителе не ведутся, при этом они распечатываются ежеквартально и ежегодно, а по требованию проверяющих органов – независимо от установленного срока. Распечатанные ежеквартальные регистры учета хранятся не менее трех месяцев, а годовые – в соответствии с установленными сроками.