Раздел 3. Подсистемы управления проектами. Причинами изменений в содержании работ могут быть изменения

Причинами изменений в содержании работ могут быть изменения

конъюнктуры на рынке; действия и намерения конкурентов; технологические изменения, изменения в ценах и доступности ресурсов; экономическая нестабильность; ошибки в планах и оценках; ошибки в выборе методов, инструментов, в организационной структуре или стандартах; изменения в контрактах и спецификациях; задержки поставок или поставки, не соответствующие требованиям качества; необходимость ускорения работ;влияние других проектов.

Все множество изменений можно разделить на осознанные (желательные) изменения и вынужденные. Например, когда необходимо ускорить выполнение проектов с тем, чтобы быстрее запустить производство или выпустить товар на рынок, принимается решение сократить сроки выполнения проекта. В данном случае руководство проекта осознанно осуществляет временные изменения с тем, чтобы получить выгоду от более раннего окончания проекта. Когда же график работ должен быть передвинут на более поздние

сроки из-за недоброкачественных поставок, низкой производительности труда, руководство вынуждено пойти на пересмотр временных параметров выполнения работ.

Вынужденные изменения должны быть вовремя распознаны и реали-

зованы с наименьшими убытками. Возможность же выполнения желаемых изменений должна быть дифференцирована и реализована с выгодой для проекта.

Неконтролируемые изменения, производящиеся в процессе реализации проекта, могут носить разрушающий характер для всего процесса управления. Для эффективного управления изменениями в ходе реализации проекта необходимо применение соответствующих подходов: реализация эффективной взаимосвязи между участниками проекта; разграничение ролей и ответственности, связанных с каждым изменением; возможность отслеживать влияние изменений на временные и стоимостные показатели проекта.

Процесс контроля за реализацией изменений подразумевает работу с

набором документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данного процесса не только могут значительно варьироваться в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но и могут изменяться для проектов в рамках одной организации.

Кто-либо из участников проекта: заказчик, команда проекта или

третья сторона – может инициировать запросы на изменение. Любые из этих вопросов на функциональную модификацию должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за реализацией изменений. Без такого контроля менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.

РАЗДЕ В достаточно общем виде данный процесс должен регламентировать

прохождение изменений через пять основных стадий:

1. Описание. На начальной стадии необходимо уяснить и описать

предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.

2. Оценка. Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ

влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.

3. Одобрение. Рассматриваются результаты исследований и принима-

ется решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения.

Принятые решения документируются.

4. Реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется.

5. Подтверждение исполнения. Контроль корректного и полного вы-

полнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.

Процесс контроля за ходом проекта состоит из следующих этапов:

1. принятие политики организации;

2. планирование процесса контроля выполнения проекта;

3. обеспечение процесса контроля соответствующими ресурсами;

4. назначение персональной ответственности и полномочий;

5. обучение персонала, который будет выполнять мониторинг;

6. разработка форматов документов процесса;

7. вовлечение заинтересованных лиц в процесс;

8. выполнение процесса – собственно контроль за ходом проекта;

9. отслеживание процесса на предмет соответствия установленным политикам;

10. обсуждение результатов процесса с высшим руководством.

Ниже приведены некоторые пояснения касательно вышеперечисленных этапов процесса.

1. Политика организации касательно процесса контроля за ходом выполнения проекта определяет ожидания организации от данного процесса и порядок выполнения корректирующих действий.

2. План контроля за прогрессом проекта может быть либо частью общего плана проекта, либо отдельным документом, ссылающимся на общий план.

3. Примером обеспечения процесса ресурсами может служить соответствующее ПО по контролю за параметрами проекта.

4. Без предоставления соответствующих полномочий процесс обречен на неудачу, так же, как и в случае отсутствия персональной ответственности.

5. Например, может потребоваться обучение персонала используемому в процессе программному обеспечению, или же какой-то конкретной практике контроля (риск-менеджменту).

6. Должны быть разработаны фиксированные форматы документов, используемых в процессе, а так же определен порядок работы с ними.

7. Здесь должен быть определен список сотрудников, имеющих отношение к той или иной активности процесса "Контроль за ходом выполнения проекта". Это важно для того, чтобы все необходимые сотрудники присутствовали на обсуждениях или аллоцировали время на работу с результирующими артефактами процесса трекинга проекта.

8. Выполняемые активности описаны выше, в частных целях области. Обязательно должны быть определены ключевые показатели эффективности процесса, такие, как: количество проведенных ревью, количество выполненных корректирующих действий, количество выпущенных отчетов и т. п.

9. Результирующими документами данного этапа будут списки несоответствий процесса установленной в компании политике его проведения и действия, направленные на устранение недостатков и результаты этих воздействий.