Методы контроля товарных запасов

Торговые организации применяют следующие методы контроля и учета товарных запасов: оперативный учет, инвентаризация, балансовый метод, с помощью ЭВМ; снятие оперативный учет, т. е. сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного счета. Причем подсчитываются не товары, а товарные места (ящики, рулоны, мешки и др.). Затем с учетом соответствующих норм производится пересчет, определяется количество товаров, которое и оценивается по действующим ценам. Недостаток данного метода – меньшая точность, чем при инвентаризации; инвентаризация, т. е. сплошной подсчет всех товаров, которые при необходимости могут перевешиваться и перемериваться. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму. Недостатками данного метода являются большая трудоемкость и невыгодность для организации, так как при проведении инвентаризации она, как правило, не функционирует.

Все организации должны проводить проверку (по крайней мере, раз в год) фактического уровня товарных запасов. Инвентаризация может быть единственным способом проверки некоторых малоценных товаров, по которым не ведется текущий количественный учет в письменной форме. Физическая инвентаризация может производиться периодически, постоянно или выборочным путем.

Периодическая инвентаризация. Периодическая инвентаризация не применяется теперь широко, потому что она влечет за собой прекращение торговых процессов, чтобы контролеры могли произвести точный учет. Группы контролеров пересчитывают количество имеющихся товаров на складе по каждому складскому объекту, а также товары в торговом зал.

Непрерывная инвентаризация. Явные недостатки периодической инвентаризации преодолеваются с помощью непрерывной инвентаризации. По этой системе контролеры ведут счет определенного количества или части общих товарных запасов каждый день или неделю и соответственно вносят поправки в ведущийся учет товарных запасов. Этим способом можно осуществлять проверку всех товарных запасов за большой период времени. Другое преимущество этого способа заключается в том, что данные о товарных запасах, взятые из карточек товарных запасов, постоянно ведущихся по системе непрерывной инвентаризации, могут быть использованы для подготовки балансов и для налоговых целей.

Выборочная инвентаризация. На многих торговых предприятиях инвентаризация товарных запасов ведется выборочно. Бухгалтерия определяет приемлемый процент ошибок в своих записях и подсчитывает количество единиц товара, содержащихся во взятых на выборку видах товарных запасов, с тем чтобы установить, отражают ли записи фактическое наличие этих товаров. Если количество товара, указанного в постоянно ведущихся записях товарных запасов, оказывается в пределах приемлемой степени точности, то в этом случае предполагается, что запасы других видов товара также соответствуют учетным данным. Такой метод инвентаризации является часто более точным, чем общий счет, потому что наличие человеческого фактора в последнем методе может привести к ошибкам. Результаты инвентаризации выборочным путем используются налоговыми служащими и вышестоящими органами управления.

Физический подсчет товарных запасов. Инвентаризация должна быть организована так, чтобы один или несколько человек могли подвести подсчет всех товаров в определенном месте, а не так, чтобы считать все данные товары независимо от того, где они складированы. Перескакивание из одного склада в другой для подсчета определенного вида товара является очень утомительным делом и ведет к полной путанице и большим погрешностям.

Балансовый метод, основанный на использовании балансовой формулы:

3н + П=Т/Об + Др + Зк,

где Зн – товарные запасы на начало анализируемого периода (руб.); П – поступление товаров за анализируемый период (руб.); Т/Об – товарооборот предприятия за анализируемый период (руб.); Др – документированный расход товаров за анализируемый период, не являющийся продажей (руб.); Зк – товарные запасы на конец анализируемого периода (руб.).

Балансовый метод менее трудоемок, чем предыдущие, и по­зволяет обеспечить оперативный учет и анализ товарных запасов в связи с другими показателями. Недостаток данного метода – отсутствие возможности исключить из расчета всякого рода неуста­новленные потери, что приводит к некоторым искажениям суммы запасов. Для устранения этого недостатка данные балансового учета систематически должны сопоставляться с данными инвен­таризации и снятия остатков.

Используя балансовый метод, легко осуществлять оперативный контроль за движением товаров. Этот метод особенно эффективен при автоматизированном учете на базе компьютерной сети.

Лучшим начальным пунктом для создания любой системы контроля товарных запасов является их стандартизация, унификация, обеспечение штрих-кодами, что позволяет использовать для учета и контроля электронно-вычислительную технику. Современная торговля уже не может осуществляться без использования ПЭВМ. Управление товарными запасами также требует автоматизации данного процесса. Если в организации внедрена и действует комплексная система автоматизации управ­ления предприятием (например, "1С", "Галактика", "Ветразь" и проч.), то для построения в организации рациональной системы учета запасов необходимы по большей части только организационные меры и стимулирование работников. Система автоматизации обычно дает уже налаженную базу данных, которую можно использовать для принятия эффективных управленческих решений. Построение этой системы осуществляется по следующим этапам: подготовительный, планирование, стимулирование, контроль (сюда входит как простое сравнение реальных размеров запасов с нормативными, так и расчет дополнительных показателей (традиционных и инновационных).