Отметка о заверении копии

Необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Верно

Начальник канцелярии личная подпись Л.А. Белова

09.09.2004

Копию документа допускается заверять печатью, если она пересылается в другую организацию или выдается на руки. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус.

Отметка об исполнителе

Включает инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка размещается на лицевой стороне или, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка носит справочный характер и позволяет, в случае необходимости, быстро связаться со специалистом, готовившим проект документа.

Н.П. Устинов

394-95-87

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка свидетельствует о том, что документ исполнен, и работа над ним завершена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Она проставляется от руки исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, и включает следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении документа;

- слова «В дело»;

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- подпись и дату:

Отправлен факс от 02.08.2004 № 1230

В дело № 08-04

личная подпись

05.08.2004

Отметка о поступлении документа в организацию

Первая отметка, фиксирующая факт и время приема поступившего документа в данной организации. Она содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты), а также может быть дополнена кратким наименованием организации или структурного подразделения.

Отметку проставляют от руки или в виде штампа.

Вх. № 00001

Дата 08.01.2004

или

ЗАО «Кристалл»

Вх. № 00001

Дата 08.01.2004

Порядковый номер используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Идентификатор электронной копии документа

Если документ вводится в память ЭВМ, на нем проставляется специальная отметка, которая служит для автоматизированного поиска. Идентификатором является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

С:\Письма\Переписка с ОАО Луч\20082004-48.doc