Документирование и основные этапы составления документа

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование и организация работы с документами отражает деятельность аппарата управления в процессе осуществления им управленческих функций.

Итогом документирования является документ.

Составление документа занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий. Чтобы составить полноценный документ, надо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Можно выделить следующие этапы работы над документом:

1. Определить цель документов и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это поможет правильно выбрать вид документа и его форму.

2. Изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ. Стандартным является использование правовых баз данных типа «КонсультантПлюс», «Гарант», «Кодекс». Самую подробную информацию дает специализированная система «Информативно-справочная система архивной отрасли». При составлении распорядительных документов, например, приказов, необходимо изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы.

3. Сбор информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Зная на основании нормативных правовых актов и БД организации, как решаются подобные вопросы, собирается вся необходимая информация.

4. Составление проекта документа. Использование трафаретных текстов, набор стандартных фраз и выражений. Так как значительное количество документов отражают повторяющиеся управленческие ситуации, то по возможности используются унифицированные формы из альбом унифицированных форм документов организации, заранее подготовленные шаблоны.

5. Редактирование и согласование проекта документа.

6. Окончательное оформление и подписание документа.

Согласно стандартному определению, документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы служат основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Основные требования к документу: достоверность, объективность, своевременность, юридическая сила.