Структурирование документа в MS Excel

Цель: Научить студентов навыкам структурирования документов.

3.1 Символы структуры

Для удобства работы с данными, расположенными на рабочем листе книги Excel можно данные структурировать. Структурированный документ удобен в работе тем, что данные в нем можно отображать на разных уровнях детализации, т.е. часть данных скрыть акцентируя внимание на других, отображенных данных. Управлять данными в структурированном документе можно с помощью символов структуры.

Рисунок 3.1 Символы структуры документа

Планки данных символов охватывают сгруппированные столбцы на разных иерархических уровнях. Щелчок на кнопке со знаком “-” приведет с скрытию данной группы, а знак на кнопке сменится на “+” При этом на экране будет отображен только итоговый столбец. Щелчок на кнопке со знаком “+” позволит вновь отобразить скрытые столбцы.

Управление строками структурированного документа выполняется аналогично управлению столбцами, только символы структуры строк отображаются вертикально, на левой панели.

Все команды работы со структурированным документом находятся в меню ДАННЫЕ.

3.2 Способы структурирования

a) Структура документа может быть создана автоматически, если документ содержит формулы, которые позволяют получить желаемую структуру. При таком способе структурирования Excel “анализирует формулы” и создает соответствующую структуру. При этом итоговые строки и столбцы образуются там, где находятся формулы с одинаковыми ссылками по всем строкам и столбцам документа.

В данном документе два уровня иерархии по строкам и столбцам.

Для создания структуры автоматически нужно установить курсор внутри документа в любой ячейке и выполнить команду ДАННЫЕ/ГРУППА И СТРУКТУРА/СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ.

Рисунок 3.2 - Структурированный документ

b) Если документ не содержит формул, позволяющих автоматически создать желаемую структуру, то его можно структурировать вручную. Для этого нужно выделить требуемую группу строк или столбцов и выполнить команду ДАННЫЕ/ГРУППА И СТРУКТУРА/ГРУППИРОВАТЬ.

3.3 Кнопки для работы со структурой

MS Excel, для работы со структурой документа, располагает набором кнопок. Встроенной панели инструментом с данными кнопками нет, поэтому при необходимости ее можно создать.

Рисунок 3.3 Пользовательская панель инструментов

Первая кнопка предназначена для автоматического создания структуры, вторая – для удаления структуры, третья – для группирования данных, четвертая – для разгруппирования, пятая кнопка позволяет, при “выключенных” символах структуры, скрыть текущую группу строк или столбцов, шестая кнопка- отобразить, седьмая кнопка предназначена для того, чтобы, если это необходимо, “погасить” символы структуры. Если структуры нет, то пятая и шестая кнопки не доступны.

3.4 Варианты индивидуальных заданий

На рабочем листе Excel сформировать требуемый документ. Создать пользовательскую панель инструментов, укомплектованную кнопками для работы со структурой и отработать все способы структурирования документа и приемы работы со структурой.

Вариант 1. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть объем выполненных работ рабочими нескольких бригад строительной компании по различным видам работ. Итоги по столбцам вычислить за два квартала года и за полугодие, а по строкам – по каждой бригаде и по всей компании вместе.

Вариант 2. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть объем выполненных работ работницами нескольких бригад швейного цеха по различным видам работ. Итоги по столбцам вычислить за два квартала года и за полугодие, а по строкам – по каждой бригаде и по всему цеху вместе.

Вариант 3. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть сумму оплаты за обучение студентами различных специальностей двух институтов университета. Итоги по столбцам вычислить за два квартала года и за полугодие, а по строкам – по каждому институту и по всему университету вместе.

Вариант 4. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть сумму оплаты за лечение пациентами различных отделений стационара. Итоги по столбцам вычислить за два квартала года и за полугодие, а по строкам – по каждому отделению и по стационару в целом.

Вариант 5. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть количество учебных учреждений различных типов(гимназия, лицей, колледж и т.д.) в различных городах регионов страны за 2001, 2002, 2003 и 2004 гг. Итоги по столбцам вычислить как общее количество учреждений за каждый год, а по строкам – по каждому региону и по стране в целом.

Вариант 6. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть сумму дохода от реализации различных товаров в различных отделах магазина. Итоги по столбцам вычислить за два квартала года и за полугодие, а по строкам – по каждому отделу и по магазину в целом.

Вариант 7. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть количество различных видов ДТП на дорогах различных районов области. Итоги по столбцам вычислить за два квартала года и за полугодие, а по строкам – по каждому району и по области в целом.

Вариант 8. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть объемы урожая зерновых и овощных культур по различным крестьянским хозяйствам районов области.

Итоги по столбцам вычислить по каждой группе культур и по всем группам вместе, а по строкам – по каждому району и по области в целом.

Вариант 9. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть контингент студентов (очная, заочная и вечерняя формы обучения) и сотрудников (преподаватели, служащие, обслуживающий персонал) в различных вузах различных регионов РК. Итоги по столбцам вычислить по каждой группе контингента и по всем категориям вместе, а по строкам по каждому региону и по республике в целом.

Вариант 10. Создать документ иерархической структуры, позволяющий учесть количество книг, отпущенных на прокат в различных отделах библиотеки. Итоги по столбцам вычислить по двум кварталам и за полугодие, а по строкам по каждому отделу и по библиотеке в целом.

3.5 Контрольные вопросы

1) В каком случае структура документа называется иерархической?

2) Что представляют собой символы структуры?

3) Какие способы структурирования документа существуют?

4) В каком случае рекомендуется создавать структуру документа в автоматическом режиме? Как реализовать этот способ?

5) В каком случае рекомендуется создавать структуру документа в вручную? Как реализовать этот способ?

6) Как управлять структурированным документом?

7) В чем удобство работы со структурированным документом?