Подготовка к заключению договора

Характерными особенностями договорной работы в сфере сбыта являются:

- необходимость использования различных способов установления контактов с потенциальными партнерами;

- тщательная отработка предмета договора, спецификаций в условиях расширения ассортимента и усложнения продукции;

- повышение требований покупателей к продавцу на стадии использования товаров, что находит отражение в условиях гарантийного и послегарантийного обслуживания, обучения персонала;

- организация надлежащего исполнения условий договоров:

- обеспечение учета и контроля договорных обязательств;

- формирование банка данных о потенциальных партнерах пред­приятия.

Основные этапы договорной работы:

1) подготовка к заключению договора:

2) заключение договора;

3) исполнение договора;

4) анализ договора после его исполнения.

В процессе подготовки к заключению договора работники службы сбыта осуществляют в определенной последовательности следующие процедуры:

- направляют предложение (оферту) покупателю;

- принимают и подтверждают заказ покупателя;

- направляют покупателю предложение в ответ на его запрос с указанием условий будущего договора;

- принимают участие в торгах путем представления тендера организаторам торгов;

- принимают участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках;

- направляют в адрес потенциальных покупателей каталоги, проспекты, коммерческие письма.

Нормативной базой оформления преддоговорных процедур является Гражданский кодекс Республики Беларусь.

Преддоговорная работа на предприятии включает:

- определение порядка регистрации и анализа коммерческих предложений;

- разграничение ответственности между функциональными службами предприятия за оформление проекта договора;

- установление порядка и сроков прохождения документации, связанной с заключением договоров.

Поступающие от покупателей коммерческие предложения ре­гистрируются в журнале. В нем указываются наименование потребителя, дата поступления, содержание коммерческого предложения, дата рассылки на согласование, результаты рассмотрения.

Подготовленный исполнителем проект договора согласовывается со следующими подразделениями:

- начальником отдела сбыта - по срокам и объемам поставок;

- службами стандартизации и ОТК - по вопросам качества продукции;

- бухгалтерией - по вопросам оплаты и финансовых расчетов;

- экономической службой - по вопросам экономической це­лесообразности;

- юридической службой - по правовому оформлению договора;

- главным инженером, зам. директора по производству - по обеспечению изготовления продукции в соответствии с заказом.

Заключение договора.

Договор подписывается руководителем предприятия или его заместителем по коммерческим вопросам. Два экземпляра проекта контракта, подписанные и заверенные гербовой печатью, не позднее трех дней с момента подписания направляются покупателю, третий хранится в отделе сбыта. Подписанный потребителем и заверенный его гербовой печатью договор регистрируется в канцелярии в журнале входящей корреспонденции и передается в отдел сбыта.

При возникновении разногласий по договору покупатель оформляет и направляет в адрес предприятия вместе с подписанным договором два экземпляра протокола разногласий. Протокол разногласий - это документ, отражающий предлагаемые покупателем иные условия договора. На практике выработалась форма протокола разногласий в виде текста, разделенного на две части. Соответствующие условия договора излагаются в этих частях в редакции каждой из сторон. Порядок согласования и подписания протокола разногласий аналогичен порядку согласования и подписания договора. В договоре производится запись о наличии протокола разногласий. Один экземпляр подписанного и заверенного гербовой печатью протокола разногласий направляется покупателю, второй хранится в отделе сбыта вместе с контрактом.

Договор считается действительным и принимается к исполнению, если стороны пришли к согласию по условиям договора.