Документооборот и его классификация . Сохранение документов

Документооборот-- это движение документов с момента их составления или получения от других предприятий к передаче на сохранение в архив осле определенных записей в учетных реестрах.

Основные этапы документооборота

· Составление и оформление документа

· Принятие документа бухгалтерией

· Движения документа отделами

· Передача документа для обработки средствами вычислительной техники и возвращение назад

· Передача документа в архив

Для обеспечения равномерного движения документов разрабатывают график документооборота, в котором предусматривают последовательность прохождения документов, работу каждого звена, отмечают конкретных исполнителей.

Документы хранятся в архиве, который может быть текущим и постоянным. Текущий архив организовывают непосредственно в бухгалтерии для сохранения документов текущего года, а постоянный размещают в специально оборудованном месте.

Сроки хранения документов и отчетностей устанавливает Главное государственное управление при Кабинете Министров Украины.

Например - Главные книги и личные дела работников и служащих, балансы и отчеты сохраняют постоянно, акты документальных ревизий – 5 лет, документы, которые стали основанием для учетных записей,- 3 года.