Оформление документов при проведении проверки

Группа проверяющих должна вести документацию, в которой фиксируются принимаемые решения и результаты проделанной ею работы на всех этапах проверки. Документы должны подтверждать, что проверка проводилась в соответствии с установленными правилами, процедурами и требованиями.

В состав документов, оформляемых при проведении проверки, входят:

а) план предварительного изучения объектов проверки;

б) программа проведения проверки;

в) акты;

г) рабочие документы и материалы;

д) отчет и другие документы (представления, предписания, информационные письма), оформленные по результатам проверки.

План предварительного изучения объектов проверки, программа проведения проверки, акты, отчет и другие документы по результатам проверки подготавливаются и оформляются в соответствии с порядком, установленным Регламентом Счетной палаты, а также с учетом положений настоящих Рекомендаций.

Рабочие документы представляют собой материалы, подготавливаемые и получаемые членами группы проверяющих в процессе проведения аудита эффективности. Они могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Рабочие документы составляются в ходе планирования, проведения и оформления результатов проверки и используются для осуществления текущего контроля и проверки качества работы, выполненной членами группы проверяющих.

Группа проверяющих должна составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, для того чтобы было понятно, как осуществлялся аудит эффективности на всех его этапах. В рабочих документах отражается информация о характере, временных рамках и объеме выполненных процедур, фиксируются фактические данные, используемые в качестве доказательств при формулировании выводов и обосновании рекомендаций по результатам проверки.

В рабочих документах должно содержаться обоснование всех важных заключений и выводов, сделанных группой проверяющих.

Руководитель проверки вправе определять объем документации по каждой конкретной проверке, руководствуясь своим профессиональным мнением. Вместе с тем, рабочая документация должна быть достаточно полной и подробной и отражать все вопросы, рассмотренные группой проверяющих в ходе проверки. Это надо для того, чтобы если в процессе проведения проверки возникнет необходимость передать выполнение задания другому сотруднику, не имеющему опыта работы по этому заданию, он смог бы исключительно на основе имеющейся документации понять уже проделанную работу и продолжить выполнение данного задания.

Рабочие документы, как правило, должны содержать:

· рабочий план проведения проверки;

· информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой проверяемый объект осуществляет свою деятельность;

· информацию, касающуюся организационно-правовой формы и организационной структуры проверяемого объекта;

· анализ наиболее важных экономических показателей деятельности проверяемого объекта и тенденций их изменения;

· сведения о характере, временных рамках и объеме процедур проведения проверки, с указанием их исполнителей и результатов выполнения;

· заключения и выводы, сделанные проверяющими по наиболее важным вопросам проверки;

· обзорные, аналитические и предварительные отчеты, подготавливаемые на всех этапах проведения проверки;

· выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов;

· копии финансовой (бухгалтерской) отчетности;

· копии переписки по вопросам проверки с руководителями проверяемых организаций;

· копии сообщений, направленных другим организациям, экспертам и третьим лицам и полученных от них.

Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы отражать особенности каждой конкретной проверки и потребности членов группы проверяющих в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов целесообразно разработать в направлениях деятельности Счетной палаты формы документации (например, стандартную структуру файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т. п.), а также систему построения и порядок присвоения идентификационных номеров документам, входящим в состав рабочей документации.

Рабочая документация должна содержать резюме с указателем и перекрестными ссылками на документы. Вся подтверждающая информация (в том числе, в электронной форме) должна, при необходимости, иметь систему перекрестных ссылок на соответствующую рабочую документацию, а также на программу аудита эффективности. Это позволяет избежать постоянного пересмотра информации по всему файлу (папке) и обеспечивает легкость доступа ко всей информации, касающейся проведения аудита эффективности.

Каждый документ, как правило, должен включать следующее:

· наименование документа и его идентификационный номер;

· наименование проверяемой организации;

· проверяемый период;

· содержание документа;

· ссылки на источники сведений, включенных в его содержание;

· личную подпись лица, подготовившего данный документ.

Такая стандартизация документирования дает возможность членам группы проверяющих провести проверку более организовано и качественно, а руководителю проверки надежно контролировать результаты выполняемой ими работы.

В ходе проверки могут использоваться документы и материалы, подготовленные проверяемыми организациями, если их содержание не вызывает сомнений у проверяющих.

После завершения проверки все документы в сброшюрованном виде должны быть скомплектованы в папки (файлы), заведенные отдельно для каждой проверки, и храниться в установленном порядке.

Все рабочие документы, оформляемые в процессе проведения проверки, являются конфиденциальными. Проверяемые организации, государственные органы и общественность не должны иметь доступа к рабочей документации без официального запроса и соответствующего разрешения руководства Счетной палаты.

Планирование аудита эффективности

Планирование является наиболее важным и сложным этапом аудита эффективности и представляет собой процесс проведения ряда последовательных взаимосвязанных действий, выполняемых ежегодно в рамках направлений деятельности Счетной палаты, который включает выбор тем и объектов проверки, предварительное изучение объектов проверки и подготовку программы проверки. При планировании проверок эффективности следует отбирать наиболее важные темы и проблемы с учетом их соответствия задачам, которые призвана решать Счетная палата, и наличия условий для их проведения.