Организация текущего хранения дел и подготовка дел к хранению

Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора ихна хранение, уничтожение и установление сроков их хранения. Экспертиза ценности документов в организации про­водится при составлении номенклатур дел, формирова­нии дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением соответствующих специалистов. Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

Отбор документов для хранения прово­дится на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полист­ного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, не­оформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов состав­ляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный apxив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.