И формированию дел. Номенклатура дел

Тема 9. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве

1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел.

2. Организация текущего хранения дел и подготовка дел к хранению

3. Передача дел в архив. Архивное хранение документов

Общие требования к систематизации документов

и формированию дел. Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации и оформленных в установленном порядке с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения cpоков их хранения. Номенклатypa дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел организации составляется служ­бой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи сотрудников архива. Она согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) и затем - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руково­дителем организации. При составлении номенклатур дел следует руковод­ствоваться положением об организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел организации за прошлые годы. После утверждения номенклатуры дел организации, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Пример номенклатуры дел организации

	ЗАО «Сенеж» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2001 № 1 Москва на 2002 год		УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Сенеж» Личная подпись М.Д. Прохоров 25.12.2000

Индекс дела	Заголовок дела	Коли-чество дел	Срок хра- не­ния и № ста­тьи по переч­ню	При- меча­- ние
	01 ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ
01-01	Учредительные документы фирмы		Пост.
	(устав, договор и др.)		ст. 37а
01-02	Протоколы собраний учредителей		Пост.
	акционерного общества		ст. 17
01-03	Протоколы общих собраний		Пост.
	сотрудников организации		ст. 17
01-04	Штатное расписание организации		Пост. ст. 52а
01-05	…………..
01-14	Резервные номера …….
	02 ПЛАНИРОВАНИЕ
02-01	Бизнес-план организации		Пост., ст. 84
02-02	Годовой план экономического и		Пост.
	социального развития организации		ст. 88
	на 2001 г.
02-03	Годовой план работы организации		Пост.
	по основным видам деятельности		ст.166 а
	на 2001 г………………..
02-06	Резервные номера
	03 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОД­СТ-
	ВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
03-01	Протоколы переговоров с организа-		Пост.
	циями-партнерами за 2001 г.		ст. 155.
03-02	Отчеты о проведении переговоров с		Пост.
	организациями-партнерами за 2001 г.		ст. 133
03-05	Договоры, соглашения об
	уста­новлении экономических связей		Пост.
	с другими организациями		ст. 137
03-04	………………

Должность руководителя

Службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

	СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от_______№_______		СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК от_______№_______

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (функционального вида деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (функционального вида деятельности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделе­ния (функционального вида деятельности), 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей) по разделам. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений (функциональных видов деятельности).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе, справочные и контрольные картотеки, личные дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкрет­ных формулировок («paзные материалы», «общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоитиз элементов, располагаемыхв следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т. д.) или видов документов (протоколы, при­казы и т. д.);

- название министерства или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела. Например, приказы директора по основной деятельности.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспон­дент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела. Например, протоколы переговоров с организациями-партнерами за 2001 г.

- указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии). Например, решения, распоряжения местных органов власти и управления. Копии.

Графа 3 «Количество дел» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Росархивом срок хранения. Например, сроки хранения документов указаны в следующих государственных перечнях: «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указани­ем сроков хранения» (1989 г.) и «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (1996 г.).

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хране­ния дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходя­щих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответ­ственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др. Например, инвентарные карточки и книги учета основных средств хранятся в течение 5 лет, а далее как указано в примечании: после ликвидации основных средств.

При наличии в организации вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, коррек­тировки, а, в необходимых случаях, переработки.