Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века

1. Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства. Законодательными актами 1802, 1810 и 1811 гг. была создана министерская система, основанная на принципах единоначалия, и министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на правах министерства - Государственное казначейство. Был утвержден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Затем создан Государственный совет – высшее законосовещательное учреждение. Сенат преобразован в высшую судебную инстанцию.

2. Изданный в 1811 году законодательный акт «Общее учреждение министерств» вводил единообразие в систему делопроизводства министерств - от создания документов до их архивного хранения, регламентировал внутренние и внешние отношения министерства. Министру подчинялись канцелярия министра, совет министра и товарищ министра, в ведении последнего были департаменты, в состав которых входили: канцелярия департамента, отделения и столы в отделениях.

3. Общий порядок движения дел в министерстве строго регламентировался. Дела, поступавшие в министерство, в зависимости от их важности попадали или в канцелярию министра или в департаменты. Дела делились на три категории: а) текущие дела – донесения, ведомости, переписка, представления; б) чрезвычайные дела (по злоупотреблению); в) срочные дела.

4. Документооборот учреждений представлял собой сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени и содержавший десятки (34-54) делопроизводственных операций. Министерства получали от императора - указы, повеления, от Государственного совета - высочайшие утвержденные мнения, от Сената - сенатские указы, от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), представления, предложения, мнения; равным учреждениям - отношения, сообщения, официальные письма; подведомственным местам и лицам - предписания министров. От них получали - рапорты, донесения, представления.

5. К середине XIX века сложился новый порядок изложения дела: вместо подробного «слово в слово» изложения всех предыдущих документов стало применяться изложение только существа вопроса в форме краткой записки.

6. Отправка дел являлась отдельной стадией делопроизводства. Она включала, во-первых, регистрацию в журналах отправляемых документов и контроль их исполнения путем записи сведений, которые обязано было сообщать каждое присутственное место особым рапортом. Во-вторых, само отправление дела с использованием почтовых конвертов, марок и сургучной печати (в России с середины XIX века).

7. Другим участком делопроизводства была ревизия дел - проверка правильности ведения и оформления дел, порядка хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях - начальникам присутственных мест и губернатору.

8. Последняя стадия делопроизводства - отчеты. Законом устанавливались три вида отчетов: 1) в суммах (финансовые); 2) в делах (о деятельности); 3) в видах и предложениях (план работы на следующий год). Отчеты готовились отделениями и обобщались в департаментах, а затем составлялся сводный отчет по министерству.

9. Форма документа также изменилась. Появились бланки министерств с угловым расположением реквизитов, отпечатанные в типографии. На бланках закреплялся ряд реквизитов: наименование учреждения, дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, ссылка на поступивший документ, адресат, подпись.

10. В этот период появилась обширная литература по делопроизводству, теоретического характера и сборники образцов документов для чиновников и частных лиц, обращавшихся в государственные учреждения.

11. В конце XIX века в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях стали использоваться новейшие технические средства: пишущие машинки, телеграф (телеграммы), телефон (телефонограммы), гектограф (копии документов).

12. В военном ведомстве в 1911 году «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного делопроизводства: сокращение числа служебных документов и их унификация, применение технических средств.