Организация оборота конфиденциальных документов

Конфиденциальное делопроизводство из-за небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов, а также в целях обеспечения сохранности и конфиденциальности документов чаще всего сосредоточено в едином подразделении предприятия – службе конфиденциальной информации, или закреплено за одним должностным лицом; в некрупных фирмах – возлагается на управляющего делами, менеджера по безопасности, секретаря первого руководителя или сотрудника, ведущего делопроизводство по открытым документам.

Конфиденциальное делопроизводство включает следующие направления.

Разработка нормативно-методических материалов для работы с конфиденциальными документами включает разработку особого порядка определения конфиденциальной информации и сроков ее действия; обязанностей лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну; обязанностей сотрудников, обеспечивающих конфиденциальный документооборот; особого порядка работы с документами с грифом «КТ» в организации, предоставления и передачи этой информации; системы допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну и др. Кроме этого особенности работы с конфиденциальными документами отражаются в уставе, договорной документации, разных положениях, инструкциях и т.п. «Инструкция по обработке, хранению и движению конфиденциальных документов организации», «Перечень сведений (документов), составляющих коммерческую тайну».

Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. На документах, содержащих коммерческую тайну и предоставляемых в органы государственной и местной власти по их требованию или в судебном порядке, в правом верхнем углу первой страницы документа наносится гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество и место жительства гражданина). Внутри организации возможен гриф нескольких уровней: 1) «Тайна предприятия», «Конфиденциально», «КТ», «Не для открытого использования», «Конфиденциальная информация»; 2) «Строго конфиденциально», «Строго конфиденциальная информация»; 3) «Конфиденциально. Особый контроль». В отличие от этого на документах, содержащих государственную тайну, в правом верхнем углу наносится гриф «Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» и т.д.

В организации гриф "Коммерческая тайна" с номером экземпляра проставляют в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, содержащего коммерческую тайну, печатается разметка с указанием: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата и срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, фамилия машинистки.

Создание документов с грифом «КТ» также имеет свои особенности. Особо ценные документы обычно создаются на уровне руководства организации, менее значимые – на уровне руководителей структурных подразделений. При этом необходимо учитывать следующее:

1) документ всегда должен касаться только одного вопроса, чтобы избежать ненужного ознакомления сотрудников с излишней информацией;

2) следует максимально локализовать конфиденциальную информацию в конкретной части документа, на отдельном диске;

3) не допускать снимать копии и делать выписки из ранее изданных конфиденциальных документов без соответствующего разрешения;

4) конфиденциальные показатели, формулы, описания опытов должны фиксироваться в документе один раз; при необходимости их повторного воспроизведения делается ссылка на первоначальный документ.

5) В открытых документах не допускается упоминание о наличии конфиденциальной информации и ее описание в произвольной форме.

Создание конфиденциального документа начинается с предварительной (до начала составления текста) регистрации носителя с целью контроля всех черновых материалов, вариантов, редакций документа, отдельных записей и подготовительных материалов. Для этого на чистом носителе документа ставится избранный гриф конфиденциальности.

Разрешение на изготовление конфиденциального документа фиксируется двумя способами: а) утвержденным первым руководителем организации перечнем (табелем, списком) издаваемых конфиденциальных документов; б) индивидуальным разрешением (визой) на черновике документа. Ответственный за печатание проектов конфиденциальных документов проверяет соответствие черновика проекта документа перечню издаваемых конфиденциальных документов, а также правильность его оформления.

Еще одна особенность документирования конфиденциальной информации состоит в присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. После регистрации черновик может быть возвращен при наличии разрешения его исполнителю под роспись в учетной карточке для его дальнейшего изготовления. Черновики и варианты документа, выписки из документов уничтожаются сотрудником канцелярии, регистрирующим документ, с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «черновик (и вариант) уничтожены», дата, подпись.

Учет конфиденциальных документов, всех процедур и операций, выполняемых с ними, необходим для обеспечения их физической сохранности, комплектности и целостности, а также контроля за доступом к ним персонала и осведомленности персонала о содержании документов.

Регистрация документов с грифом «КТ» обязательна и осуществляется в канцелярии службы безопасности или ином подразделении, ответственном за документы с грифом «КТ». Корреспонденция с грифом «Коммерческая тайна» вскрывается сотрудником по работе с этими материалами. При этом проверяется количество экземпляров книг, листов документов, приложений к ним. Учет документов с грифом «КТ» и их движение ведется и своевременно отражается в специальных журналах или на карточках отдельно от другой документации. Как правило, производятся следующие виды учета конфиденциальных документов и дел: 1) учет входящих, внутренних и исходящих документов; 2) инвентарный учет документов; 3) номенклатурный учет документов. В учетных формах не должны содержаться сведения конфиденциального характера.

Организация текущего и архивного хранения документов, с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» хранятся в служебных помещениях, хранилищах, библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. Для обеспечения сохранности документы с грифом «КТ» хранятся отдельно от иных документов с применением технических средств защиты.

Для систематизации конфиденциальных документов создается номенклатура всех конфиденциальных дел. Помимо известных задач, она предназначена для закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников к конфиденциальным документам. Номенклатура имеет гриф ограничения доступа. В номенклатуру не включаются документы и дела выделенного хранения и имеющие инвентарную форму учета (техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-видеодокументы). Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела, отметка о проверке наличия (подпись и дата).

При оформлении конфиденциального дела на внутренней стороне обложки дополнительно оформляется список лиц, допущенных к делу, заводится карточка учета выдачи дел. Каждое дело должно содержать документы, имеющие примерно одинаковый период конфиденциальности. Номенклатура конфиденциальных дел составляется как самостоятельный документ или в виде приложения к общей номенклатуре дел организации.

Использование конфиденциальных документов. В целях обеспечения сохранности конфиденциальные документы выдаются для работы на один день. Для более продолжительного использования должна быть обеспечена надежность сохранения документов.

В документообороте конфиденциальных документов имеются ограничения и запреты по их использованию. В том числе запрещены:

1) изъятия и перемещения конфиденциальных документов. Обо всех санкционированных изъятиях и перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи дела;

2) работа с этими документами за пределами служебных помещений за исключением выноса для согласования и подписания в организациях в пределах города;

3) выдача документов сотрудникам, направляемым в командировку. Документы пересылаются заказными или ценными почтовыми отправлениями или с курьерами. Конверты должны быть светонепроницаемыми;

4) предоставление конфиденциальных документов сотрудникам, не имеющим допуск;

5) вынос выписок из документов, содержащих сведения с грифом «КТ», и снятых копий.

Разрешение на допуск дается директором, его заместителем или руководителями соответствующих подразделений для выполнения сотрудником своих служебных обязанностей. При этом в службе безопасности работник заполняет индивидуальное письменное обязательство по сохранению коммерческой тайны. На внутренней стороне обложки дела оформляется список допущенных лиц за подписью руководителя структурного подразделения.

Командированные и частные лица допускаются с письменного разрешения руководителя организации и подразделения, в ведении которого находятся нужные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых эти люди работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания.

Выписки из документов и изданий, содержащие сведения с грифом «КТ», производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, и после окончания работы представителя высылаются в адрес организации. Дела и издания с грифом «КТ» выдаются и принимаются от исполнителей под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий.

Издание документов с грифом «КТ» в типографиях производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказу, подписанному руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Изданный тираж учитывается поэкземплярно. Тираж издания с грифом "КТ", полученный для рассылки, регистрируется под одним номером в журнале учета и распределения изданий. Дополнительно размноженные документы идут под номером документа, а количество экземпляров фиксируется на самом первичном документе.

Проведение систематического контроля за обеспечением режима работы со сведениями, содержащими коммерческую тайну, возлагается на директора, его заместителей и руководителей подразделений. Он включает контроль за составлением и движением документов и копий с них, включая их передачу, пересылку, размножение, хранение, наличие. При смене сотрудников, хранящих документы с грифом "КТ", составляется акт приема-передачи в произвольной форме, утверждаемый руководителем направления.

Проверки могут быть регламентированными (периодическими: ежедневными, ежемесячными, ежеквартальными, по окончании календарного года), нерегламентированными, которые осуществляются при смене руководства, увольнении, по фактам чрезвычайных ситуаций и потенциальных угроз утраты информации. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных документов.

Ежедневные проверки наличия проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками фирмы, работающими с документами с грифом «КТ». Квартальные и годовые проверки проводятся комиссией, которая составляет акт по результатам проверки.

Снятие грифа «Коммерческая тайна». Сроки действия грифа определяются в каждом отдельном случае в виде конкретной даты или записи: "До заключения договора", "Бессрочно". По истечении срока решение вопроса о снятии грифа «КТ» принимает специальная комиссия в составе руководства организации, начальников структурных подразделений и службы безопасности. В решении перечисляются документы, с которых снят гриф ценности. На обложках дел гриф «Коммерческая тайна» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера решения, послужившего основанием для снятия грифа. Аналогичные записи делаются в описях и номенклатурах дел.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов и дел, в которых отпала надобность или срок которых истек, должен исключать возможность ознакомления с ними посторонних лиц, неполное уничтожение. Для этого процесс уничтожения должен происходить коллегиально с составлением акта и документированием соответствующих процедур, акт составляется только после проведения всех необходимых процедур уничтожения. Состав уничтожаемых документов письменно согласовывается с руководителями подразделений и санкционируется экспертной комиссией организации. Документы уничтожаются путем сожжения, мелкого разрезания, плавления и других способов, не позволяющих их восстановить. Без составления актов уничтожаются черновики и проекты конфиденциальных документов, внутренние описи и другие материалы, образовавшиеся при исполнении документов.