Учет дебиторской задолженности работников

Организации выдают наличные деньги в подотчет из касс на операционные хозяйственные и другие расходы в размере и на сроки, определенные руководителями организации по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание. Неизрасходованные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу не позднее 3-х дней, по истечении срока, на который они были выданы. Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны предъявить в бухгалтерию субъекта отчет об израсходованных суммах не позднее 5 дней по истечении срока. У лиц, не представивших отчет об израсходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу остатки неиспользованных авансов, бухгалтер вправе удержать из з/п данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством. Наибольший удельный вес подотчетных сумм приходится на служебные командировки. Порядок выдачи наличных денег и их использование на командировочные расходы определяется действующих законодательством. Командированному работнику организация возмещает:

1.Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (размер стоимости проезда воздушным, ж/д, водным и автомобильным транспортом, включая страховые платежи по страхованию пассажиров, оплату услуг по предварительной продаже билетов)

2.Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании предъявленных расходов (кроме номеров люкс), включая стоимость за бронирование места в гостинице.

3.Суточные по служебным командировкам выплачиваются каждый день, который работник находится в командировке, в размере 50%МРП.

4.Прочие расходы согласно представленным документам (бронь, счета за переговоры с офисом и т.д.).

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активном счете 1250 «краткосрочная дебиторская задолженность». По дебету счета отражаются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет на основании расходного кассового ордера. По кредиту отражаются суммы, использованные согласно авансовым отчетам, и суммы, сданные по приходному кассовому ордеру, как неиспользованные.

При выдаче наличных денег в подотчет на хоз.расходы или операционные нужды, командировочные: Дт 1250 Кт 1010, 1030

При выдаче в подотчет суммы перечислений (приобретение билетов на самолет): Дт 1250 Кт 1030

Оприходование запасов, приобретенные подотчетным лицом: Дт 1310,1320, 1330 Кт 1250

Приобретение НМА, ОС подотчетным лицом: Дт 2710, 2730, 2411-2419

Кт 1250

Списание подотчетных сумм по представлению авансовых отчетов:

Дт 7210, 8310, 8410 Кт 1250

По подотчетным суммам: Дт 1420 Кт 1250

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм: Дт 1010 Кт 1250

При удержании из з/п неиспользованных подотчетных сумм: Дт3350 Кт1250

На задолженность предприятия перед подотчетным лицом (не возмещается перерасход): Дт 1250 Кт 3540, 4430