Эффективность бухгалтерского учета с использованием персональных ЭВМ

Эффективность автоматизированного учета есть количественное и качественное выражение положительных влияний на управляе­мый объект или процесс вследствие использования вычислитель­ной и организационной техники, а также связанного с этим изме­нения организационной структуры управления и информационных потоков в системе.

Источниками эффективности, возникающей от применения ПЭВМ в организационном управлении, являются:

уменьшение затрат на обработку единицы информации;

повышение точности расчетов;

увеличение скорости выполнения вычислительных и печат­ных работ;

увеличение скорости и снижение поиска необходимых сведе­ний;

возможность моделирования изменений некоторых перемен­ных (например, при составлении финансового плана) и анализа результатов;

способность автоматически собирать, запоминать и накапли­вать разрозненные данные;

систематическое ведение данных;

уменьшение объектов хранимой документации и стоимости хранения данных;

стандартизация документов и их ведения;

улучшение доступа к архивам данных управленцев и органи­заторов производства;

возможность использования телекоммуникационных систем при получении данных и совместном принятии решений.

На практике наиболее часто применяются две группировки по­казателей оценки эффективности автоматизации: первая — выде­ление показателей прямой и косвенной эффективности и вторая — подразделение показателей на стоимостные, натуральные и каче­ственные. По существу, вторая группировка есть развитие первой.

Показатели прямой эффективности характеризуют непосред­ственное снижение затрат на отработку данных и прямую эконо­мию затрат в результате функционирования автоматизации. Пока­затели этой группы подразделяются на первичные и производные. Основные показатели: сумма общей годовой экономии, повыше­ние.производительности труда работников аппарата управления, сумма сокращения затрат на содержание управленческого персона­ла, величина абсолютного снижения трудоемкости обработки информации и другие; производные: коэффициент общей эффектив­ности, коэффициент снижения трудоемкости, срок окупаемости системы и другие.

Показатели косвенной эффективности позволяют оценивать автоматизацию с позиций их положительного влияния на производ­ственно-хозяйственную деятельность объекта. К ним относятся: улуч­шение информационной системы, улучшение качества документа­ции, повышение оперативности руководства и т.д. Название «косвенная эффективность» ни в коей мере не умаляет значимости этого вида эффективности. Наиболее важной и реальной целью ав­томатизации работы служащих является повышение качества административных и проектных решений, вырабатываемых в службах управления (для информационных работников — это качество вы­рабатываемой информации). При оценке эффективности автомати­зации важно учитывать, что конечный эффект от применения ПЭВМ связан не только с возмещением затрат на их покупку, ус­тановку и эксплуатацию, а, в первую очередь, за счет дополни­тельного улучшения качества принимаемых решений, которое мож­но оценить через общие показатели эффективности производства (прирост прибыли, повышение рентабельности, рост продуктив­ности использования производственных ресурсов, ускорение обо­рачиваемости оборотных средств и т.д.). Типовая методика расчета косвенной эффективности пока отсутствует, поэтому косвенную эффективность определяют обычно способами опытных и эксперт­ных оценок, сопоставления с объектами-аналогами.

Наряду с частными показателями оценки эффективности автоматизаций практикуют определение интегральной ее оценки У, которая показывает степень соответствия качества создаваемой автоматизации поставленным задачам ее функционирования или вы явленным тенденциям научно-технического развития этих систем, то есть осуществляется оценка научно-технического уровня автоматизации.

Для определения этого показателя используется статистический метод, который выражается функцией:

(42)

где Х_i — частные значения показателей оцениваемой системы, до­стигнутые в рассматриваемый момент;

A_i — коэффициенты важности Х_i

Для расчета интегрального показателя эффективности автома­тизации предварительно должны быть определены частные показа­тели, такие как экономический уровень автоматизации, уровень охвата автоматизацией задач управления, показатель системотех­нического уровня и т.д.

При оценке эффективности автоматизации нельзя забывать о ее влиянии на прогрессивные структурные изменения в организации управления, на повышение квалификации управленческих и ин­формационных работников, на экономические показатели их труда и другие социальные факторы развития производства.

Усовершенствование автоматизированного бухгалтерского уче­та на базе ПЭВМ является одним из путей улучшения финансового состояния предприятия. Для определения экономической эффек­тивности от использования ПЭВМ необходимо сопоставить базис­ный период и проектный уровень автоматизации (расходы, затра­ченные на обработку данных в базисный период, со стоимостью услуг по обработке в проектируемый период).

Приведем расчет экономической эффективности от автоматизированного бухгалтерского учета на примере внедрения автоматизированного рабочего места (АРМ) на предприятии.

На предприятии ведение учета осуществляют 5 человек. После внедрения АРМ на предприятии будет сокращена 1 штатная еди­ница бухгалтера.

Определим затраты по формуле:

(43)

где Т_о — затраты труда при исходном варианте, чел.-ч;

P _i — численность основных исполнителей по ведению бухгал­терского учета, чел.;

24 * 8 — месячный фонд времени, ч;

Т_o= 5 * 24 * 8 = 960 чел.-ч.

Определяем стоимостные затраты при ведении учета вручную по формуле:

(44)

где С_о — стоимостные затраты ведения учета при базисном вариан­те в месяц, руб.;

С _эл — стоимость электроэнергии, руб.;

С _оп — сумма основной заработной платы работникам учета, руб.

(45)

здесь О _i — среднемесячная заработная плата учетных работников, руб.;

Р _i — численность учетных работников, чел.;

К _н — коэффициент накладных расходов, К_и = 0,3.

С_оп = 680-5 = 3400 руб.;

С_о = 3400 * (1 + 0,3) = 4420 руб.

Во-вторых, произведем расчет затрат труда и стоимости при автоматизированной обработке данных на персональных ЭВМ.

Определим трудовые затраты после внедрения АРМ по формуле:

Т₁ = Р _i * 24 * 8

где Р _i — численность основных исполнителей по ведению бухгал­терского учета после внедрения АРМ;

Т₁ = Р _i * 24 * 8 = 786 чел./ч

Определим общую сумму затрат при обработке информации на АРМ бухгалтера:

(46)

где С _нр — сумма накладных расходов, составляющая 30% от суммы основной оплаты труда (С _оп), руб.,

С _оп = 680 * 4 = 2720 руб.

(47)

C _а — сумма ежемесячных амортизационных отчислений по ком­пьютерам, руб.;

С_к — стоимость одного компьютера, руб.;

П _а — процент амортизационных отчислений;

С_м — стоимость вспомогательных материалов (бумага, диски, картриджи и порошок для заправки);

С_эл — стоимость израсходованной электроэнергии, равна про­изведению рабочего времени ПЭВМ на потребляемую мощ­ность и на стоимость 1 кВт/ч;

С_эл = 0,2 кВт -5ч - 0,305 руб. * 24 дн. = 7,32 руб.

C₁= 2720 + 104 + 85 + 816 + 7,32 = 3732,32 руб.

Исходя из произведенного исследования затрат по двум спосо­бам ведения учета в хозяйстве, можем рассчитать прямую эконо­мию по трудовым ресурсам и экономию в стоимостном выражении от внедрения АРМ бухгалтера.

Прямая экономия по трудовым ресурсам составит:

Т =Т₀ - Т₁ = 960 - 768 = 192 чел.-ч.

Прямая экономия в стоимостном выражении за месяц:

Э_с = С_о – С₁ = 4420 - 3732,32 = 687,68 руб.

Прямая экономия в стоимостном выражении за год составит:

Э_пс = Э_с * 12 = 687,68 * 12 = 82525,16 руб.

Кроме того, определим индексы и коэффициенты снижения труда и стоимости обработки при переводе на автоматизированный бухгалтерский учет.

Индекс снижения трудовых затрат:

И_т = T₀/Т₁ = 960/768 = 1,25

Коэффициент снижения трудовых затрат:

К_т = (Т₀ – T₁) / Т₀ * 100 = 192/960 * 100 = 20%

Индекс снижения стоимости затрат:

И_с = С₀ /С₁ = 4420/3732 = 1,18

Коэффициент снижения стоимостных затрат:

К_С = (С₀ – С₁)/ С₀ * 100 = 687,68/4420 * 100 = 16 %

Таким образом, при внедрении АРМ бухгалтера трудовые затра­ты снизились в 1,25 раз, при этом экономия составит 192 чел.-ч в месяц. Снижение стоимости затрат произошло в 1,18 раза, при этом экономия за месяц составит 4420 руб. или можно сказать, что тру­довые затраты снизятся в месяц на 20%, а стоимостные — на 16%.

Экономическая эффективность составит 82525,16 руб. в год в стоимостном выражении.

При этом существенно повысится качество управления, то есть учета, планирования, анализа, что приведет к рациональному ис­пользованию производственных ресурсов, а соответственно, к эко­номии материальных, трудовых затрат и снижению себестоимости работ, повышению культуры и производительности труда (табл.7).

Таблица 7

Экономическая эффективность от комплексной автоматиза­ции

бухгалтерского учета на предприятии