Правила оформления докладной записки

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) - это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.

Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое (рис. 1) или продольное (рис. 2).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Наименование Адресат │

│структурного подразделения │

│ │

│ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА │

│ │

│______________ N ________ │

│ │

│заголовок к тексту │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Наименование структурного подразделения │

│ │

│ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА │

│ │

│______________ N ________ │

│ │

│ │

│ Адресат │

│ заголовок к тексту │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов

Текст докладной записки состоит из следующих частей (рис. 3):

- констатирующей.

В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;

- анализирующей.

Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;

- резюмирующей.

Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки;

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Цех по производству масла Генеральному директору ОАО "Комбинат│

│ по выработке молочной продукции" │

│ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА А.А. Петрову │

│ │

│15 ноября 2006 г. N 64 │

│ │

│О ненадлежащем выполнении │

│трудовых обязанностей Н.А. Ивановым │

│ │

│ Согласно Приказу от 29 октября 2006 г. N 165, Н.А. Иванов принят на│

│работу в цех по производству масла наладчиком пищевого оборудования│

│5 разряда с трехмесячным сроком предварительного испытания. │

│ Н.А. Иванов ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности.│

│Так, 1 ноября 2006 г. ему было поручено выполнение работы по наладке│

│фасовочного аппарата. Работа Н.А. Ивановым завершена не была, вследствие│

│чего был привлечен к выполнению данной работы наладчик В.В. Васильев. │

│ Считаю, что наладчику пищевого оборудования Н.А. Иванову необходимо│

│объявить замечание в соответствии со ст. 192 - 193 ТК РФ. Проект приказа│

│о наложении дисциплинарного взыскания (замечания) прилагаю к настоящей│

│докладной записке. │

│ │

│Начальник цеха ________________ И.И. Сидоров │

│____________ _____________________│

│ (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3. Образец оформления текста докладной записки.