 |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
Тема 10. 10.1. Інтефейс програми PowerPoint.
|
|
ВИКОРИСТАННЯ ПРОГРАМИ MS POWERPOINT ДЛЯ ПІДГОТОВКИ МУЛЬТИМЕДІЙНИХ ПРЕЗЕНТАЦІЙ
10.1. Інтефейс програми PowerPoint.
10.2. Створення нової презентації.
10.3. Режими роботи з презентаціями.
10.4. Макет слайда.
10.5. Дизайн слайда.
10.6 Конструювання переходів між слайдами.
10.7. Гіперпосилання на слайдах презентації.
10.1. Інтефейс програми PowerPoint
Програма для створення мультимедійних презентацій Microsoft PowerPoint (далі просто програма PowerPoint) містить необхідні засоби для створення та професійного оформлення презентацій – комплекту підготовлених для показу слайдів, які містять необхідну відео, звукову та текстову інформацію, подану у вигляді схем, таблиць, малюнків, діаграм, відео та звукових файлів.
Завантаження програми PowerPoint здійснюється так само як і будь-якого додатка оболонки Windows: з головного меню операційної системи за допомогою команди Пуск Þ Программы Þ Microsoft Office Þ Microsoft Office PowerPoint 2003. За умовчуванням програма PowerPoint відкривається у звичайному режимі з панеллю Создание презентации із Области задач з можливістю вибору вже існуючої презентації чи створення нової; натисненням на ярлику програми MS PowerPoint, якщо його попередньо встановили на робочий стіл.
На малюнку 10.1 представлене програмне вікно Microsoft PowerPoint. На ньому існує декілька панелей, що допомагають створювати слайди презентації: Панель структуры (1), на якій відтворюються теми слайдів; Панель слайдов (2), де в мініатюрній формі подаються всі слайди презентації; Панель рабочей области (3), на якій відтворюється слайд, виділений на панелі слайдів; Панель задач (4), вкладки якої допомагають створювати, обирати розмітку слайдів, додавати ефекти анімації та підбирати їх параметри тощо; Панель заметок (5), на якій користувач може вводити нотатки до кожного слайда презентації.
Існує чотири способи створення нової презентації, які подані на вкладці Создание презентации в Области задач, а саме:
1) створення нової презентації;
2) створення презентації за допомогою Шаблона оформления, в якому професійно підібрані колір, фон і шрифти (шаблони не містять зразків слайдів);
3) створення презентації за допомогою Мастера автосодержания ( врешті буде створена стандартизована група слайдів);
4) створення презентації на базі вже існуючих презентацій (див. мал. 10.2).
Мал. 10.1. Елементи програмного вікна програми PowerPoint
Мал. 10.2. Способи створення нової презентації
10.2. Створення нової презентації
Мастер автосодержания значно полегшує створювати презентацію певного типу документа.
Для виклику його на екран необхідно виконати команди: відкрити вкладку Создание презентации в Области задач та натиснути курсором миші на Из мастера автосодержания, після чого відкриється перше діалогове вікно майстра (див. мал. 10.3).
Мал. 10.3. Крок 1 Мастера Автосодржания, де пропонується структура майбутньої презентації
Перехід до наступного кроку роботи з майстром передбачає натиснення кнопки Далее, після чого відкриється діалогове вікно, в якому користувачеві пропонується вибір типу презентації (див. мал. 10.4).
Мал. 10.4. Крок 2 Мастера автосодержания з вибором типу презентації
Після вибору типу презентації, наприклад, навчальний курс, та натиснення кнопки Далее відкривається діалогове вікно майстра, в якому користувач визначає спосіб виведення презентації (див. мал. 10.5).
Мал. 10.5. Крок 3 Мастера автосодержания з вибором способу виведення презентації
Після вибору способу виведення презентації, найчастіше, на екран та натиснення на кнопку Далее відкривається діалогове вікно, в якому користувач вводить дані для оформлення заголовку презентації (див. мал. 10.6).
Мал. 10.6. Крок 4 Мастера автосодержания із введенням даних для оформлення заголовку презентації
Після натиснення кнопки Готово буде виконане об’єднання введених даних і слайдів в єдину структуру, яка допоможе оформити план презентації (див. мал. 10.7). Тест на панелі структури можна редагувати, вставляти заголовки, списки тощо. При цьому слід активно використовувати відповідні кнопки на панелях інструментів програми PowerPoint. На підготовлену низку слайдів можна додавати малюнки, схеми та діаграми. Для збереження створеної презентації слід виконати команди Файл Þ Сохранить або Сохранить как, яка відкриває діалогове вікно, в якому вказати місце збереження та ввести ім’я презентації.
Мал. 10.7. Презентація, створена з використанням Мастера автосодержания в режимі структури
Презентацію можна створити з використанням готових шаблонів оформлення, що знаходяться в Области задач на вкладці Дизайн слайда, яка відкривається за допомогою команди Из шаблона оформления на вкладці Создание презентации або командою Формат Þ Оформление слайда.
Після виділення шаблону (див. мал. 10.8) ним можна оформити всі слайди чи декілька заздалегідь виділених. Тобто до різних слайдів презентації можна застосувати різні шаблони. А також у будь-який час можна призначити презентації новий шаблон. Потім шаблон відповідним чином заповнюється, можна додати при необхідністю на слайди графіку та діаграми.
У програмі PowerPoint можна створити презентацію на базі вже існуючої презентації. Це дуже зручно, якщо необхідно створити дві майже однакових презентації з деякими відмінностями за кількістю слайдів та оформленням, або зберегти дизайн презентації, змінивши лише зміст. Для цього можна скористатися командою Из имеющейся презентации на вкладці Создание презентации в Области задач, виконання якої відкриє діалогове вікно Создание из имеющейся презентации. У цьому вікні потрібно виділити презентацію, на базі якої необхідно створити нову, та клікнути на Создать новый (див. мал. 10.9).
Мал. 10.8. Створення нової презентації за допомогою шаблону оформлення
Мал. 10.9. Створення презентації на базі вже існуючої презентації
У програмі PowerPoint можна створити нову презентацію з оригінальним дизайном та змістом.
Для цього на панелі Создание презентации в Области задач відразу після завантаження PowerPoint потрібно вибрати команду Новая презентация (див. мал. 10.3). Відкриється вікно нової презентації у звичайному режимі показу слайдів (мал. 10.10). За умовчуванням програма PowerPoint дає назву презентації [Презентація1], а відкриття наступної – [Презентація2] тощо.
Мал. 10.10. Вікно нової презентації
|
10.3. Режими роботи з презентаціями
Програма PowerPoint пропонує декілька режимів роботи з презентаціями, кожний з яких використовується з певною метою, а саме: звичайний режим показу слайдів, що застосовується у процесі додавання, редагування та форматування тексту та графіки на слайди (див. мал. 10.11); режим структури, що відображає текст та кнопки слайдів; режим сортування слайдів ( Сортировщик слайдов ) дозволяє переглянути, вилучити або змінити розташування слайдів у презентації; режим показу слайдів ( Показ слайдов ) застосовується для перегляду презентації на екрані монітора з початкового слайда чи виділеного поточного за допомогою панелей інструментів чи клавіш клавіатури ( < F5 > – з початкового слайда, команда меню <Shift+F5> – показ із поточного слайда); режим аркушів приміток ( Страницы заметок ) використовується для створення різноманітних нотаток для слайдів.
10.4. Макет слайда
Під час створення нової презентації програма PowerPoint пропонує користувачу макет першого (титульного) слайда (див. мал. 10.10).
Макет слайда – це шаблон розташування графічних та текстових об’єктів на слайді. У макетах містяться рамки, в яких можуть бути розташовані певні об’єкти. Розмір рамок користувач може змінювати чи, навіть, вилучати, але в межах слайда. Слайди можуть вміщати текст заголовку презентації, маркіровані списки, масиви даних у вигляді таблиць; діаграми як графічне відображення числових даних; графіка – графічні об’єкти, малюнки; звукові та відео-ефекти. На слайдах можна розташувати Word-документи, електронні таблиці Excel та інші об’єкти, створені в інших додатках оболонки Windows.
Щоб змінити макет слайданеобхідновикликати на екран Область задач та відкрити вкладку Разметка слайдов).
Під час введення на слайд текстових даних з’являється необхідність її редагувати та форматувати. Ці операції здійснюються так сама як і в будь-якому іншому додатку оболонки Windows (Word, Excel тощо) як за допомогою комбінацій клавіш на клавіатурі, кнопок на панелях інструментах чи команд меню(Формат Þ Шрифт, Формат Þ Выравнивание, Формат Þ Интервалы, Формат Þ Регистр та ін.). Крім того дуже зручно редагувати текст на слайдах у режимі структури.
10.5. Дизайн слайда
Як уже відмічалося вище для створення нової презентації можна скористатися пунктом Из шаблона оформления на вкладці Создание презентации в Области задач. При цьому з’явиться вкладка Дизайн слайда. Яку також простіше можна просто відкрити в Области задач.
На вкладці Дизайн слайда користувачу пропонується три способи зміни дизайну слайда: з використанням шаблону оформлення; із зміною кольорової схеми; з використанням ефектів анімації (див. мал. 10.12).
Анімація – додавання до об’єкта на слайді або до цілого слайда спеціального відео- чи звукового ефекту.
Для того щоб застосувати необхідний анімаційний ефект до слайда необхідно на вкладці Дизайн слайда активізувати команду Эффекты анимации та у списку Приманить к выделенным слайдам позначити мишею потрібну анімаційну схему.
При цьому користувачу пропонується попередньо переглянути вибраний варіант, використовуючи кнопку Просмотр (показує в динаміці вибраний слайд у центральній частині вікна програми PowerPoint) або Показ слайдов (послідовно відтворює слайди в повноекранному режимі із всіма ефектами, починаючи з позначеного слайда). Встановлений прапорець Автоппросмотр дозволяє під час вибору будь-якого ефекту відтворювати його на вибраному слайді.
Якщо потрібний ефект повинен бути на всіх слайдах презентації, то необхідно натиснути на кнопку Применять ко всем слайдам.
Мал. 10.12. Способи зміни дизайну слайда
До окремих об’єктів на слайдах теж можна застосувати анімаційні ефекти, але їх попередньо необхідно виділити та скористатися командою Добавить эффект на вкладці Настройка анимации (див. мал. 10.13).
Мал. 10.13. Команда Добавить эффект на вкладці Настройка анимации.
10.6. Конструювання переходів між слайдами
Для організації переходів між слайдами презентації використовується ручний режим (прапорець по щелчку) та режим регламентований часом (прапорець автоматически после). Ручний режим найчастіше використовується в навчальних презентаціях, коли той, хто демонструє чи переглядає презентацію, сам керує темпом роботи з кожним слайдом, натискаючи ліву кнопку миші для зміни слайда. Для цього в групі Смена слайда встановлюється прапорець по щелчку.
У рекламних презентаціях найчастіше використовується жорстка регламентація для кожного слайда презентації часу його показу. Це можна досягти встановивши прапорець автоматически после і вказати час (у хвилинах і секундах), протягом якого буде відтворюватися певний слайд (див. мал. 10.14). У випадку встановлення обох прапорців перехід на інший слайд буде здійснюватися по щелчку, якщо час не перевершив той, який встановлений на лічильнику автоматически после.
У програмі PowerPoint можна установити автоматичний хронометраж за допомогою команди Показ слайдов Þ Настройка времени, після чого з’явиться перший слайд у повноекранному режимі і панель Репетиция (див. мал. 10.15), за допомогою якої можна визначити час показу цього слайда.
|
|
10.7. Гіперпосилання на слайдах презентації
Під час створення презентацій, особливо навчального типу, стає необхідність створення розгалуженої (нелінійної) презентації. Це можна зробити з використанням засобу гіперпосилань, який дозволяє об’єкт (текст, малюнок тощо) зв’язати з будь-яким файлом, веб-сторінкою, місцем у документі, електронною поштою. Для цього необхідно виділити об’єкт, в якому потрібно призначити гіперпосилання на слайд, та виконати команду Вставка Þ Гиперссылка, яка відкриває діалогове вікно Добавление гипессылки (мал. 10.16).
Мал. 10.16. Призначення тексту гіперпосилання
Питання для самоперевірки
1. Що таке презентація? З якою метою її застосовують?
2. Як створити презентацію, використовуючи шаблони?
3. Що таке авторозмітка слайда?
4. Які режими роботи передбачені в PowerPoint?
5. Якими способами можна вставити у презентацію таблиці, діаграми, малюнки, організаційні діаграми?
6. Як надати елементові презентації керуючої дії?
7. Як задати ефекти анімації об’єктам презентації?
8. Якими засобами задаються способи переходу одного слайда в інший?
9. Як задати час зміни слайда?
10. Як задати налаштування для показу презентації?
11. У якому форматі слід зберігати презентацію, щоб мати змогу демонструвати її у відсуності програми PowerPoint?
Практичне завдання
1). Створіть презентацію з використанням програми PowerPoint створеного реферату за такими вимогами: обсяг презентації 10-15 слайдів; мова презентації – українська; перший слайд презентації титульний; другий слайд – план (зміст) реферату; презентація повинна бути нелінійною з використанням засобу гіперпосилання (кожен пункт плану повинен бути гіперпосиланням на відповідний слайд); на слайдах встановити кнопки управління, для переходу на слайд із планом реферату; останній слайд презентації – список використаних джерел; зміна слайдів презентації по щелчку; обов’язкова наявність графіки.
2). Виберіть режими зміни (переходу) слайдів на екрані, задавши ефекти анімації як до самих слайдів, так і до їх об’єктів.
3). Використовуючи програму Pragma перекладіть текст презентації на іноземну мову.
4). Презентацію українською та іноземною мовами збережіть у своїй робочій папці в двох форматах – презентації і демонстрації.
3). Усно з показом створеної презентації відзвітуйтесь викладачу про виконану практичну роботу №10.
Література для самонавчання
1. Новиков Ф. А., Яценко А. Д. Microsoft Office XP в целом / СПб., „БХВ-Петербург”, – 2002, – 928 с.
2. Рзаєв Д.О., Шарапов О.Д., Ігнатенко В.М., Дибкова Л.М. Інформатика та комп’ютерна техніка: Навч.-метод. посібник для самостійного вивчення дисципліни. – К.: КНЕУ, 2002. – 486 с.
3. Усенков Д.Ю. Microsoft Office XP в уроках: MS Word, MS PowerPoint. – М.: Образование и Информатика, 2004. – 117 с.
4. Фейт Уэмпен PowerPoint 2003. Библия пользователя / Пер. c англ.: Уч.пос. – СПб.: Издательский дом „Диалектика”, – 2005, – 768 с.
Тема 11.
ВИКОНАННЯ ПЕРЕКЛАДУ ДОКУМЕНТІВ У СЕРЕДОВИЩІ ЕЛЕКТРОННИХ ТАБЛИЦЬ MS EXCEL
11.1. Інтерфейс програми MS Excel
11.2. Створення нової робочої книги
11.3. Захист робочих книг
11.4. Відкриття робочих книг
11.5. Створення та друк електронної таблиці
11.6. Побудова діаграм
11.1. Інтерфейс програми MS Excel
Дуже часто документи, які необхідно перекладати, особливо фінансові та бухгалтерські, підготовлені у електронних таблицях MS Excel (далі просто програма Excel). З метою одержання якісного перекладу майбутній перекладач повинен знати програму Excel, зокрема способи редагування та форматування даних в електронних таблицях та засоби побудови та редагування діаграм.
Документ, який створюється та обробляється програмою Excel, називається книгою або робочою книгою. При запуску додатка відкривається нова робоча книга з ім’ям Book1 (Книга1).
Програма Excel, як прикладна програма Windows, виконується у своєму власному вікні додатка. Вікно додатка Excel може містити кілька вікон робочих книг – документів Excel, тому одночасно можна працювати з декількома робочими книгами (див. мал. 11.1).
У верхній частині вікна електронних таблиць Excel знаходиться рядок заголовка, в якому вказане ім’я додатка Excel та ім’я робочої книги Книга1. У лівій частині рядка заголовка знаходиться кнопка управління вікном додатка 
, при натисненні на яку відкривається системне меню програми Excel. Подвійне натиснення на дану кнопку миші закриває вікно програми Excel. У рядку заголовка праворуч знаходяться розмірні кнопки.
Під рядком заголовка знаходиться рядок меню програми Excel, який складається з дев’яти пунктів меню (див. мал. 11.1): Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка.
Кожен пункт меню має свої команди. Щоб скористатися необхідною командою пункту меню, потрібно вказати на нього в рядку меню. При цьому назва пункту меню перетвориться на кнопку, при натисканні на яку розкриється список команд, де можна вибрати будь-яку команду.
Нижче рядка меню розташовані панелі інструментів – ряди значків-кнопок, натискаючи на які можна виконувати певні команди.
Кількість відтворених панелей інструментів на екрані та їхній склад визначаються користувачем. Користувач може створювати і власні панелі інструментів. У останніх версіях програми Excel у меню команд можна поміщати кнопки, а на панелях інструментів розміщати команди. Кнопки на панелях інструментів у програмі Excel забезпечують можливість швидкого доступу до команд, які часто використовуються. Якщо вікно не містить необхідну панель інструментів, то потрібно викликати її на екран. Для цього можна вибрати команду Вид Þ Панель инструментов, скористатися контекстним меню панелей інструментів або вікном Настройка, яке відкривається командою Сервис Þ Настройка.
Мал. 11.1. Вікно програми Excel
Відтворені на екрані панелі інструментів можуть бути закріпленими до панелі команд або до будь-якого краю вікна додатка, а можуть бути плаваючими. Плаваючі панелі, можна переміщати за допомогою миші, захопивши їх за заголовок. Щоб перемістити закріплену панель, потрібно вказати курсором миші на маркер переміщення на початку панелі та натиснути кнопку миші, а потім, не відпускаючи її, перенести панель у необхідне місце та виконати відповідні дії.
Під панелями інструментів розташований рядок формул, у якому вводиться текст, числа або формули. Рядок формул може бути схований. Щоб відтворити його на екрані, необхідно відкрити пункт меню Вид та встановити прапорець Строка формул. Поле в лівій частині рядка меню називається полем імені, в якому знаходиться ім’я вибраної комірки, елемент діаграми або об’єкт.
Вікно робочої книги Excel може містити максимальну кількість стовпців – 256, рядків – 65536. Заголовки стовпців позначаються буквами A,B,C,…Z, а потім використовуються двобуквені імена AA, AB,…AZ, BA, BB, і т.д. до імені, яке складається із чотирьох букв.
Робоча книга складається із аркушів, кожен із яких має своє ім’я. За умовчуванням використовуються імена аркушів Лист1, Лист2 тощо. Нова робоча книга містить три робочі аркуші, один із яких є активним або робочим. Якщо необхідно змінити кількість аркушів у новій книзі, то треба відкрити вкладку Общие вікна Параметры командою Сервис Þ Параметры та встановити кількість аркушів (Колличество листов в новой рабочей книге).
Робочий аркуш містить прямокутні комірки. Одна з комірок завжди є активною і виділяється рамкою комірки. Ця рамка у програмі Excel відіграє роль табличного курсору. Операції введення і редагування завжди відбуваються в активній комірці.
Кожна комірка має свою адресу, яку ще іноді називають посиланням. Адреса кожної комірки складається із букв, що позначають стовбець, в якому знаходиться комірка, і цифр, які визначають рядок, якому комірка належить. Наприклад, A1, E15, BA45. Адреси комірок використовуються під час запису в них формул. У програмі Excel існує два види адрес: абсолютна та відносна.
Абсолютна адреса – це така адреса, яка не змінюється при копіюванні та переміщенні даної комірки. Вона записується із використанням знака $ – наприклад, $A$6 або $AA$21. Якщо потрібно, щоб тільки змінювався рядок в адресі, то записується –$A6, а тільки стовпець, то – A$6.
Відносна адреса – це така адреса, яка змінюється при копіюванні та переміщенні даної комірки. Вона записується без використанням знака $ – наприклад, A6 або AA21.
Якщо необхідно задати адресу, яка знаходиться на іншому робочому аркуші, то перед нею вказується назва робочого аркуша із знаком оклику (!), наприклад, Лист1!B5. А якщо необхідно задати адресу, яка знаходиться в іншій робочій книзі, то перед нею вказується спочатку назва робочої книги в квадратних душках, а потім назва аркуша із знаком оклику (!), наприклад, [Книга1] Лист1!B5.
На дані, розташовані в сусідніх комірках, можна посилатися у формулах, як на єдине ціле. Таку групу комірок називають діапазоном. Найчастіше використовують прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи послідовних рядків і групи послідовних стовпців. Діапазон комірок позначають, вказуючи через двокрапку номери комірок, що розташовані у протилежних кутах прямокутника, наприклад, А1:В15.
Багато операцій у програмі Excel виконуються не тільки над окремими комірками, а і над діапазонами. Але, перш ніж виконувати будь-які дії, необхідно виділити комірку або діапазон. Виділений простір відрізняється від невиділених частин аркуша кольором та більшою шириною ліній рамки.
Якщо потрібно виділити прямокутний діапазон комірок, це можна зробити протягуванням по діагоналі покажчика миші від однієї кутової комірки до протилежної. Рамка поточної комірки при цьому розширюється, охоплюючи весь обраний діапазон.
Щоб виділити стовпець або рядок цілком, досить натиснути на заголовку стовпця (рядка). Протягуванням покажчика миші по заголовках можна виділити кілька стовпців або рядків, розміщених підряд.
При натисненні на кнопку виділення всіх комірок, яка розташована між стовпцем А та рядком 1, виділяються всі комірки робочого аркуша.
У вікні робочої книги розміщені (але можуть бути і сховані) горизонтальна і вертикальна смуги прокручування, які дозволяють за допомогою миші переміщати робочий аркуш по горизонталі та вертикалі. Бігунок на смузі показує положення поточного фрагмента відносно всього документа.
Ярлики з іменами робочих аркушів дозволяють вибрати відповідний аркуш у робочій книзі. Вони можуть бути сховані. Можна відтворити їх на екрані, встановивши прапорець Ярлычки листов на вкладці Вид вікна Параметры, яке відкривається командою Сервис Þ Параметры. Кнопки прокручування аркушів, які розміщені зліва від ярликів аркушів, допомагають швидко знаходити та відкривати робочий аркуш.
Рядок унизу вікна називається рядком стану і пояснює стан, режими та дії програми Excel.
11.2. Створення та збереження нової робочої книги
Під час запуску програми Excel автоматично створюється робоча книга. Типи аркушів в одній і тій же робочій книзі можуть бути різними. Наприклад, книга може складатися із звичайних робочих аркушів, аркушів діаграм, аркушів макросів і вікон діалогу.
Робоча книга за умовчуванням створюється на основі вбудованого автошаблону book.xlt (Книга.Xlt), який знаходиться в папці Шаблоны. Автошаблон робочої книги слугує базоюдля створення всіх нових робочих книг. Вінвідтворюється як файл робочої книги на вкладці Общие вікна Шаблоны, яке відкривається командами Файл Þ Создать Þ На моем компьютере.
Для того щоб створити робочу книгу, можна натиснути на кнопку Создать на стандартній панелі інструментів; використати комбінацію клавіш < Ctrl> + <N >; вибрати в меню Файл команду Создать, після чого з’явиться панель Область задач, на якій у групі Содание книги натиснути на піктограму Чистая книга.
У процесі повсякденної роботи перекладачу доводиться перекладати однотипні документи. У цьому випадку зручно використовувати шаблони (templates) програми Excel. У шаблон можуть входити елементи форматування, текстові дані, малюнки і таблиці. Необхідна вимога до кожного шаблону – його універсальність. Шаблон може містити тільки ті дані, що є загальними для всіх документів даного типу.
Робочу книгу можна створити з використанням будь-якого вбудованого шаблону, піктограма якого знаходиться на вкладках Общие або Решения діалогового вікна Шаблоны (див. мал. 11.2). Для цього необхідно виділити необхідний шаблон та натиснути на кнопку ОК.
Мал. 11.2. Вкладка Общие діалогового вікна Шаблоны
Якщо цих шаблонів недостатньо, перекладач може створювати свої власні шаблони. Для створення свого власного шаблону треба виконати такі дії: створити робочу книгу, вставивши в неї необхідні елементи робочих аркушів: дані, формули, форматування, елементи управління і т.п. – щоб використати її як зразок для шаблону; вибрати команду Файл Þ Сохранить как. Відкриється діалогове вікно Сохранения документа; вибрати папку, в яку необхідно зберегти шаблон, та ввести ім’я шаблону без розширення; у списку, що розкривається, Тип файла видрати параметр Шаблон і натиснути на кнопку Сохранить.
Як тільки ви почали працювати із робочою книгою, то відразу її необхідно зберегти на магнітному носії інформації. Збереження нової робочої книги можна виконати за допомогою команди Файл Þ Сохранить как… або натиснути функціональну клавішу < F12>.
Для поточного збереження робочої книги можна скористатися панеллю інструментів Стандартная. Для цього досить активізувати робочу книгу, яку потрібно зберегти, і натиснути кнопку Сохранить, або комбінацію клавіш < Ctrl>+<S >.
Для встановлення автоматичного збереження робочої книги у процесі роботи над нею, необхідно вибрати команду Сервис Þ Параметры. З’явиться діалогове вікно Параметры. На вкладці Сохранение встановити прапорець Сохранять данные для автовосстановления каждые:, а в лічильнику Минут вказати, з якою періодичністю необхідно автоматично зберігати файли робочих книг.
11.3. Захист робочих книг
Робочі книги програми Excel можна захистити паролем. Існує два типи пароля для робочих книг: пароль для доступу до книги і пароль для внесення змін. Для захисту робочої книги кожним із двох типів пароля необхідно: виконати команду Файл Þ Сохранить как, на екрані з’явиться діалогове вікно Сохранения документа; вибрати на панелі інструментів вікна команду Сервис Þ Общие параметры, після чого з’явиться діалогове вікно Параметры сохранения; якщо потрібно захистити книгу від несанкціонованого доступу, то необхідно ввести пароль у поле Пароль для открытия:; якщо потрібно захистити книгу від внесення змін, то треба заповнити поле Пароль для изменения:; встановити прапорець Рекомендовать доступ только для чтения, якщо необхідно рекомендувати користувачам відкривати файл книги тільки для читання.
Робочий простір – це ті активні та не активні програми, що в момент роботи з додатком Excel відкриті. Зберегти робочий простір – значить зберегти відносне розташування вікон робочих книг, фокус уведення і деякі інші зміни у зовнішньому вигляді програми Excel, якими особливий кожен сеанс роботи. Збереження робочого простору допомагає при тривалій роботі над документом. Користувачеві вже не потрібно щораз, відкриваючи програму Excel, налаштовувати його для роботи. Усе, що потрібно зробити, – це відкрити файл робочого простору. Щоб створити файл робочого простору потрібно: відкрити всі необхідні документи і розташувати вікна так, як зручно; вибрати команду Файл Þ Сохранить рабочую область. Після цього з’явиться діалогове вікно запису робочого простору. Тут можна змінити назву файла робочого простору. Відкрити файл робочого простору можна звичайним способом. Після його відкриття процес роботи з робочими книгами програми Excel нічим не відрізняється від звичайного.
11.4. Операції з робочими книгами та аркушами
Для того щоб працювати зі збереженою раніше робочою книгою, необхідно відкрити її файл. Такий файл може знаходитися як у поточній папці, так і в будь-який іншій папці на різних магнітних носіях інформації. Для того щоб відкрити робочу книгу, збережену раніше, потрібно із меню Файл вибрати команду Открыть, або натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<O> або кнопку Открыть на панелі інструментів Стандартная. Після виконання кожної з цих трьох операцій на екрані з’явиться діалогове вікно Открытие документа. У середній частині вікна зображений список файлів, які знаходяться у поточній папці та можна їх відкрити.
У разі потреби відкриття групи файлів, необхідно виділити їх усіх, а потім натиснути кнопку Открыть. Усі файли повинні знаходитися в одній папці.
Якщо з вихідним файлом недавно працювали, то його ім’я може зберігатися у списку останніх відкритих файлів. Щоб скористатися цим списком, треба відкрити меню Файл, у нижній частині якого виводяться імена чотирьох файлів. Якщо ім’я потрібного файла є у списку, то потрібно для відкриття двічі натиснути на нього.
Для того щоб закрити робочу книгу, потрібно вибрати команду меню Файл Þ Закрыть, або натиснути кнопку Закрыть у правому верхньому куті вікна робочої книги. При цьому, якщо робоча книга не була збережена, то перед закриттям відкриється діалогове вікно із запитом, необхідно чи ні зберегти зміни в робочій книзі.
Працюючи з програмою Excel, користувач має справу з робочими книгами. Використання декількох робочих аркушів, об’єднаних в одну робочу книгу, дозволяє згрупувати всі дані, що відносяться до конкретного виду роботи.
Перехід від одного аркуша до іншого під час роботи з поточною робочою книгою здійснюється за допомогою ярликів. Вони знаходяться в нижній частині вікна робочої книги, ліворуч від горизонтальної смуги прокручування. Для цього необхідно вибрати покажчиком миші ярлик із потрібною назвою робочого аркуша. Для переміщення між аркушами також використовуються комбінації клавіш: < Ctrl>+<PageUp > і < Ctrl>+<PageDown >.
Якщо потрібно, то можна змінити назви аркушів на ярликах. Щоб перейменувати аркуш, потрібно спочатку виділити його, а потім виконати такі дії: вибрати команди ФорматÞЛистÞ Переименовать; натиснути правою кнопкою миші, вказавши мишею на ярлик аркуша, і в контекстному меню, що відкриється, вибрати команду Переименовать; двічі натиснути лівою кнопкою миші на ярлик аркуша і ввести його нове ім’я.
Щоб вставити новий аркуш у робочу книгу потрібно: відкрити робочу книгу, в яку треба вставити новий аркуш; зробити активним той аркуш, перед яким буде вставлений новий; вибрати команду Вставка Þ Лист. Крім того, можна скористатися командою Добавить… контекстного меню, яке відкривається правою кнопкою миші, коли покажчик миші встановлений на ярлику аркуша. При цьому в діалоговому вікні Вставка, що відкриється,вибрати тип аркуша: Лист, Диаграмма, Макрос MS Excel 4.0, Международный лист макросов або Окно диалога Excel 5.0.
Щоб установити відразу кілька аркушів одного типу, потрібно виділити кілька суміжних аркушів (при натиснутій клавіші < Ctrl >). Після виконання операції вставки з’явиться стільки нових аркушів, скільки аркушів було виділено.
Для вилучення аркуша робочої книги потрібно: виділити аркуш, який необхідно вилучити; вибрати команду Удалить у контекстному меню, яке відкривається правою кнопкою миші, коли встановлений покажчик миші на ярлику аркуша. Щоб вилучити відразу кілька аркушів робочої книги, їх потрібно попередньо виділити.
Для передачі даних з однієї робочої книги в іншу необхідно створити новий робочий аркуш, скопіювати на нього потрібні дані. Проте, при великих обсягах даних набагато зручніше скопіювати робочий аркуш цілком.
Щоб скопіювати робочий аркуш програми Excel, потрібно: зробити активним робочий аркуш, який треба скопіювати; вибрати команду Правка Þ Переместить/Скопировать лист або команду контекстного меню Переместить/Скопировать, після чого з ’явиться діалогове вікно Переместить/Скопировать, встановите прапорець Создавать копию; розкрити список Переместить выбранные листы в книгу та вибрати ту книгу, в яку необхідно помістити копію (при цьому в списку будуть присутні тільки відкриті робочі книги); у полі перед листом: виділити назву аркуша, перед яким потрібно помістити копію.
Можна також просто перетягнути за допомогою миші ярлик аркуша вздовж інших ярликыв робочої книги, утримуючи натиснутою клавішу < Ctrl >. Над приймаючим ярликом з’явиться чорний трикутник. Це означає, що перед ним буде вставлений аркуш копії.
Для копіювання аркуша із однієї робочої книги в іншу, потрібно відкрити дві книги і розмістити їх на екрані. Утримуючи натиснутою клавішу < Ctrl >, перетягти ярлик аркуша, якого створюється копія, з однієї книги в іншу. Копія аркуша буде мати те ж ім’я, що й оригінал. Проте, якщо в робочій книзі вже знаходиться аркуш із таким ім’ям, то в копії буде стояти в дужках її порядковий номер.
11.5. Створення електронної таблиці
Процес створення електронної таблиці у програмі Excel можна поділити на декілька етапів:
· підготовка робочого аркуша до розміщення таблиці;
· розробка структури електронної таблиці;
· введення текстових даних у таблицю;
· введення числових значень і формул у комірки;
· форматування та редагування даних у комірках;
· оформлення електронної таблиці;
· друк електронної таблиці або її збереження на магнітному носії інформації.
Звичайно, деякі етапи розробки таблиці можуть бути опущені залежно від призначення електронної таблиці.
При підготовці робочого аркуша програми Excel до розміщення таблиці необхідно створити комфортні умови для роботи. Насамперед, необхідно відкрити нову робочу книгу, задати в ній потрібну кількість аркушів, дати робочому аркушу ім’я. Після чого зберегти робочу книгу на жорсткому диску комп’ютера у створеній особистій папці.
На даному етапі важливо підібрати необхідний масштаб подання таблиці на екрані. При виборі масштабу потрібно, з одного боку, забезпечити відтворення на екрані комп’ютера як можна більшої кількості даних, а з іншого, зробити легшим її сприйняття. Для підбору масштабу можна скористатися як списком, що розкривається, на стандартній панелі інструментів, так і діалоговим вікном Масштаб.
Існує ще один спосіб встановлення масштабу. Виділіть таблицю, або той діапазон, у якому буде знаходитися таблиця, відкрийте список Масштаб та виберіть у ньому елемент По выделению. Внаслідок на екрані відтвориться тільки виділена таблиця або діапазон у збільшеному вигляді.
Перш ніж почати вводити елементи таблиці на робочий аркуш програми Excel необхідно розробити її структуру і якнайточніше її спланувати. Найкраще це зробити на аркуші паперу, поки ще у вас немає достатнього досвіду роботи з таблицями.
Текстовими (текстом) вважаються ті дані, які програма Excel не змогла розпізнати як число, дату або час. Текст може містити букви, цифри і спеціальні символи, тобто всі символи, що можуть бути відтворені в середовищі Windows.
Уведення текстових даних відбувається звичайним способом – необхідно виділити комірку, набрати текст і натиснути кнопку < Enter> ліворуч від рядка формул або клавішу < Enter >. Щоб увести текст, що складається з декількох рядків, наприкінці кожного рядка потрібно натискати комбінацію клавіш < Alt>+<Enter >.
Якщо необхідно ввести дані іншого типу як текст, то перед ними друкується апостроф (‘), наприклад, ‘123, ‘12.03.97. Те ж саме потрібно зробити, якщо вводиться текст, що починається зі знака "=", інакше програма Excel буде сприймати цей текст як формулу.
Можна зробити так, щоб програма Excel сприймала будь-які дані, які вводяться в комірку як текст. Для цього необхідно виділите комірку, вибрати команду Формат Þ Ячейки. Відкриється діалогове вікно Формат ячеек, у якому необхідно розкрити вкладку Число. У списку Категория вибрати Текстовый формат даних і натиснути кнопку ОК.
Під час введення в комірки таблиці текстових даних з’являється потреба зміни ширини стовпців та висоти рядків, розміщення даних по центру комірки, об’єднання кількох комірок в одну, розміщення даних у комірці по вертикалі.
Для зміни ширини стовпця/висоти рядка за допомогою команд меню необхідно виконати команди Формат Þ Столбец/Строка Þ Ширина/Высота. З’явиться діалогове вікно Ширина столбца/Высота строки (див. мал. 11.3), в якому необхідно задати нове значення ширини стовпця.
Одиницею виміру ширини стовпця є ширина одного цифрового символу (цифри) стандартного шрифту. Таким чином, ціла частина величини, відтвореної у вікні Ширина столбца, показує кількість символів, що можуть розміститися по ширині в комірки даного стовпця.
Для того щоб установити ту саму ширину для декількох стовпців, необхідно виділити потрібні стовпці, а потім задати в діалоговому вікні Ширина столбца нове значення ширини стовпця. Якщо виділені стовпці мали раніше однакову ширину, то в діалоговому вікні Ширина столбца буде показане її значення, а якщо виділені стовпці мали різну ширину, то поле Ширина столбца буде пустим.
Мал. 11.3. Діалогові вікні Ширина столбца і Высота строки
Высоту строки програма Excel вимірює в пунктах (1 пункт дорівнює 1/72 дюйма). Оскільки розмір шрифту теж виміряється в пунктах, то стандартна висота рядка зв’язана з розміром шрифту, який використовується в комірках даного рядка. При використанні стандартного шрифту розміром 10 пунктів ширина рядка за умовчуванням дорівнює 13,2 пункти.
Для зміни ширини стовпця/висоти рядка за допомогою миші потрібно підвести покажчик миші до правої межі стовпця/рядка в області заголовка (покажчик повинен змінити свою форму) і, захопивши межу при натиснутій кнопці миші (поруч з’явиться віконце, в якому висвітиться поточна ширина стовпця/висота рядка), пересувати її, поки не буде досягнута потрібна величина ширини стовпця/висоти рядка. Після чого кнопку миші потрібно відпустити.
Для того щоб установити за допомогою миші однакову ширину для декількох стовпців, або висоту для декількох рядків треба виділити потрібні стовпці/рядки, потім підвести покажчик миші до правої межі кожного з виділених стовпців/рядків у області заголовка і змінити його ширину/висоту описаним вище способом. Після того, як кнопка миші буде відпущена, ширина всіх виділених стовпців чи висота рядків прийме встановлене значення.
Для автоматичної установки ширини стовпця/висоти рядка по заповненому простору, потрібно виділити стовпець/рядок і виконати такі команди: Формат Þ Столбец/Строка Þ Автоподбор ширины/высоты.
Для того щоб об’єднати декілька комірок в одну, необхідно спочатку виділити дані комірки, а потім натиснути на панелі інструментів Форматирования кнопку 
Обьединить и отцентровать. Можна також скористатись кнопкою 
Обьеденить ячейки, за допомогою якої об’єднати комірки, залишивши вирівнювання без змін. Розділити раніше об’єднані комірки можна за допомогою кнопки 
Разделить ячейки або повторно натиснути на кнопку Обьединить и отцентровать.
Для вирівнювання даних у комірках потрібно попередньо їх виділити, а потім виконати команду ФорматÞ Ячейки і в діалоговому вікні Форматячейки, що з’явиться, перейти на вкладку Выравнивание. Після цього задати значення параметрів вирівнювання.
За умовчуванням у програмі Excel використовується вертикальне вирівнювання по нижньому краю.
Для зміни орієнтації вмісту комірки використовується група інтерфейсних параметрів Ориентация у вкладці Выравнивание діалогового вікна Форматячейки.
Орієнтація задається або установкою значення лічильника Градусов від -90˚ до 90˚, або за допомогою миші розміщенням у сусідньому полі в потрібне положення стрілки Текст.
Числові дані комірок можуть містити лише такі символи: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - (), / $ %. Числа вводяться так само, як і текст. У програмі Excel існують такі формати представлення чисел: цілі числа (123), десяткові дроби (123,5), прості дроби (1/5) і числа у степеневій формі (123 Е+6). Прості дроби вводяться в загальноприйнятому вигляді: [ціла частина] <пропуск> [чисельник] / [знаменник]. Щоб дроби не сприймалися як дати, ціла частина завжди повинна вводитися, навіть якщо дріб правильний: 1/2.
При записі числа у степеневій формі використовуються символи "Е" і "е". При цьому вказується мантиса, за нею ставиться символ Е (або е), потім вказується порядок: 123Е+6 = 123х106. Незважаючи на те, що програма Excel виводить такі числа в нормалізованому вигляді (тобто мантиса знаходиться в діапазоні від 1 до 10), при введенні немає обмежень на величину мантиси.
Введення числа завжди відбувається в активну комірку і завжди відтворюється у рядку формул. Місце появи символів, що вводяться, вказує курсор введення тексту. Всі введені цифри відтворюється у рядку формул і в самій комірці. Для того щоб ввести число в комірку, необхідно її виділити і ввести його одним із таких способів: набрати на клавіатурі число та натиснути клавішу < Enter>; встановити покажчик миші на комірку і двічі натиснути ліву кнопку миші, а потім ввести число. У даному випадку ви будете працювати не з рядком формул, а безпосередньо з коміркою; натиснути на клавішу < F2 >, увійти в режим редагування комірки, якщо він встановлений, і ввести число.
Під час введення числових даних у комірку ліворуч від рядка формул з’являються кнопки управління введенням даних – Ввод (
), Отмена (
) і Вставка функции (fx).
Формули є основним засобом аналізу та обробки даних в електронних таблицях. За їх допомогою можна проводити як прості арифметичні дії над даними (додавання, віднімання, множення, ділення), так і складні математичні операції і порівняння даних. При обчисленнях можуть використовуватися числа або текст, які розташовані в інших комірках таблиці. Після введення формули в комірку можна відразу одержати результат обчислення.
Формула, яка вводиться в комірку, може містити операнди та знаки операцій. Операндами можуть бути числа, адреси комірок, текст та функції.
Формула може вводитись у рядок формул за допомогою клавіатури, або безпосередньо в комірку, коли встановлений режим її редагування. До речі, необхідно не забувати спочатку вводити знак рівності (=).
Функції – це вбудовані інструменти, які використовуються у формулах як операнди. В електронних таблицях існує велика кількість стандартних функцій. Вони використовуються як для простих, так і для складних обчислень. За назвою функції завжди стоять круглі душки, в яких містяться її аргументи. В одній формулі може бути як одна, так і декілька функцій, об’єднаних між собою різними знаками операцій. Як аргументи функцій можуть використовуватися інші функції, які в такому випадку називаються вкладеними.
При натисненні на кнопку Вставка функции відкривається діалогове вікно Мастер функций (див. мал. 11.4), у якому пропонуються варіанти пошуку необхідної функції.
Функції у програмі Excel поділяються на такі основні категорії: Математичні та тригонометричні функції; Дата і Час – функції для роботи з датами і часом; Фінансові функції; Статистичні функції; Логічні функції; Посилання і масиви – функції для роботи з посиланнями і масивами; Текстові функції; Інформаційні функції; База даних – функції для роботи з базами даних.
Мал. 11.4. Діалогове вікно Мастер функцій
У полі Поиск функции (див. мал. 11.4) можна ввести короткий опис дій, які ви хочете зробити. Якщо запит побудований коректно, програма запропонує функцію, яка йому відповідає. Якщо в даному вікні виділити потрібну категорію функцій у списку Категория:, знайти у списку необхідну функцію, наприклад, СУММ (Сума), та натиснути на кнопку < ОК >, то з’явиться діалогове вікно Аргументы функции, у якому можна задати значення аргументів даної функції. Після чого в комірці відтвориться обчислене по формулі значення.
Під час створення майже кожної електронної таблиці з’являється потреба у обчисленні суми значень, які містяться в різних комірках. Дану операцію можна виконати трьома такими способами, а саме:
1). За допомогою кнопки 
Автосумы на стандартній панелі інструментів. Це самий простий спосіб виконання операції обчислення суми.
2). Із використанням клавіатури. Формулу суми можна ввести з клавіатури. Для цього необхідно – виділити комірку таблиці, у якій повинна з’явитися підрахована сума; ввести знак рівності (=) та виділити першу комірку діапазону; ввести знак суми (+) та виділити наступну комірку діапазону і т.д. Однак, цей спосіб використовувати не доцільно. Краще ним скористатися у випадку невеликої кількості комірок, суму значень яких необхідно обчислити.
3). За допомогою функції СУММ. Функція СУММ знаходиться в категорії Математические в діалоговому вікні Мастер функций (див. мал. 14.4). Після натиснення на кнопку < ОК> з’явиться вікно аргументів функції СУММ, у якому в полі введення першого аргументупрограма Excel запропонує ввести можливий діапазон обчислення. Якщо програма Excel правильно визначила діапазон, що буде виділено пунктирною лінією, суму значень якого необхідно обчислити, то необхідно просто натиснути на кнопку < ОК>. Інакше необхідний діапазон потрібно виділити самостійно і він з’явиться в полі введення першого аргументу.
Важливими поняттями у програмі Excel є масив та формула масиву значень. Масив у програмі Excel – це прямокутний діапазон комірок, який обробляється однаково. Під формулою масиву значень розуміють єдину формулу, що зв’язана з всіма комірками масиву. Формула може обробляти як одну комірку, так і діапазон або кілька діапазонів, і може обчислювати як єдине значення (наприклад, число, текст, дату), так і масив значень.
Для введення формули масиву значень, потрібно: виділити масив (комірку або прямокутний діапазон), до яких буде використовуватися формула; ввести формулу; натиснути комбінацію клавіш < Shift> +< Ctrl> +< Enter > для завершення введення. У більшості випадків при введенні формули масиву діапазон комірок, з яким зв’язується дана формула, вибирається співпадаючим за розміром із діапазоном, з яким оперує формула.
Для спрощення і підвищення ефективності процесу введення у програмі Excel передбачено кілька додаткових способів уведення даних.
Автоматична заміна при введенні (діалогове вікно Автозамена) – це засіб призначений для автоматичної заміни одних сполучень символів на інші у процесі введення. Звичайно, такий засіб використовується для виправлення помилок, що користувач часто робить, або швидкого введення спеціальних символів.
При проведенні Автозамены, програма Excel керується списком автозаміни, який може задати користувач у діалоговому вікні Автозамена: английський (США), що відкривається за допомогою команди Сервис Þ Параметры Þ Параметры автозамены. Можна змінити список автозаміни самостійно по побажанню.
Засіб автоматичне завершення введення (Автозавершения) допомагає при введенні в стовпець даних, що повторюються. Якщо будь-який текст уже вводився у стовпець раніше, то досить набрати тільки трохи перших букв даного тексту, а інша його частина буде додана автоматично при натисненні на клавішу < Enter>. Щоб увести нове значення, просто можна продовжувати набирати текст далі. Якщо між коміркою, у якій відбувається введення, та іншими даними є хоча б одна порожня комірка, автозавершення не здійсниться. Засіб Автозавершення не діє при введенні чисел, дат, часу і формул. Для того щоб увімкнути/вимкнути режим автозавершення, необхідно виконати команду Сервис Þ Параметры та у вкладці Правка діалогового вікна Параметры, що відкриється, встановити/вилучити прапорець Автозавершение значений ячеек.
Інший спосіб введення значень, що повторюється, є вибір даних зі списку. Для кожного стовпця програма Excel формує список уведених раніше даних, який можна використовувати, щоб розмістити в комірці уже існуюче в стовпці значення. Щоб скористатися при уведенні вибором даних із списку, потрібно: встановити покажчик миші на комірку, в яку потрібно ввести дані, та натиснути праву кнопку миші; у контекстному меню, що з’явиться, виконати команду Выбрать из раскрывающегося списка…; вибрати потрібне значення, що потім буде введено в комірку, із запропонованого списку. Як і при виконанні автозавершення, програма Excel формує список із значень стовпця, що знаходяться в суміжних із поточною комірках.
Часто при роботі з електронною таблицею виникає потреба введення послідовності значень, які поступово збільшуються або зменшуються. Ручне введення таких послідовностей може виявитися проблематичним, особливо при великих їх обсягах. У програмі Excel існує зручна альтернатива для введення рівномірних послідовностей чисел, дат і навіть текстових значень – Автозаполнение.
Створення послідовностей чисел, дат і часу основане на зміні базового значення з деяким кроком.
Створити послідовність можна декількома способами.
Спосіб 1. За допомогою команд меню.
Щоб створити послідовність, необхідно: ввести початкове значення в першу комірку послідовності; виділити діапазон комірок, у яких повинна утворитися послідовність; виконати команди Правка Þ Заполнить Þ Прогрессия. З’явиться діалогове вікно Прогрессия, у якому можна задати параметри послідовності.
Спосіб 2. За допомогою маркера автозаповнення.
Найчастіше немає необхідності у виконанні всіх приведених вище дій. Замість них можна скористатися різними видами автоматичного заповнення комірок. Найшвидший спосіб – за допомогою маркера автозаповнення, який має вигляд жирної крапки у правому нижньому куті виділеної комірки. Якщо діапазон містить два перших числа послідовності, то для побудови арифметичної прогресії, що апроксимує значення в цьому діапазоні, необхідно виділити даний діапазон і при натиснутій лівій кнопці протягнути мишею маркер автозаповнення. При цьому крок послідовності програма Excel буде визначати автоматично, як різницю між першим і другим значеннями, що введені в комірки діапазону.
Спосіб 3. За допомогою контекстного меню маркера автозаповнення.
За допомогою маркера автозаповнення можна одержати і ширші можливості автоматичного введення даних. Досягається це за допомогою контекстного меню маркера автозаповнення, що викликається під час протягування покажчиком миші маркера автозаповнення при натиснутій правій кнопці.
Програма Excel дозволяє автоматично створювати послідовності не лише числових, але і текстових значень на основі заданого раніше так званого списку автозаповнення.
Список автозаповнення – це список текстових значень, розташованих у визначеному порядку. Якщо при автозаповненні в першій комірці діапазону знаходиться значення, що належить одному зі списків, то інші комірки будуть послідовно заповнюватися значеннями зі списку.
Щоб вивести послідовність текстових значень в електронну таблицю, потрібно, використовуючи ліву кнопку миші, перетягнути маркер автозаповнення так, щоб виділити комірки, які повинні бути заповнені.
Щоб створити, змінити або вилучити список текстових значень автозаповнення необхідно виконати команду Сервис Þ Параметры. З’явиться вікно Параметры. Перейти на вкладку Списки та поповнити список новими текстовими послідовностями. Щоб змінити список текстових значень, необхідно виділити його у переліку Списки, відредагувати список у полі Элементы списка і натиснути кнопку Добавить. Щоб вилучити список текстових значень,потрібно виділити його у переліку Списки і натиснути кнопку Удалить.
У програмі Excel є кілька вбудованих текстових списків. Ці списки містять назви днів тижня і місяців року.
Під час введення даних у комірку встановлюється спосіб їхнього подання, тобто формат. Програма Excel автоматично розпізнає тип даних і встановлює формат за умовчуванням для необхідного типу. Однак вона це робить не завжди коректно, тому може виникнути потреба зміни формату представлення даних у комірці або діапазоні.
Щоб змінити формат представлення даних у комірці, необхідно: виділити комірку і виконати команду Формат Þ Ячейки. З’явиться діалогове вікно Формат ячеек (див. мал. 11.5); вибрати вкладку Число; у списку виділити потрібну категорію формату та підібрати до нього необхідні параметри:
· Числовой – якщо потрібно задати конкретні деталі відтворення чисел (число десяткових знаків, роздільник груп розрядів або спосіб відтворення чисел);
· Денежный або Финансовый формат – для відтворення грошових сум (різниця між цими форматами в тому, що формат Денежный дозволяє відтворювати від’ємні суми, наприклад, іншим кольором і без знака мінус і робити вирівнювання значень у комірці);
· Процентный – для відтворення чисел у відсотках;
· Экспоненсиальный – для відтворення числа (як правило, досить великого або, навпаки, досить маленького) у вигляді добутку двох складових – числа, що знаходиться в межах від 1 до 10, і ступеня числа 10 (позитивного або негативного);
Мал. 11.5. Діалогове вікно Формат ячеек
· Дробный – для відтворення чисел (часток) у вигляді звичайного дробу;
· Текстовый – для відтворення текстових даних точно так само як вводяться;
· Дополнительный – для збереження чисел спеціального призначення, наприклад, телефонних номерів або поштових індексів; натиснути кнопку < ОК >.
Комірки, які не використовувалися раніше або очищені, мають числовий формат Общий.
Дата публикования: 2015-09-18; Прочитано: 710 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!
