Сутність і завдання закупівельної логістики

Як будь-яка економічна система, логістична система має свою структуру і зміст, що особливо яскраво виявляються на рівні мікрологістики. Незважаючи на комплексність та єдину цілісність множини різнорідних складових, логістична система, проте, може бути умовно розділена на певні функціональні області: закупіве­льну, виробничу, розподільчу, транспортну та інформаційну. При цьому транспортна логістика, власне кажучи, є скла­довою частиною перших трьох, однак іноді фахівці, щоб підкрес­лити важливість і складність процесів транспортування матеріаль­них ресурсів, поєднують ці процеси та їх вивчення в особливий розділ.

Оскільки завдання логістики полягає в комплексному управ­лінні наскрізним матеріальним потоком, аналіз формування та по­дальшого переміщення потоку матеріальних ресурсів почнемо зі сфери постачання.

Підсистема закупівель організує вхід матеріального потоку в логістичну систему. Логістика на цьому етапі називається закупіве­льною, однак у літературі часто можна зустріти й інші назви - заго­тівельна логістика або логістика постачання.

Закупівельна логістика - це управління матеріальними по­токами в процесі забезпечення підприємства матеріальними ресур­сами.

У цьому розділі досліджується закупівельна логістика вироб­ничого підприємства, яке виготовляє деяку продукцію і для свого виробничого процесу має потребу у певній сировині, матеріалах, комплектуючих виробах.

Метою закупівельної логістики є адекватне і повне задово­лення потреб виробництва в матеріалах з максимально можливою економічною ефективністю.

Для використання концепції логістики на заготівельному етапі необхідно бути готовим до зміни самої філософії організації виро­бництва кінцевої продукції, яка повинна відповідати всім характе­ристикам діючого і потенційного попиту.

В умовах функціонування логістичної системи на підприємст­ві необхідно дотримуватися правила, яке полягає в тому, що розра­хунки всіх параметрів виробничо-господарської діяльності потріб­но вести ніби в зворотному напрямку. В цілому закупівельна логіс­тика є неначе похідною від моделі виробничої логістики.

Таким чином, розрахунок потреби у закупівлі здійснюється у зворотному до виробничого процесу напрямку, тобто від кінцевої продукції до вихідних сировини, матеріалів, напівфабрикатів. Як­що на вхід виробничого процесу подаються вихідні матеріали або інші продукти, які протягом процесу переробляються і на виході перетворюються в готову продукцію, то потік інформації та потре­би виступає протипотоком щодо матеріальних потоків: від збуту готової продукції до постачання матеріалів та інших придбаних то­варів виробничого споживання.

Однак принцип інформаційного протипотоку не означає, що збут і виробництво пасивно диктують свої умови постачанню. По­стачання істотно впливає на конкурентноздатність продукції під­приємства не тільки шляхом скорочення витрат обігу і своєчасності виконання замовлень виробництва. Прямий вплив постачання здій­снює на якість продукції, а також на формування асортименту, оскільки є безпосереднім джерелом інформації про ринок конку­руючих матеріалів і можливості постачальників.

Процес управління матеріальними потоками в закупівельній логістиці складається з двох основних частин:

• управління диспозицією матеріально-технічних ресурсів, тобто управління запасами;

• регулярний аналіз, вибір і організація постачань матеріально-технічних ресурсів на підприємство, тобто управління постачан­нями.

Існує типовий набір логістичних активностей, пов'язаних з управлінням закупівлями, характеристику яких подано в табл. 3.1

Таблиця 3.1

Типові логістичні активності в управлінні закупівлями

Найменування	Стисла характеристика
Ідентифікація і переоцінка по­треб	Менеджмент закупівель починається з визначення тих постачальницьких трансакцій, які потрібно встановити між відділом закупівель і конкретними споживачами матеріальних ресурсів (підрозділами) фірми. У деяких випадках, наприклад, якщо змінюється асортимент ви­готовленої продукції, то може бути переглянутий склад внутрішньофірмових споживачів і(або) номенклатура матеріальних ресурсів
Визначення й оцінка вимог споживачів	Як тільки внутрішньофірмові споживачі та номенкла­тура матеріальних ресурсів визначені, потрібно встано­вити вимоги до розмірів, параметрів постачань, плани і специфікацію на кожну позицію номенклатури та певну номенклатурну групу матеріальних ресурсів. Крім того, потрібно встановити вимоги користувачів, які визнача­ють сервіс постачань.
Рішення «зроби­ти або купити»	Перш ніж визначати можливих постачальників, необ­хідно вирішити питання: чи не вигідніше самій фірмі виробляти певні види матеріальних ресурсів (напри­клад, компоненти для комплектації складних товарів: автомобілів, комп'ютерів і т.д.), ніж купувати в інших. У цьому випадку для прийняття остаточного рішення зазвичай оцінюються відповідні витрати і можливий рі­вень якості
Визначення типів закупівель	На сьогодні існують три основних типи організації за­купівель матеріальних ресурсів залежно від тривалості та складності: сталі закупівлі, модифіковані закупівлі (у яких змінюється або постачальник, або параметри заку­повуваних матеріальних ресурсів), нові закупівлі, ви­кликані потребами нового внутрішньофірмового корис­тувача
Аналіз поведінки ринку	Джерело матеріальних ресурсів для фірми (постачаль­ник) може функціонувати у різному ринковому середо­вищі і типові ринку: монополістичному, олігополістичному, висококонкурентному. Знання й аналіз ринку по­стачальників допомагають логістичному персоналу фі­рми визначити кількість можливих постачальників, по­зицію на ринку, професіоналізм та інші фактори, що до­зволяють правильно організувати закупівлі.

Продовження таблиці 3.1

Найменування	Стисла характеристика
Ідентифікація всіх можливих постачальників	Включає визначення всіх можливих постачальників пе­вного виду (номенклатури) матеріальних ресурсів, які можуть задовольнити вимоги внутрішньофірмових ко­ристувачів. Важливим моментом є включення у цей список тих фірм-постачальників, послугами яких това­ровиробник раніше не користувався.
Попередня Оцінка всіх можливих джерел	Попередня оцінка можливих джерел закуповуваних ма­теріальних ресурсів полягає у порівнянні пропонованої постачальниками якості матеріальних ресурсів і сервісу з необхідними внутрішньофірмовим користувачам.
Остаточна оцінка і вибір постача­льника	Після зменшення кількості можливих постачальників на етапі попереднього відбору ті, що залишилися, оці­нюються з погляду найкращого вдоволення потреб фі­рми в матеріальних ресурсах конкретного виду. Для ос­таточного вибору постачальника використовується, як правило, багатокритеріальна оцінка.
Доставка матері­альних ресурсів і супутній сервіс	Включає ряд логістичних активностей, пов'язаних з ре­алізацією процесу постачань конкретної номенклатури матеріальних ресурсів від постачальника фірмі-виробнику: оформлення договірних відносин, передача прав власності на матеріальні ресурси, процедури замо­влень, транспортування, переробка вантажу, зберігання, складування і т.п. За певних обставин включає рішення з організаційної структури власних логістичних каналів просування матеріальних ресурсів від обраного поста­чальника.
Контроль і оцінка виконання заку­півель	Після завершення процесу доставки потрібно організувати вхідний контроль якості матеріальних ресурсів (дана процедура для надійних постачальників може бути відсутньою). Ефективність управління закупівлями оцінюється завдяки безупинному контролю і аудиту виконання умов договорів за термінами, цінами, параметрами постачань, якістю матеріальних ресурсів та сервісу.

Перераховані логістичні активності в управлінні закупівлями повинні бути об'єднані єдиною політикою відносин з основними постачальниками матеріальних ресурсів. Основними критеріями розробки логістичної політики здійснення закупівель і формування загальної системи закупівельної логістики є:

• оптимальна періодичність (час) постачань;. оптимальна структура матеріальних потоків;

• мінімальні сукупні логістичні постачальницькі витрати.

Зупинимося детальніше на найбільш типових задачах, які роз­в'язуються у закупівельній логістиці.

3.2. Завдання «Зробити або купити»

Широкого розповсюдження в процесі управління постачанням набув метод, який ґрунтується на розв'язанні в закупівельній логісти­ці так званої «задачі МОВ» (в англомовній літературі - Make-or-Buy Problem) - завдання «зробити або купити».

Вирішення цього завдання вимагає обґрунтованої відповіді на питання про самостійне виробництво потрібних підприємству деталей, комплектуючих виробів і т.д. або закупівлі їх із зовнішніх дже­рел.

У ширшому плані «завдання МОВ» розглядається як обґрун­тування вирішення проблеми про ступінь використання у вироб­ничому процесі власних засобів виробництва. Рішення прийма­ються як з використання власних засобів праці (власний транс­порт, склади, техніка, устаткування), так і з використання власних предметів праці, тобто виготовлених самотужки заготовок, напів­фабрикатів, комплектуючих виробів. Альтернативні рішення - на­йманий транспорт, лізинг устаткування, оренда складів, а також закупівля напівфабрикатів або комплектуючих виробів.

Як правило, основним критерієм оптимальності під час розв'язання «завдання МОВ» є максимізація прибутку. Тому для прийняття обґрунтованого рішення необхідно порівнювати витра­ти на власне виробництво матеріалів (деталей, виробів) з витрата­ми на їх закупівлю.

Незважаючи на важливість врахування витрат при вирішенні «завдання МОВ» практичні розрахунки при вирішенні даного ти­пу завдань ускладнюються тим, що потрібно враховувати вплив великої кількості факторів, значення яких у заданому інтервалі ча­су можуть істотно коливатися (табл. 3.2.). Через неповний або не­вірний облік факторів впливу остаточне рішення може бути не­правильним, що призводить до відповідних наслідків.

Таблиця 3.2

Фактори, які впливають на прийняття рішення про власне виробництво або постачання із сторони

Функціональна сфера	Фактори впливу
Збут	Асортиментна політика Транспарентність ринку Конкуренція Дотримання термінів постачань
Виробництво	Ноу-хау Збереження робочих місць Рівень потужностей Кваліфікація персоналу Вузькі місця у виробництві Інвестиційні ризики Законодавчі обмеження Якість продукції Залежність від зміни розмірів заробітної плати Гнучкість

Оскільки рішення про власне виробництво або постачання зі сторони мають комплексний характер, потрібно ретельно зважити можливі альтернативи.

Фахівці висловлюють діаметрально протилежні рекомендації, як за максимальну вертикальну інтеграцію, тобто виробництво всіх комплектуючих виробів власними зусиллями, так і проти неї. Високий ступінь вертикальної інтеграції знижує залежність під­приємства від коливання ринкової кон'юнктури, але може призве­сти до зростання собівартості продукції і зниження її якості. Разом з тим закупівля більшої частини комплектуючих виробів на сторо­ні означає перехід до так званої викруткової технології, ставить підприємство у надмірну залежність від коливань кон'юнктури і призводить до втрати іміджу.

Таким чином, рішення про власне виробництво або постачан­ня зі сторони залежить не тільки від витрат. Рішення на користь закупівель комплектуючих і відповідно проти власного виробницт­ва може бути прийняте, якщо:

• потреба в комплектуючому виробі невелика;

• існує велика гнучкість у виборі можливих джерел постачань і виробів-замінників;

• відсутні необхідні для виробництва комплектуючих потужності;

• відсутні адміністративний або технічний досвід для виготовлен­ня потрібних виробів.

Рішення проти закупівель і на користь власного виробництва

приймається тоді, коли:

• потреба в комплектуючих виробах стабільна і досить велика;

• існуючі постачальники не можуть забезпечити необхідних стан­дартів якості виробів;

• необхідно зберігати комерційну таємницю в області технології виробництва;

• комплектуючі вироби можуть бути виготовлені за існуючих ви­робничих потужностей.