Основні реквізити документа, їх характеристика. Формуляр, бланк документа

Реквізит (від лат. regvisium – потрібне) – вихідні дані документа, його складові, відсутність яких позбавляє діловий папір юридичної сили. Усього за Державним стандартом 6.39-72 нараховується 31 реквізит:

1. Державний герб.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних винагород.

4. Код підприємства, установи, організації.

5. Код форми документа.

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф узгодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

Серед реквізитів документа, визначених Держстандартом, є обов’язкові, основні, без яких документ не матиме юридичної сили.

Вимоги до оформлення обов’язкових реквізитів:

1. Назва (вид) – це слово або словосполучення, яке пишеться великими літерами і проставляється в абсолютному початку документа чи після деяких інших реквізитів. Саме назва визначає змістову і формальну структуру.

2. Заголовок – це стислий виклад того, про що йдеться в документі, основне призначення якого – прискорити ознайомлення з документом і його обробку. Вимоги до заголовка: точність, лаконізм, якнайповніше розкриття змісту всього документа. Заголовок починається словом “про”.

3. Адресат – інформація про те, кому призначений документ і поштова адреса. Усі складові частини пишуться в називному відмінку, з нового рядка, з одного положення, з великої літери; посада, звання, прізвище особи – у давальному відмінку.

4. Дата – обов’язковий реквізит, який указує на день підписання чи затвердження документа. Реквізит має три варіанти запису: а) цифровий – 09.05.2012; б) словесно-цифровий – 09 травня 2012 року; в) словесний – дев’яте травня дві тисячі дванадцятого року. Місце дати – ліворуч у верхній частині, якщо документ укладається на офіційному бланку, унизу лівої частини документа на одному рядку з підписом – якщо документ укладається на чистому аркуші паперу.

5. Текст – обов’язковий реквізит, у якому викладається основний зміст документа. Текст документа може складатися з параграфів, пунктів й окремих абзаців. Найзагальніші вимоги до тексту документа: об’єктивність, логічна послідовність, переконливість, лаконізм, композиційна стрункість. Автор-укладач мусить уміти виділити головне, навести аргументи, підкріпивши їх фактами, цифрами. Умовно текст можна поділити на дві частини: у першій – обґрунтування, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження.

6. Нумерація сторінок – реквізит, який вказує на обсяг документа. Цей реквізит використовується тоді, коли документ має дві й більше сторінок. Нумерація здійснюється арабськими числами посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю без будь-яких пунктуаційних знаків і символів (коли документ пишеться з одного боку аркуша). Якщо документ пишеться з обох сторінок аркуша – у правому верхньому кутку – непарні числа, у лівому верхньому – парні.

7. Підпис – обов’язковий реквізит, що засвідчує законність документа, відповідальність особи за його зміст і наслідки дії документа, ставиться в абсолютному кінці документа. Обов’язкові складники підпису – назва посади (зліва), підпис (середина аркуша), ініціали і прізвище (справа, у дужки не береться). Якщо документ підписує кілька осіб, підписи розташовуються у послідовності ієрархії посад:

Ректор

Проректор з навчальної роботи

Декан

Якщо документ підписали особи, які обіймають рівнозначні посади, то їх підписи розташовуються на одному рівні:

Завідувач кафедри Завідувач кафедри

українознавства історії України

__________В.В.Онищук __________А.І.Заболотний

Коли документ укладено комісією, то позначаються не посади осіб, що підписали, а розподіл їх обов’язків у складі комісії:

Голова комісії І.К.Іваненко

Члени комісії М.С.Ярош

8.Печатка – реквізит, що засвідчує документ і права осіб, які його підписали. Вимоги до реквізиту:

- гербова печатка використовується під час засвідчення юридичних чи фізичних прав особи, у документах фінансової чи матеріальної відповідальності;

- проста (квадратна, трикутна, кругла) печатка прикладається до документів, що виходять за межі організації, довідок, розмножених копій, примірників.

Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається формуляром документа. Формуляр документа, надрукований на аркуші паперу, називається бланком документа.

Контрольні запитання

1. У чому полягає специфіка писемного мовлення?

2. Що ми називаємо документом?

3. Які вимоги висуваються до документів?

4. У чому полягає сутність стандартизації ділового тексту? Назвіть види документів за рівнем стандартизації.

5. Розкрийте основні вимоги до тексту та слова в документі. Назвіть особливості граматики та синтаксису ділових паперів.

6. Що називається реквізитом в ОДС?

7. Схарактеризуйте основні реквізити документа.