Організація і технологія фінансового обліку на підприємстві

Під організацією фінансового обліку розуміють сукупність дій зі створення цілісної системи обліку, функціонування якої спрямоване на забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Організація обліку - це науково обґрунтована сукупність умов за яких найбільш економно і раціонально здійснюється збір, обробка і зберігання інформації про господарську діяльність підприємства з метою оперативного контролю за ефективним використанням майна та надання користувачам неупередженої інформації для прийняття економічних рішень.

Організація фінансового обліку на підприємстві – це система методів, способів, засобів та елементів, які забезпечують оптимальне функціонування обліку та його подальший розвиток. Така організація полягає в цілеспрямованому впорядкуванні та вдосконаленні механізму, структури та процесів обліку. Впорядкування системи означає її організацію та функціонування в просторі та часі.

Організація обліку ґрунтується на системному підході, а тому вимагає дотримання певних принципів, таких як цілісність, всебічність, адаптивність, паралелізм, динамічність, ритмічність і пропорційність (рис. 1.5).

Дотримання названих принципів дозволяє створити систему, яка базуючись на діючій методології, адаптуючись до існуючих умов та відслідковуючи тенденції їх змін, здатна задовольняти інформаційні потреби користувачів облікової інформації найбільш раціональним шляхом.

Основними передумовами раціональної організації обліку є наступні:

- урахування організаційної структури підприємства, особливостей застосування техніки і технології, організації виробництва (умови роботи, вид діяльності, кількість підрозділів, взаємозв’язок між підрозділами та бухгалтерією, спосіб та технічні засоби одержання облікової інформації;

- визначення характеру і обсягу інформації, необхідної для обґрунтування оперативних, тактичних і стратегічних рішень (формування управлінської інформація про стан ринку, конкурентну здатність, витрати, перспективи);

- урахування законодавчих та нормативних актів щодо здійснення підприємницької діяльності, оподаткування, обліку та звітності;

- встановлення облікових взаємовідносин бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства (взаємозв’язок між бухгалтерією та іншими підрозділами, централізація, децентралізація).

Рис. 1.5. Основні принципи організації обліку на підприємстві

Відповідальність за організацію фінансового обліку на підприємстві повністю покладається на власника або керівника та залежить від багатьох факторів: розмірів підприємства та чисельності працюючих, виду діяльності та структури управління, організаційно-правової форми та форми власності, нормативно-правового регулювання і ін. (рис. 1.6).

Рис. 1.6. Фактори впливу на організацію обліку на підприємстві

Організаційно-правова форма підприємства регулюється законодавством України і може бути унітарноюабо корпоративною у залежності від способу його утворення (організації) та порядку формування статутного капіталу.

Унітарне підприємство створюється одним засновником, який виділяє необхідне для того майно, формує відповідно до закону статутний фонд, не поділений на частки, затверджує статут, розподіляє доходи, безпосередньо або через керівника, який ним призначається, керує підприємством наймає працівників, вирішує питання реорганізації та ліквідації підприємства.

Корпоративне підприємство утворюється, як правило, двома або більше засновниками за їх спільним рішенням, діє на основі об'єднання майна засновників їх спільного управління справами, на основі корпоративних прав, у тому числі через органи, що ними створюються, участі засновників у розподілі доходів та ризиків підприємства. Корпоративними є кооперативні підприємства, господарські товариства, а також інші підприємства, в тому числі засновані на приватній власності двох або більше осіб.

У свою чергу, господарські товариства можуть бути з обмеженою відповідальністю, повною відповідальністю, командитними та акціонерними товариствами.

Щодо форми власності, то підприємства можуть бути приватними (створенні на основі приватної власності), колективними (створені на основі колективної власності), комунальними (створені на основі комунальної власності територіальної громади).

Вид діяльності (промислове виробництво, сільське господарство, торгівлю, надання послуг і ін.) підприємство обирає самостійно. Згідно з Конституцією України громадяни України можуть обирати будь-який вид діяльності, який не направлений проти державного устрою. Обираючи види діяльності, власники та управлінський персонал керуються багатьма факторами: потребами суспільства, ринковим попитом, власними можливостями і ін. При відображенні видів діяльності в статутних документах керуються Державним класифікатором видів економічної діяльності (КВЕД).

Залежно від кількості працюючих та розміру річного доходу від реалізації продукції, робіт, послуг, підприємства поділяються на малі (менше 50 осіб працюючих і дохід до 50 млн. Євро), великі (більше 1000 працюючих і більше 50 млн. Євро дохід) і середні, для яких параметри кількості працюючих і доходу знаходяться в діапазоні між критеріями малих і великих підприємств. Критерії віднесення підприємства до тієї чи іншої категорії регулюється Господарським Кодексом України.

Нормативно-правова база, що включає законодавчі та нормативні акти, являється одним з визначальних факторів організації фінансового обліку на підприємстві. Саме в законодавчих та нормативних актах встановлюються жорсткі регламенти, якими фіксуються незаперечні вимоги до кількісних та якісних показників інформації, що формуються у фінансовому обліку.

Значний вплив на організацію обліку на підприємстві має податкова система, а саме її регулююча функція. За допомогою даної функції держава стимулює одні напрями господарської діяльності і стримує інші, які вважає менш важливими на даному етапі розвитку. Так, на сьогодні в Україні діють дві системи оподаткування господарюючих суб’єктів – загальна і спрощена, яка використовується малими підприємствами.

Для підтримки розвитку малого підприємництва в державі розроблені законодавчі та нормативні акти, які безпосередньо впливають на організацію обліку на підприємствах, що відносяться до цієї категорії. Такий підхід до регулювання процесу економічного розвитку призвів до розробки спрощеної системи оподаткування, обліку та звітності.

Щодо організації фінансового обліку, то підприємство має право самостійно обирати форму організації бухгалтерського обліку, технологію і техніку обробки інформації, правила документообігу, формувати облікову політику, розробляти систему управлінського обліку.

Підприємства, які відносяться до категорії малих, можуть ще обирати і систему оподаткування, обліку та звітності – спрощену, або загальну.

Для забезпечення ведення фінансового обліку підприємство самостійно обирає форму його організації. Законодавчо визначено чотири організаційні форми:

­ введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

­ користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

­ ведення на договірних засадах бухгалтерського бліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;

­ самостійне ведення бухгалтерського бліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися.

До організаційних аспектів форми обліку слід віднести і ступінь централізації облікових підрозділів. Організація фінансового обліку може носити централізований, децентралізований або змішаний характер.

Об’єктами організації фінансового обліку є: обліковий процес, технічне і технологічне забезпечення облікового процесу, його перспективний розвиток.

Обліковий процес за аналогією з виробничим процесом, де з різних вхідних матеріалів отримують готовий продукт, можна розглядати як технологічну сукупність, технологічний процес, де із вхідних даних в результаті переробки цих даних отримують вихідну результативну облікову інформацію на відповідних носіях.

Технічне і технологічне забезпечення облікового процесу полягає у забезпеченні сучасним інструментарієм та технологіями збору, обробки та узагальнення інформації, що генерується фінансовим обліком. До такого забезпечення слід віднести сучасну комп’ютерну техніку, якою обладнуються робочі місця облікового персоналу, технічне і технологічне забезпечення зв’язків між окремими підрозділами бухгалтерії, внутрішні мережі, можливість доступу до законодавчої бази та глобальних інтернет–ресурсів. Технологічне забезпечення облікового процесу здійснюється шляхом використання інформаційних технологій різного ступеню складності з використанням локальних або інтегрованих технологічних систем обліку.

Організаційне забезпечення облікового процесу та праці виконавців потребує чіткого закріплення та регламентації у спеціальних документах завдань, функції та обов’язків кожного учасника облікового процесу. Розробка відповідних положень, інструкцій, графіків дає можливість упорядкувати працю виконавців, а також функціонування самого процесу обліку.

Перспективний розвиток – є невід’ємною умовою функціонування облікової системи, що передбачає динамічне її оновлення. Такі оновлення диктуються вимогами часу та необхідністю постійного удосконалення самої системи обліку. Напрями перспективного розвитку формуються як під впливом ринкових умов, так і під впливом стратегії розвитку підприємства.

Обліковий процес є дуже важливим і складним об’єктом організації фінансового обліку. Він включає в себе організацію формування облікової політики, організацію документування та документообігу, організацію роботи облікового персоналу, організацію управлінського обліку, організацію технічного та технологічного забезпечення обліку та формування звітності і ін.

Основою організації та технології облікового процесу є облікова політика підприємства.

Облікова політика – це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Розробляється облікова політика самостійно підприємством і закріплюється наказом, підписаним керівником підприємства.

Конкретні принципи, методи і процедури, що використовуються для складання відповідної статті чи розділу фінансової звітності утворюють елемент облікової політики. Основою формування елементів облікової політики підприємства є діючі принципи ведення обліку та підготовки фінансової звітності. Так, дія принципу послідовності передбачає дотримання підприємством з року в рік однієї і тієї ж облікової політики.

Зміна облікової політики можлива лише у випадках, передбачених положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та повинна бути обґрунтована та розкрита у фінансовій звітності.

Облікова політика може змінюватися у наступних випадках:

­ змінюються статутні вимоги (наприклад, більше половини акцій купує інвестор, у зв’язку з цим змінюються методи нарахування амортизації та розрахунок резерву сумнівних боргів);

­ змінюються вимоги законодавчих органів, або органів, що розроблюють П(С)БО;

­ зміни забезпечують достовірніше відображення розкриття інформацій у фінансовій звітності підприємства (наприклад, зміна прийнятого прямолінійного методу нарахування амортизації на прискорений для високотехнологічного обладнання).

При внесенні змін в облікову політику необхідно забезпечити зіставність показників фінансової звітності з показниками фінансової звітності за попередні періоди та врахувати зміни, що відбулися в обліковій політиці ретроспективно. Вплив зміни облікової політики на події та операції минулих періодів відображається у звітах шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року.

Основою облікової політики є теоретичні, методологічні, технологічні та організаційні аспекти.

Теоретичні аспекти являються основою методологічного, технологічного та організаційного забезпечення і базуються на розробках вчених-дослідників.

Методологія фінансового обліку базується на національних та міжнародних стандартах бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Технологічні положення облікової політики базуються на правильному застосуванні Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкції щодо його використання.

Організаційні аспекти встановлюються підприємством виключно самостійно і базуються на його фінансових можливостях та стратегічних завданнях.

Складові облікової політики повинні структуруватися у розрізі окремих користувачів звітності (фінансової, податкової, управлінської).

До елементів облікової політики слід віднести такі обов’язкові положення, вибір яких передбачено положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та варіанти яких необхідно відобразити в наказі про облікову політику (поріг суттєвості, тривалість операційного циклу, термін корисного використання, метод нарахування амортизації, метод оцінки запасів, оцінка резерву сумнівних боргів і ін.).

Організація документування та документообігу є фундаментальною складовою організації та технології процесу фінансового обліку. Без правильно оформленого документу неможливо юридично доказати факт здійснення господарської операції та підтвердити правильність інформації, що надається у звітності.

Достовірність інформації, яка генерується у фінансовому обліку та відображається у фінансовій звітності, забезпечується шляхом суцільного документування фактів господарської діяльності підприємства, тобто первинними документами.

Первинний документ – це документ, що містить в собі вихідну інформацію. У вторинних або зведених документах фіксується результат аналітико-синтетичної та іншої переробки даних одного або кількох документів.

Первинні документи повинні складатися під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – одразу після її закінчення.

Документування господарських операцій здійснюється за допомогою використання стандартизованих форм - бланків, та бланків, виготовлених безпосередньо на підприємстві. Документи повинні мати обов’язкові реквізити, встановлені законом України, «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (рис. 1.7).

Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку, зберігання документів встановлюється Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України за № 88 від 24 травня 1995 року.

У випадках встановлених законодавством, деякі бланки можуть відноситися до категорії бланків суворого обліку. Виготовлення таких бланків здійснюється тільки на визначених державних підприємствах під охороною органів внутрішніх справ.

Рис. 1.7. Обов’язкові реквізити документів

Облік наявності та руху бланків суворого обліку на підприємстві здійснюється на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку», а використання таких бланків фіксується у спеціальному реєстрі.

Обробка бухгалтерських документів проходить дві основні стадії:

­ бухгалтерський контроль,

­ бухгалтерську обробку.

Кожна з цих стадій має свої етапи, які здійснюються у певній послідовності. Стадія бухгалтерського контролю включає три етапи:

­ попередній контроль (перегляд та візування договорів, наказів, касових та банківських документів, ін.);

­ поточний контроль (перевірка розрахунків, правильності оформлення, ін.);

­ повторний (наступний) контроль (здійснюється після облікового оформлення).

Стадія бухгалтерської обробки документів теж включає три етапи:

­ групування (об’єднання однорідних за змістом первинних документів у групи і здійснення запису у групувальній відомості);

­ таксування (заповнення певних граф документу показниками ціни та вартості, тобто грошової оцінки зафіксованої у первинному документі господарської операції);

­ контирування (зазначення кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена дана господарська операція).

Для узагальнення інформації про господарську діяльність у звітному періоді використовують регістри бухгалтерського обліку.

Регістри бухгалтерського обліку – це носії певного формату (паперові, магнітні) у вигляді відомостей, книг, журналів, машинограм, тощо, призначені для хронологічного, систематичного, або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Формуються регістри на підставі Наказу Міністерства фінансів України №356 від 29 грудня 2000 року, яким затверджено Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку. Додатком до даних Методичних рекомендацій є 7 журналів, 17 відомостей та Головна книга.

Формування регістрів на підприємствах малого бізнесу, у випадку використання ними спрощеної системи обліку, здійснюється на підставі Методичних рекомендації по застосуванню регістрів малими підприємствами, що затверджені наказом МФУ №422 від 25 червня 2003 року, до яких включено один журнал, п’ять відомостей до журналу та оборотно-сальдову відомість.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, узагальнюючі регістри фінансового обліку та звітність повинні передаватися на збереження в архів під відповідальність конкретної особи. Архіви, залежно від терміну зберігання документів, поділяються на поточні та постійні.

Поточний архів організовується безпосередньо у приміщенні бухгалтерії для зберігання документів звітного року. Це необхідно для того, щоб в поточному році персонал бухгалтерії міг використовувати дані попереднього року з метою порівняння та уточнення інформації.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерської інформації але і справ інших підрозділів підприємства, що підлягають збереженню.

Терміни зберігання бухгалтерських документів визначається відповідно до «Переліку типових документів, які створюються у процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств» затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20 липня 1998 року за №41.

Для більшості документів встановлюється термін зберігання від одного до трьох років, за умови перевірки його діяльності податковою адміністрацією. Однак є такі документи, які необхідно зберігати довічно.

При ліквідації або реорганізації підприємства, документи слід здавати до архівів місцевих органів влади, звідки вони потрапляють до державного архіву.

Організація документообігу полягає у чіткому визначенні порядку проходження документу від моменту його створення до архівування. Даний порядок повинен включати терміни формування документів, перевірки, візування, підпису, переміщення між підрозділами, відповідальних осіб на кожному етапі проходження.

Графік документообігу – це впорядкований процес руху документу (групи документів) від моменту його створення до архівування, в якому зафіксовані терміни переміщення документу між підрозділами підприємства та встановлені відповідальні особи, на яких покладено обов’язки оформлення та просування документу.

Графіки документообігу розробляються у вигляді таблиць або схем, в яких в зручній і зрозумілій формі надається повна інформація про порядок проходження документів (табл. 1.1).

Таблиця 1.1