Способы подготовки и обработки экономической информации в анализе

Необходимость сбора, накопления и хранения экономической информации диктуется многими обстоятельствами. К их числу относятся: многократность и длительность ее применения, разрыв во времени между сбором и использованием информации в анализе и управлении предприятием. Хаотичность потоков информации и несовершенство их каналов, методов и техники сбора, хранения и обработки приводят к запаздыванию информации и потере ее качества.

Экономический анализ начинается с составления плана его проведения, сбора, накопления и систематизации информации. Выбор оптимального количества источников информации, создание рациональных каналов ее поступления в аналитический центр, разработка адекватной учетной политики предприятия позволяют создать базу для проведения аналитических процедур. Основа своевременного получения информации – это интеграция процессов ее сбора и обработки. Автоматизированная система сбора, хранения и преобразования информации сокращает время между ее формированием и использованием в аналитической работе, повышая тем самым ее качество.

Ответственным этапом в экономическом анализе является подготовка исходной информации, которая включает: проверку информации; обеспечение сопоставимости исходных данных; упрощение числовой информации.

Проверка информации производится с целью установления: правильности оформления отчетов; правильности подсчетов и вычислений; полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете и мер, принятых по обнаруженным недостачам;

соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета по данным финансовых органов и т.п.

На первом этапе информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность. Проверка проводится в двух аспектах.

Во-первых, проверяется, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчетность, правильность их оформления. Обязательно проверяется правильность арифметических подсчетов и согласование данных приведенных в разных планах и формах отчетности. Такая проверка носит технический характер.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных посуществу. В процессе её определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей, полученных из разных источников.

На втором этапе анализа, после проверки доброкачественности, информацию приводят в сопоставимый вид. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:

Ø нейтрализация ценностного фактора отражением различных видов физических (натуральных) показателей в единых ценах;

Ø нейтрализация влияния на уровень количественных и качественных показателей методик их расчета. Совокупность однородных плановых, учетных и отчетных показателей должна иметь единую методику определения;

Ø нейтрализация количественного фактора при анализе эффективности использования какого-либо ресурса посредством расчета ряда условных показателей, где постоянным остается объемный показатель и последовательно изменяется величина расходуемого ресурса;

Ø исчисление средних величин при изучении однородных показателей;

Ø замена абсолютных величин относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности и восприимчивости.

На третьем этапе происходит упрощение исходных данных: округление чисел или выражение их в высших разрядах.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому можно отбросить часть десятичных знаков числа, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей. Но к степени упрощения следует подходить осторожно, применять ее творчески в зависимость от содержания показателя. Например, в показателе фондоотдачи при упрощении нужно обязательно сохранять 3-4 десятичных знака, иначе он сильно искажает последующие расчеты.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что облегчает обобщающую оценку деятельности хозяйствующих субъектов.

Рассмотрим более подробно наиболее распространенный в экономическом анализе способ - сравнение.

Сравнение - это, с одной стороны, научный метод познания, а с другой - технический прием (способ) экономического анализа, имеющий своей сутью сопоставление изучаемого показателя с уже известными, изученными ранее показателями, с целью определения общих черт или различий между ними. С помощью сравнения определяется общее и специфическое в экономических явлениях, изучаются изменения исследуемых объектов, тенденции и закономерности их развития. В экономическом анализе сравнение применяется при анализе практически всех объектов. Использование приема сравнения предполагает сопоставимость сравниваемых показателей: единство оценки, сравнимость календарных сроков, устранение влияния различий в объеме и ассортименте, сезонных особенностей и территориальных различий, различий в методике расчета показателей и т.д.

Сравнение может проводиться в следующих случаях:

Ø сопоставление фактических показателей с плановыми для определения степени выполнения плана и для проверки обоснованности плановых показателей;

Ø сопоставление фактических показателей с нормативными в целях осуществления контроля над затратами и обоснования необходимости внедрения ресурсосберегающих технологий;

Ø сравнение фактических показателей с показателями прошлых периодов (исследование динамики показателей) для определения тенденций изучаемых явлений, процессов;

Ø сравнение показателей анализируемого предприятия с достижениями науки и передовых предприятий, средними показателями в отрасли в интересах поиска неиспользованных резервов;

Ø сопоставление показателей анализируемого предприятия с аналогичными показателями предприятий-конкурентов (проведение межхозяйственных сравнений);

Ø сопоставление параллельных и динамических рядов для изучения взаимосвязей исследуемых показателей;

Ø сопоставление различных вариантов управленческих решений с целью выбора наиболее оптимального из них;

Ø сопоставление результатов деятельности до и после изменения какого-либо фактора, применяемое при расчете величин влияния факторов и подсчете резервов.

Как видно из перечисленного, сравнение может быть количественным или качественным.

Процедура сравнения в экономическом анализе включает следующие этапы:

а) выбор сравнимых объектов, явлений, показателей;

б) выбор вида сравнения (динамическое, пространственное, по отношению к плану);

в) выбор шкалы сравнения и определение степени значимости различий;

г) выбор числа признаков, по которым должно проводиться сравнение;

д) выбор вида признаков, определение критериев, их существенности и не существенности;

е) выбор базы сравнения.

В зависимости от масштаба охвата объектов сравнительным анализом различают одномерный и многомерный сравнительный анализы. При одномерном сравнительном анализе сопоставление производят по одному или нескольким показателям одного объекта или нескольких объектов по одному показателю. С помощью многомерного сравнительного анализа проводится сопоставление результатов деятельности нескольких предприятий по широкому спектру показателей. Он обычно практикуется при проведении комплексного экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия. Чтобы сравнение было эффективно необходимо обеспечить сопоставимость показателей по методике их исчисления, единицам измерения, временным периодам, исходным условия производства и т.д.

Важным условием проведения сравнения является обеспечение сопоставимости показателей, так как сравнивать можно только качественно однородные величины. Сопоставимость необходимо обеспечивать, особенно если сравнению подлежат разные анализируемые периоды, разные предприятия. Несопоставимость показателей может быть вызвана: изменением стоимостных, качественных и структурных факторов; разными отрезками времени, за которые были исчислены сравниваемые показатели; неодинаковыми исходными условиями деятельности (техническими, природными, климатическими и т.п.); разной методикой расчета показателей и т.д.