Документ як відображення соціальних процесів

Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об’єктами практичної діяльності створення, добору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографознавство, архівознавтсво, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності – бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

Функції документа

Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції

Інформаційна – документ створюється для передачі або зберігання інформації.

Соціальна – задовольняє певну соціальну потребу.

Культурна – засіб зв’язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції

Управлінська – за допомогою документа виконується управління підприємством.

Правова – за документом закріплена юридична сила.

Історична – надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Документна комунікація – комунікація, опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.

У процесі соціальної документної комунікації беруть участь три основні елементи: комунікант, комунікат і реципієнт.

Комунікант – відправник документного повідомлення, що починає акт комунікації (автор повідомлення).

Реципієнт повідомлення – його одержувач, приймач (читач, слухач, глядач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв’язок не може відбутися.

Комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати такою, що відбулася тільки у тому випадку, коли реципієнт (споживач) одержав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом.

Кодування – це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача комунікант, у кодах або символах, тобто в знаках, зрозумілих реципієнту. Повідомлення – це зафіксована ідея, яку хотів комунікант повідомити реципієнту. Повідомлення складається з двох таких компонентів:

1. зміст повідомлення – думки, аргументи, факти;

2. засоби передачі (каналу) документного повідомлення – книги, журнали, газети, афіші, грамплатівки, диски й т.ін.

Декодування повідомлення – прочитання його одержувачем. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати й інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї.

Документна комунікація є однією з основних підсистем соціальної комунікації, тобто системою обміну інформацією між двома й більше людьми. Вся документна інформація рухається формальними каналами комунікації. До основних офіційних каналів документної комунікації відносимо видавничу, книготорговельну, інформаційну діяльності; бібліотечну, архівну й музейну справи. Названі структури документної комунікації різняться між собою орієнтацією на різні види документів, форми й методи їх обробки та представлення споживачу.

Залежно від кількості тих, що спілкуються, у структурі соціальної комунікації виділяється:

· двостороння комунікація (коли учасники поперемінно виступають у ролі то комуніканта, то реципієнта),

· групова комунікація (об’єднує порівняно невелике число людей так, що комунікант може враховувати особливості й реакцію кожного з реципієнтів) і масова комунікація,

· масові комунікації – офіційні структури поширення інформації (повідомлень) на великі аудиторії; до масових комунікацій відносимо друк, радіо, телебачення, кіно, звуко- і відеозаписи та інші канали передачі інформації, Internet.

За формою представлення інформації соціальні комунікації діляться на документні й недокументні. Документна комунікація існує паралельно з недокументною соціальною комунікацією. У недокументній комунікації інформація (повідомлення) передається в не закріпленій на речовому носії формі – в усній мові, радіо- або телепередачі й т.ін. Документна комунікація є однією з провідних підсистем соціальної.

Документна комунікаційна система – це підсистема соціальної комунікації, що забезпечує створення, обробку, зберігання й поширення документної інформації в суспільстві.

Система документних комунікацій – це сукупність всіх документів, відправників документної інформації (автор, видавництво), її споживачів (читач, слухач, глядач), професійних посередників (бібліотекарів, бібліографії, фахівців в області інформації та документації); виробничих процесів (створення, обробка, зберігання, розповсюдження документів) і стосунків між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем її суспільного функціонування. Відсутність хоч би одного з елементів документної комунікаційної системи призводить до руйнування системи.

Документ – це результат цілеспрямованої практичної документної діяльності, яка включає:

· документування, мета якого – створення якогось змістового повідомлення;

· обробка, мета якої – змістова й формальна оцінка документа;

· поширення, мета якого – доведення документа до споживача;

· зберігання, мета якого – забезпечення тривалого фізичного збереження й захисту документів від передчасного руйнування;

· використання, мета якого – прочитання документа споживачем, пошук необхідної інформації;

· утилізація, мета якої – здача документа в утиль для подальшої переробки.

Створення документа або документування – складний процес, у якому беруть участь автор, видавець, редактор, поліграфіст і т.ін.

До нього звичайно відносять дії, пов’язані з формуванням документа як специфічної системної триєдності: змісту (соціальна інформація), знакової (семіотична інформація) й матеріально-конструктивної (технологічної) форм.

Документування складається з чотирьох етапів:

· підготовчий (авторський) – від складання моделі документа до передачі авторського рукопису на редагування;

· редакційний – від прийому рукопису редактором до здачі рукопису у виробництво;

· виробничий – від технічного редагування (макетування) рукопису до підписання документа на випуск у світ;

· завершальний – від отримання тиражу й до поширення документа.

Документний фонд – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються й використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі й т.ін. Залежно від спеціальної установи, що займається зберіганням документів та організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ та ін.

Бібліотечний фонд –це систематизована сукупність документів, що відповідають завданням, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання й зберігання документів протягом всього часу, поки вони являють собою реальну або потенційну цінність для користувачів. Бібліотечний фонд є головною підсистемою документного фонду

За змістом бібліотечні фонди прийнято поділяти на універсальні й спеціальні.

Універсальним вважається бібліотечний фонд, якщо в ньому представлені документи всіх галузей знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т.ін.) і видів документів (видання, кіно-, фото-фонодокументи, документи на найновіших носіях інформації, неопубліковані документи й т.ін.).

Спеціальним (спеціалізованим) є бібліотечний фонд, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних та ін. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) й вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т.ін.). Універсальними та спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки.

Фонди бібліотек різних типів і видів складають єдиний бібліотечний фонд України.

Інформаційний фонд – це масив документів найбільших галузевих і міжгалузевих центрів і інститутів інформації, відділів НТІ різних підприємств, організацій, фірм, комерційних служб, бірж, агентств за інформацією, обчислювальних центрів і т.ін.

Архівний фонд – сукупність документів, що утворилися в процесі діяльності установи, організації, підприємства, суспільства або особи (сім’ї, роду). Архівний фонд складається в основному з текстових документів, що несуть ретроспективну інформацію, історично та/або логічно зв'язаних між собою.

Музейний фонд – це упорядкований масив документів, що зберігаються в музеях – організаціях, що займаються збором, зберіганням, дослідженням та експозицією документів наукового або культурного характеру.

Документні ресурси книжних магазинів – масиви документів, тимчасово зосереджені в книжних магазинах для поширення серед населення й поповнення фондів бібліотек, інформаційних центрів тощо.